Какво означава присвояване?
Присвояване е кражба или злоупотреба (лоши действия) от служители или доверени на други хора в дадена фирма.
Повечето присвоявания включват кражбата или отклоняването на фирмените средства на служителя.
Служителите измами значителни пари за изтичане на пари
Според доклад на Асоциацията на сертифицираните изпити за измами (ACFE) за 2012 г. "типичният бизнес в САЩ губи 7% от годишните си приходи за измама на служителите", а малките предприятия имат най-много случаи и най-големи загуби.
Откриване на измамите на служителите и злоупотребите
ACFE казва, че повечето служители, които извършват измама или злоупотреби, проявяват следи от признаци, като излизат извън своите средства, имат финансови затруднения, имат необичайно близки взаимоотношения с продавачите и имат проблеми с прекомерния контрол. Ако сте бдителни и бдителни, може да сте в състояние да откриете и предотвратите тези бизнес загуби. Това е решение от две части:
Бъдете бдителни: Потърсете тези предупредителни знаци
Дръжте очите си отворени за тези предупредителни признаци за измама на служители или злоупотреби:
- Служител, който отказва да вземе почивка (страхува се, че кражбата ще бъде открита чрез замяна)
- Служител, който непрекъснато работи извънредно
- Служител, който иска да работи вкъщи
- Прекалено лични разходи (нови автомобили, пътувания) от служител, чийто доход не може да поддържа тези екстравагантности. Служителят може да продава повторно предмети или просто да се наслаждава на "добрия живот" за ваша сметка
- Бързо изчерпване на пари
- Екстравагантни разходи за пътувания на служители
- Служители, които имат близки взаимоотношения с продавачите. Обърнете внимание на служители, които често се хранят с продавачи или са свързани с независими изпълнители, които работят за вашия бизнес.
- Бързо изчезване на офис консумативи. Ако изглежда, че харчите все повече и повече на офисни артикули, може да се приберат вкъщи със служители.
Осъзнаването на знаците може да ви помогне да знаете къде да фокусирате разследванията си.
Предотвратяване на кражба на служители и злоупотреби
Знаенето на признаците за загуба на служители не е достатъчно. Трябва да сте в състояние да разберете конкретно дали служителите правят. Ето някои вътрешни контроли (техники за управление на счетоводството), които можете да установите, за да разберете какво се случва:
- Депозирайте ежедневно и съгласувайте месечно . Оставянето на пари в брой е твърде примамливо за някои служители и примиряването на банковото извлечение всеки месец ви помага да хванете нередности по-рано, отколкото по-късно.
- Отделни финансови задължения на служителите. Например, служителят, който пише чековете, не трябва да бъде служител, който съгласува банковото извлечение.
- Проследявайте дребните пари . Парите в чекмеджето могат да се окажат прекалено съблазнителни за някои служители. Изисквайте всички дребни парични транзакции да имат малка касова бележка или регистрационен файл, за да ги подкрепят, и да изискват два подписа за дребни чекове за повторно попълване.
- MBWA (Управление чрез ходене наоколо). Нека служителите да знаят, че държите под око нещата около компанията. Не влизайте в шкафове за служители или бюра или лични вещи, просто внимавайте за промени или необичайни дейности. Изненадващо е как хората ще стигнат до линията, когато знаят, че някой се грижи достатъчно, за да гледа.
- Проверете, за да сте сигурни, че пътните разходи са подкрепени от подходяща документация и че те са в съответствие. Например, проверете сметките на хотела, за да сте сигурни, че не плащате за филми или масажи.
Комуникирайте вашето съобщение относно честността на служителите
От първия ден на работа служителите трябва да знаят, че ги изискват, за да бъда честен. Нов служител удобно ще забрави какво им казвате, но ако трябва да прочетат и подпишат наръчник за служителите или политиката и наръчника за процедурите, те нямат извинение да не знаят какво се изисква.
Поддържайте наръчника на служителите си актуализиран и включете информация за вашите очаквания и какво ще се случи, ако те не са честни.
Прокурор бързо
Типовете на правоохранителните органи ще ви кажат, че най-големият възпиращ фактор за престъпността е вероятността да бъдат уловени и преследвани. Хващане на служители, които крадат или злоупотребяват, не е достатъчно; трябва да сте подготвени да преследвате. Да бъдете снизходителни, защото служител "е направил само това, защото се нуждае от парите", няма да й попречи да се отърве от бизнеса ви.
Консултирайте се с адвокат по заетостта
Преди да се случи нещо, отделете известно време за разговор с адвокат по трудово правоотношение, с някой, който е запознат с трудовите закони и как да се справи със служебните въпроси. Разберете вашите права като работодател, как да се справите със съмнение за кражба или злоупотреба, как да общувате по този въпрос с пресата и другите служители и как да преследвате служител.
Ако подозирате, че някой служител краде от вас или злоупотребява, първият ви разговор трябва да бъде за адвокат, но е много по-добре да имате връзка с някого и да знаете общите насоки за справяне с кражбата на служители и злоупотребите.
Отказ от отговорност Информацията в тази статия и в този наръчник е за обща информация и не е предназначена за правен или данъчен съвет. Всяка ситуация е различна; преди да предприемете каквото и да било действие срещу служител, консултирайте се с адвокат.