Установяването на ефективна стратегия за управление на вземанията по вземания е изключително важна част от успешния бизнес. Въпреки това, ние рутинно се справят с малките и средни предприятия, които не успяват да използват методологически подход към ситуацията, а те са още по-лоши. Подобряването и оптимизирането на процесите за получаване на сметки носи много предимства в таблицата и те не се прилагат само за самата АР. Ефективният и ефективен AR процес също има положително въздействие върху маркетинга, продажбите, обслужването на клиентите и цялостните операции.
Така че, струва си да отделите време и усилия, за да го подобрите.
Защо оптимизирането на вземанията по сметки
Подобно на много собственици на фирми, може да не забележите веднага ползите от проактивното оптимизиране на процесите Ви за получаване на сметки. Както споменахме по-горе, обаче, това може драстично да подобри много аспекти на вашия бизнес. Той предотвратява загубата на съществуващ капитал, което увеличава ликвидността. От своя страна, бизнесът е по-способен да намали дълга, да намали разходите, да увеличи фондовете и в много случаи да надмине конкуренцията.
Съществена част от оптимизирането на процесите за получаване на сметки е да бъдат постоянни за началото на процеса рано. Твърде често бизнесите са толкова склонни да правят продажби, че третират сметките, които получават, като допълнителна мисъл. Стартирането на процеса рано означава обсъждане на неща като условия за плащане в ранните етапи на взаимоотношенията с клиентите. Получаването на нов клиент на борда с електронни плащания в началото на процеса е друг пример за предприемане на проактивен подход към ситуацията.
Преди да направите каквото и да е друго, обвържете фирмата си с това, че вземането на вземания е приоритет възможно най-рано в процеса.
Типични капани за вземания по сметки
Собствениците на бизнеса често прибягват до сметките, които могат да се получат на гърба на горелката, като предполагат, Въпреки това, лошите практики на АР предизвикват редица проблеми за бизнеса.
От отпускането на кредита до неквалифицираните клиенти, за да не проследят своевременно сметките в миналото, лошите практики на АР изсмукват време, пари и производителност от бизнес. Те често създават пулсиращ ефект, който докосва почти всеки аспект от управлението на компания. Най-лошата част от всичко е, че много от проблемите лесно могат да бъдат избегнати.
Други общи проблеми, свързани с АР, включват неправилно прилагане и разпределяне на плащания в брой, липса на внимание към точността на фактурите и сметките и невъзможност за генериране и правилно използване на отчетите за нула по отношение на потенциалните проблеми. Всяко едно от тези и други грешки може да предизвика сериозни проблеми дори за много успешни и печеливши фирми, така че е повече от това, че си заслужава да предприеме стъпки за коригирането им в най-ранния възможен момент.
Оптимизиране на тези пет дейности за подобряване на обработката на вземания
Оптимизирането на процесите за получаване на сметки изглежда доста обезсърчително от самото начало. Въпреки това, като прилагате методичен подход към ситуацията, можете да приложите промени, които ще доведат до доста бързи и драматични подобрения. За ваше удобство ние определихме пет дейности, които, когато бъдат правилно оптимизирани, ще подобрят драстично цялостното функциониране на процеса на получаване на вашите сметки и от своя страна ще доведат до много вълнуващи ползи за вашия бизнес като цяло:
- Поддържане на точни данни за клиентите - Централизиране на процеса на основните данни, за да се гарантира точността на клиентските сметки, а информацията е важна част от създаването и поддържането на ефективен процес на получаване на сметки. Например, неточни адреси могат да накарат фактурите да бъдат изпратени на погрешно място, което води до забавени плащания. Клиентските профили трябва да бъдат одитирани последователно, за да се проверят аномалии като необичайни или неподходящи условия за плащане, кредитни лимити, отстъпки и други подобни. Промените в данните за клиентите трябва да бъдат правилно документирани и трябва да бъдат въведени мерки за контрол, за да се предотврати достъпът или редактирането на данни на неупълномощени лица.
- Създаване на ясен, кратък процес на одобрение на кредит - твърде често фирмите се поддават на вредни кредитни навици, за да увеличат продажбите. Разбира се, това води до порочен кръг, който в крайна сметка може да бъде катастрофален за една компания. Разширяването на кредита може да бъде много добро нещо, но трябва да се установи ясен процес за това. То трябва да включва ясни указания относно това кога и как да се оценяват и заличават кредитните ограничения, кога да се задържат сметките и как работи процесът на кандидатстване. Трябва да се извършват редовни прегледи на процеса на одобряване на кредитите, тъй като обстоятелствата се променят.
- Създаване на ефективен процес на фактуриране - Таксуването и фактурирането на клиентите трябва да бъдат точни и рационализирани, за да бъдат ефективни. Грешките в ценообразуването, мерните единици и други подобни могат да причинят сериозни поражения. Освен това фактурите трябва да се създават и изпращат своевременно и начинът, по който те се изготвят, да бъде последователен и дефиниран. Един от начините за подобряване на фактурирането и фактурирането е чрез автоматизиране на възможно най-голяма част от него, така че не се страхувайте да разчитате на технологията тук. Използвайте отчети за изключения, за да откроите проблемни профили. Ако е възможно, създайте потребителски портал, за да пренасочите част от работата към клиентите, като им дадете чувство за автономия.
