Съвети за избор на малък бизнес счетоводен софтуер

by Шели Елмблад

Използването на счетоводен софтуер спестява часове от времето в сравнение с ръчното обработване на книгите и обикновено е по-ефективно от използването на електронна таблица. Това е така, защото счетоводният софтуер намалява или елиминира излишното въвеждане на данни, например влизането на адреса на клиента върху офертата, след това работната поръчка и след това фактурата.

Ако сте едноличен търговец без служители, ниски или никакви рекламни места и няколко клиенти, може да не се нуждаете дори от счетоводен софтуер или да имате налични безплатни или с ниски цени опции за счетоводни софтуерни продукти. Собствениците на малки фирми, които извършват инвентар, имат повече клиенти или служители, ще спестят време и ще имат по-точни записи, ако се използва счетоводен софтуер.

Повечето счетоводни софтуерни продукти са много по-лесни за използване от преди, а някои софтуерни програми за малък бизнес са предназначени за по-лесна употреба от лице без счетоводен фон.

01 - Кои софтуерни счетоводни характеристики ви харесват?

Намалете избора на счетоводен софтуер, като направите списък с функциите за счетоводство на малкия бизнес, които трябва да управлявате. Повечето от малките бизнес счетоводни функции включват:

Управление на инвентара
Проследяване на продажбите
Управлявайте контакти с клиенти или работете с текущия си софтуер за управление на контакти
Поддръжка на търговец за приемане на плащания с кредитна карта
бюджетиране
оценка
ведомост
Отчитане на бизнес данъка

Специфичен за индустрията счетоводен софтуер

Някои счетоводни програми са предназначени специално за индустрии като строителни, производствени и дистрибутори на едро. Ако вашият малък бизнес е в индустрия със специфични счетоводни изисквания, може да има счетоводен софтуер с функции, които да отговарят на тези изисквания.

Говорете с другите за счетоводния софтуер

Преди да купите счетоводен софтуер, говорете с най-малко трима други, които използват счетоводен софтуер в бизнеси, които са подобни на вашите. Обсъдете какво харесват за счетоводния софтуер и какво се нуждае от подобрение. Може да откриете, че там няма перфектен счетоводен софтуер, но не се обезсърчавайте. Целта е да намерите счетоводен софтуер, който най-добре отговаря на вашите малки бизнес нужди.

02 - Повече счетоводни софтуерни съображения

Сега, когато сте стеснявали счетоводния си избор на софтуер, носете този списък с въпроси, докато пазарувате за малък бизнес счетоводен софтуер.

Ще счетоводен софтуер расте с вашия бизнес?

Разберете дали софтуерът има модули, които можете да добавите по-късно, ако е необходимо. Модул, който обикновено се добавя, след като бизнесът расте, е за отчитане на заплатите.

Ако модулите не могат да бъдат добавени, може ли софтуерният ъпгрейд да се осъществи лесно в по-добра версия на същия счетоводен софтуер? Или, изнасяте софтуера във формат на данни като CSV, така че да може да се чете, ако трябва да преминете към друго заглавие на счетоводния софтуер по-късно?

Какъв счетоводен софтуер поддържа вашата банкова поддръжка?

Намирането на възможност за изтегляне на транзакции от банката Ви спестява много време, затова разберете какъв счетоводен софтуер работи вашата банка.

Софтуер за онлайн или настолен счетоводен софтуер?

Онлайн счетоводният софтуер е уеб-базиран софтуер, който работи сигурно чрез интернет браузър. Онлайн счетоводният софтуер е особено удобен за достъп до счетоводни данни и записи от множество компютри.

Възможно ли е достъпът да бъде ограничен за някои потребители?

Ако повече от един човек използва счетоводния софтуер, едно лице може да се нуждае от пълен достъп до всички функции, но други могат да имат нужда само от достъп до зони за въвеждане на данни, а не от отчети.

Счетоводният софтуер има ли безплатен пробен период?

Винаги е добре да можете да опитате софтуера, преди да го купите. За да видите колко полезна е документацията за софтуера, кликнете върху Помощ в безплатния пробен период, след което потърсете ръководство за потребителя или уроци.

03 - Опции за поддръжка на счетоводен софтуер

Не забравяйте да изчислите разходите за поддръжка в бюджета на счетоводния си софтуер. Някои счетоводни програми предлагат поддръжка на такси по имейл или телефон от момента, в който започнете да използвате софтуера. Все пак е обичайно цената на счетоводния софтуер за малки фирми да осигурява поддръжка без разходи за определен период от време, така че да можете да задавате въпроси, когато за пръв път започнете да използвате софтуера, без да плащате допълнителни разходи. След този период плащате за поддръжка ежегодно, тримесечно или на база употреба.

Счетоводният софтуер може да има безплатен онлайн потребителски форум, където можете да зададете и въпроси. Често е добра опция за поддръжка на базата на такси, когато вашият въпрос е за това как да използвате дадена функция.

04 - Не плащайте за функциите, които няма да използвате

По-малък, по-малко сложен бизнес се нуждае от по-малко функции, отколкото по-голям бизнес. Запомнете ли въпроса в стъпка 3 по-късно за актуализиране или добавяне на модули към счетоводния софтуер? Независимо от това, как изглеждат неустоимите допълнителни "свирки и камбани", съпротивете се на изкушението да купите повече счетоводен софтуер, отколкото ви е необходим.

Като цяло плащате повече за повече функции в счетоводния софтуер и ако, ако вашият бизнес расте достатъчно, за да се нуждаят от по-стабилни финансови характеристики, цената е оправдана. За по-малките предприятия вече има достатъчно налични счетоводни софтуерни възможности, които не са необходими за надкупуване.

05 - Използвайте счетоводител или счетоводен софтуер?

Софтуерът за счетоводство не заменя счетоводителя, за да гарантира, че фирмата Ви спазва законовите и приети счетоводни и данъчни практики. Но когато използвате счетоводен софтуер, Вие всеки ден вземате счетоводни задачи от ръцете на счетоводител, което спестява пари за малък бизнес.

Добър всеки счетоводен софтуер ще има отчетите, които трябва да дадете на счетоводителя си на месечна, тримесечна и годишна база. И двете доклади могат да бъдат отпечатани или те могат да бъдат доставени сигурно на счетоводителя по електронен път.

Попитайте счетоводителя си какви отчети са необходими и се уверете, че можете да ги генерирате със счетоводния софтуер, който обмисляте.