Не позволявайте достатъчно време за настройка
Винаги има надпревара с времето при организиране на събитие , но трябва да имате оценка колко време ще ви е необходимо, за да получите всичко на място. Нищо не изглежда по-лошо от това, че има стая, пълна с работници, които тичат, когато пристигне първият гост. Целта трябва да е всичко да е настроено най-малко 15 минути преди вратите да се отворят.
Не планиране на Walkthrough с клиенти
Електронните таблици, имейлите и поръчките за банкетни събития са отлични инструменти за комуникация на подробностите за събитието. Обаче, разчитането единствено на документи за боядисване на картина на случая може да доведе до пропуски. По-добрата стратегия е да преминете през маршрута с клиента си на място, когато е възможно. Обсъдете всеки момент и подробности, сякаш събитието се случваше пред вас.
Забравяйки да потвърдите вашите доставчици
Средният ви доставчик на събития обслужва няколко клиента в няколко различни категории.
Накратко, това означава, че има много неща, които да запомнят. Винаги искате да получите устно или имейл потвърждение от всички доставчици 48 часа преди времето за настройка. Имейлът обикновено е по-добър, защото можете да посочите вашите очаквания и да ги помолите да отговорят писмено.
Преглед на конкурентните събития
Ако някога сте имали "шумен съсед", тогава вече знаете колко разсейващи могат да бъдат тези ситуации.
Ако се изправите срещу други събития в мястото си, може да бъде голямо предизвикателство, поради което трябва предварително да обсъдите този сценарий с мениджмънта на мероприятията и клиентите си. Разберете кой ще споделя едни и същи общи области и обществени ресурси с вашата партия и ще определи кой има правомощията да разрешава проблемите със шума, ако те станат проблем.
Не разполагате с план за непредвидени ситуации
Какво ще се случи с вашето събитие в случай на лошо време или дори закриване на мястото ви? Това не са лесни неща за планиране, но те стават невъзможни за управление в деня на шоуто. Разгънете стратегията си за непредвидени обстоятелства най-малко 2 седмици предварително за добра мярка. Дори ако възнамерявате да анулирате събитието, ще ви е необходим организиран метод за връзка с всички ваши гости.
Няма достатъчно помощ за деня на събитието
Разходите за труд винаги са проблем, когато се опитваме да балансираме бюджетите на събитията . Това, което се казва, не може да помогне на ръцете, може да доведе до по-големи проблеми, отколкото да премине бюджета. Не можете да очаквате да направите всичко сами, ако сте плановикът на събитията. Координиращите служители, търговци и детайли са достатъчни, за да ви задържат сами. Не се страхувайте да прекарате няколко стотин долара, за да наемете допълнителни работници, защото няма да можете веднъж да се движите.
Не използвате списък за опаковане
Управлението на събития извън сайта обикновено изисква обширен списък с консумативи. Разбира се, обикновено имате няколко седмици, за да получите всички тези доставки в ред, но те няма да направят нищо добро, ако никога не стигат до мястото. Списъкът за опаковки осигурява незабавно опресняване на нещата, които трябва да заредите в колата. Разбира се, най-вероятно ще намерите писалки и лента, за да се заемате на мястото, но какво ще стане, ако забравите имената си или вашия лаптоп? Направете опаковъчен списък и го проверете два пъти, преди да тръгнете.
Добрата новина е, че тези грешки при планирането на събитията са лесно предотвратими. Всъщност можете да отпечатате тази статия и да я публикувате, за да ви напомня какво да не правите. Не забравяйте, че превенцията винаги е по-лесна от възстановяването!