В допълнение към данъчното планиране, декември е и времето за приключване на задачите за заплати в края на годината и подготовката за новата година на заплащане. Ето няколко напомняния, които да ви помогнат да затворите своята работна заплата за тази година и да се подготвите за следващата година за заплати
Формуляр W-4 на служителя - Сертификат за надбавки за задържане на служителя
Служителите могат да попълнят формуляри W-4 по всяко време и края на календарната година е подходящо време, за да им напомнят да прегледат W-4, за да се уверят, че информацията е точна, а размерът, който искат да се задържи от федералните данъци върху доходите, е точен ,
Ако държавата ви изисква данък върху дохода, служителите трябва също да проверят формуляра за удържане на данък върху доходите на държавата, в който се намират промените и сумите при източника. Само напомняне, че служителите могат да променят формулярите си W-4 толкова често, колкото искат през цялата година, само за не повече от веднъж за една заплата, разбира се.
Формуляр W-9, който не е служител - Искане за идентификационен номер и удостоверяване на данъкоплатеца
Формуляр W-9 е подобен на формуляра W-2, но е за не-служители. Формулярът W-9 се използва за проверка на адреса на лицето и данъчния идентификационен номер. Данъчният идентификационен номер е по-важната информация, защото IRS използва това, за да съответства на 1099s, подадени от данъкоплатците с 1099s, подадени от работодателите.
Поръчайте W-2 формуляри и 1099-MISC формуляри
Ако изпратите свои собствени формуляри W-2 (обобщение на данъка за служителите в края на годината) и 1099-MISC формуляри (обобщено данъчно обобщение за независими изпълнители), сега е моментът да поръчате формуляри за тази данъчна година.
Ако имате услуга за заплати, проверете дали те разполагат с необходимото, за да подготвят тези формуляри през януари. Не забравяйте, че формулярите W-2 и формулярите от 1099-MISC трябва да бъдат изпратени на физически лица преди края на януари.
Можете да получите формуляри W-2 от магазини за офис доставки или от IRS. Не можете да използвате формуляра W-2, който изтегляте от интернет, защото червеното мастило на копие А е специално и не може да бъде копирано.
Трябва да използвате официалния формуляр.
Прочетете повече за W-2s и 1099s
Потвърдете имената на служителите и номерата за социално осигуряване (SSN)
Преди да подготвите формуляри W-2, проверете в администрацията за социална сигурност, за да сте сигурни, че имената на служителите и номерата на социалните осигуровки съвпадат и са точни. За повече информация вижте секцията SSA за бизнес услуги онлайн.
Проверете информацията, която не е служител, преди да изпратите формуляри от 1099-MISC.
Преди да изпратите не-служител, като изпълнител или фирма, който сте платили, трябва да проверите данъчния идентификационен номер за това лице. Както е посочено по-горе, ще трябва да изпратите формуляр W-9, за да получите адреса и данъчния идентификационен номер.
Други данъчни задължения за края на годината
- Уверете се, че заплатите на служителите са записани в правилната година. Използването на счетоводната концепция за конструктивно получаване като дата, когато лицето има неограничен достъп до средствата, е това, което се брои. Така че, поставете заплатите в правилната година, като използвате датата на заплащане. Ако плащате заплатите на служителите за последната седмица през декември, но заплатата е датирана през януари, този доход се брои към януари. Изключението е, ако по някаква причина плащате предварително заплати през декември, за заплати, за заплати се дължат за януари. Прочетете повече за таксите за заплати на служителите в края на годината, както и за останалите проблеми, свързани с приходите и разходите във връзка с края на годината.
- Определете как ще се справите със заплатите на служителите, които не са били задържани дълго време. Трябва да положите искрени усилия, за да намерите служителя (използвайте сертифицирани писма, за да покажете, че писмото не е било доставено). Ако не можете да намерите служителя, вие сте задължени от държавния закон да прехвърлите неплатените възнаграждения към вашия държавен приход отдел. Те ще продължат да работят, за да намерят личността. Също така ще трябва да отчетете задължението за заплати за неплатената заплата във вашата счетоводна система. Начинът, по който се обработва, зависи от вероятността служителят да осребри чека.
- Определете облагаеми суми за W-2 на служител за определени обезщетения, включително проценти за лично ползване на фирмени превозни средства и мобилни телефони от собствениците и служителите, както и за образователни разходи, заплатени от работодател, които могат да бъдат облагаеми. Обърнете се към вашия данъчен консултант относно изискванията за отчитане на тези обезщетения.