Намерете, запишете и защитавайте цифровото съдържание на бизнеса си
Това е 21-ви век и всичко е цифрово, т.е. онлайн. В бизнеса си имате дигитални активи, за които може би не сте мислили. Тези активи, като всички ваши бизнес активи , са ценни и трябва да бъдат защитени.
Какво представляват цифровите активи?
Вашият бизнес има активи - неща, които са ценни. Тези активи включват всичко от парични средства и вземания , чрез бизнес оборудване и превозни средства, до земя и сгради.
Счетоводителят вероятно е включил в баланса си цената и текущата стойност на вашите активи, но може би са забравили цифрови активи.
Цифровите активи са активи, които съществуват онлайн. Някои от вашите цифрови активи могат да съществуват на вашите собствени сървъри или те могат да бъдат "в облака". Цифровите активи включват:
- Бизнес снимки , които сте създали. Те могат да бъдат снимки на вашия бизнес или бизнес процеси. Това са активи, защото могат да бъдат продадени.
- Бизнес уебсайтове или блогове . Съдържанието е ценно и "изглежда" на сайта може да бъде ценно, ако е запазена марка.
- Бизнес процеси (например в електронни таблици), които вашите служители са разработили и които могат да бъдат дублирани и продадени.
- Приложения , създадени от Вашия бизнес, за продажба или за ваша собствена употреба.
- Електронните списъци за контакти и списъците на клиенти или клиенти , включително пощенските списъци с бюлетини, имат стойност, защото могат да бъдат продадени.
- Абонаментите за онлайн списания имат стойност за срока на абонамента.
- Интелектуална собственост - авторски права, търговски марки или марки за услуги (например фирменото ви лого), патенти. Тези активи могат да съществуват на хартиен носител, но най-често те са само цифрови.
- Продукти в онлайн магазин , които са част от вашия бизнес инвентар. Те трябва да бъдат под ваше управление, дори ако те се съхраняват онлайн. Ако сте продавач на " Амазонка" , например, продуктите може да са в склада си, но вие получавате продажбата.
Защо цифровите активи са важни?
Както всички ценни неща, притежавани от вашия бизнес, цифровите активи са от голяма полза за вашия бизнес.
- Можете да поискате разходи, свързани с покупката и използването на активи, върху данъчната декларация за вашия бизнес. Цената на краткосрочните активи (например доставки) може да бъде взета незабавно като разход, а разходите за дългосрочни активи (тези с продължителност най-малко една година) могат да бъдат изразходвани с течение на времето (чрез амортизация или амортизация).
- Можете да продавате много от тези активи или да ги лицензирате, докато все още ги притежавате.
- Активите са ценни за инвеститорите или за някой, който купува вашия бизнес . Количеството, което някой може да плати, за да купи бизнеса ви зависи в голяма степен от стойността на бизнес активите.
- Някои дигитални активи, като списъци с клиенти или списъци с абонати на бюлетини, са особено полезни при установяването на добра воля. Стойността на репутацията от счетоводна и оценъчна гледна точка се основава на тези списъци.
- Защитата на онлайн счетоводството и записите на служителите означава, че те са достъпни за одити . Ако нямате счетоводни записи, това означава, че може да не сте в състояние да докажете отчисления за разходи. Без да имате записи на служители може да означава, че сте изложени на риск от глоби и санкции.
Къде да започна да защитавам цифровите си активи?
Намерете и списъка. Започнете, като направите изчерпателен списък на всички тези активи.
Използвайте списъка по-горе като отправна точка, но бъдете креативни. Помислете за всичко, което имате онлайн или на вашия бизнес сървър, което би било ценно. Търсите неща, които са собственост (собственост на вашия бизнес), неща, които никой друг не може и би искал да купи - или да вземе. Помислете за тези цифрови активи като възможни продукти за продажба. Кои бихте искали или смятали за ценни, ако купувате тази компания?
Установяване на собственост и стойност. Погледнете изброените цифрови активи. Кой ги притежава? Преди да можете да защитите тези активи, трябва да създадете конкретна собственост. Например, можете ли да докажете, че фирмата ви притежава имейли или имейл списъци на служители? Проверете при адвокат да напишете политики, установяващи собствеността.
Макар че може да е трудно да зададете конкретна стойност на някои от цифровите си активи на фирмата, добре е да имате някакво усещане за тази стойност по-скоро, отколкото по-късно.
Да, стойността на тези цифрови активи може да продължи да се променя, когато добавяте клиенти към вашия списък или страници към вашия уеб сайт или правите актуализации на процесите, но базовата стойност може да бъде определена чрез оценка . Намерете бизнес оценител, който може да ви даде оценка сега. Много по-лесно е да оценим нещо, което съществува, отколкото нещо, което е било откраднато или унищожено от бедствие като наводнение или пожар.
Ако имате продукти, които продавате чрез онлайн продавач като Amazon или eBay, прочетете споразумението, за да сте сигурни, че запазвате собствеността.
Създайте защитни споразумения. Защитете цифровите си активи чрез споразумения с онези, които могат да ги откраднат. Обмислете възможността служителите, клиентите и консултантите да подпишат споразумения за неоповестяване. Тези споразумения дават на други хора информация, че кражбата на цифрови активи може да доведе до съдебни действия.
Регистрирайте собствеността си. Много цифрови активи могат да бъдат регистрирани, за да разкажат на света собствеността ви. Бизнес снимки, процеси и съдържание на уеб сайтове и блогове могат да бъдат защитени с авторски права . Цифрови активи като лога и дизайн могат да бъдат търговски марки. И не забравяйте патентите за процеси.
План за бъдещето. Какво ще се случи с цифровите Ви активи на компанията Ви, ако ви се случи нещо? Включете цифровите си активи в споразуменията на фирмата си. Например цифровите активи, притежавани от партньорство, трябва да се отчитат в споразумението за партньорство заедно с други активи. Ако имате малък самостоятелен или семеен бизнес, включете тези активи в плановете за наследяване.
Backup! Важно е да намерите резервна система, която да защитава всичките ви цифрови активи. Наличието на резервно копие на резервно копие не е лудост; Lifewire предлага двойна резервна система, използваща множество външни твърди дискове. Може да искате и резервно копие на твърдия диск и онлайн резервно копие, за да сте сигурни в двойна връзка.
И накрая, да установите протоколи за защита на цифровите активи
Сега, когато сте настроили вашата цифрова система за управление на активи , го документирайте. Настройте конкретни текущи задачи за архиви и срокове за прегледи и актуализации.
Голяма част от вашия бизнес е онлайн; пазете го хубаво заедно добре чрез защита на тези онлайн цифрови активи