- Уточнете процеса на подаване на пари в брой - При пристигането си, плащанията трябва да се прилагат правилно. Те трябва да се прилагат към правилния клиент и към съответните фактури. В противен случай, ако по-късно възникнат спорове или проблеми, опитването за нулиране на първоначалния проблем ще бъде много трудно. Плащанията трябва да се прилагат бързо, за да се гарантира, че във всеки един момент знаете кои сметки са актуални и кои са изтекли. Един потенциален начин за оптимизиране на процеса е чрез предлагането на ограничен брой възможности за плащане за простота. Публикувайте записи в дневника своевременно и дълго преди датите за изключване. Винаги, когато е възможно, избягвайте дъмпинговите пари в авансови сметки, докато не разполагате с време, за да разберете къде всъщност трябва да отидете.
- Оптимизиране на процеса на събиране - правилното оптимизиране на приходите от сметки прави много по-лесно събирането на плащания своевременно и ефективно. Когато плащанията се прилагат правилно, например, лесно е да се определи кои профили са изложени на риск от влизане в неизпълнение. Усилията за събиране трябва да бъдат последователни и методични. Следва да бъде създаден ясно определен процес за договаряне на платежни планове, за да се гарантира, че той съответства на общите цели на дружеството. Процесите трябва да бъдат автоматизирани възможно най-много, за да се намали рискът от грешки при ръчно въвеждане.
Осем добри практики за приемане с цел подобряване на процесите по вземане на профили
Американският център за производителност и качество, или APQC, създаде набор от стандарти, наречени "Отворени стандарти". Те очертават най-добрите практики за обработка на вземания и те трябва да се окажат безценни, докато работите за оздравяване на вашите AR процеси. Ние сме обобщили осемте най-важни точки от APQC Open Standards за ваше удобство:
- Премахване на пречките за получаване на плащания - Например проверете клиентите си, за да разберете кои начини на плащане работят най-добре за тях. Оттам, помислете за предлагането на различен избор от опции за плащане, за да улесните клиентите да плащат фактурите си навреме.
- Приоритизиране на кредитния мениджмънт - Не улеснявайте кредита, за да поддържате продажбите заедно. Тази стратегия се проваля в дългия период и е само един пример за многото потенциални проблеми, които могат да възникнат поради лошите процеси на управление на кредитите.
- Оценка на вземанията редовно - Определете конкретен график за мониторинг и оценка на състоянието на вашите вземания. В идеалния случай трябва да се прави поне веднъж седмично. Колкото по-скоро откриете грешки, толкова по-рано можете да ги коригирате - и толкова по-малко вероятно са те да причинят големи проблеми за вашия бизнес.
- Обмислете съкращаване на условията за плащане - няма закон, който да гласи, че всички клиенти трябва да имат условия за плащане на нето-30. Често, използването на по-кратки срокове за плащане принуждава клиентите с бавни плащания да плащат поне малко по-бързо, затова е полезно да се помисли.
- Създаване на процес за уреждане на спорове по фактуриране - Създаване на конкретен процес за разглеждане на спорове за таксуване. Това не само ще опрости процеса, но ще подобри цялостното удовлетворение на клиентите, защото вашият екип ще знае точно какво да прави, когато възникне спор.
- Автоматизира - Разследва различни видове софтуер и други форми на технология за автоматизиране на възможно най-много обработки на вземания. Колкото повече можете да премахнете човешкия елемент, толкова по-точен и надежден ще бъде цялостният процес. Много програми са скъпи, но ROI е значителен, тъй като има по-малко грешки и в много случаи производителността на служителите получава тласък.
- Създаване на процес на проактивни събирания - Направете колекциите като основен приоритет и ги налагайте, като установите ясна, кратка стратегия за събиране. В идеалния случай се стреми да се намеси по-рано. Когато даден акаунт се вмъкне в колоната от миналото, екипът ви трябва да е навсякъде и да знае точно какво да прави.
- Бил Електронно - Ако имате средства да направите това, започнете да таксувате клиентите по електронен път. Докато има хора, които не могат да поддържат електронни фактури и плащания, повечето компании са на борда с това в наши дни. Колкото по-малко са хартиените проверки, които трябва да обработвате и изпращате по пощата, толкова по-лесно и по-точно ще бъде целия процес.
Както можете да видите, не е нужно да започнете отначало, за да подобрите и оптимизирате вземанията си. Можете да изберете да вземете една област в даден момент, или можете да се потопите пълна пара напред и преработка всичко наведнъж. Така или иначе, всички стъпки, които предприемате, за да оптимизирате вземанията си, ще се изплатят в дългосрочен план.