Какво трябва да спасите и организирате
До известна степен елементите, от които ще трябва да разработите система за подаване, ще зависят много от вашия бизнес.
Ако например продавате материален продукт, ще ви трябва нещо, което проследява инвентара ви. Тук обаче има общ списък с елементи, които ще трябва да проследявате в домашния си бизнес:
- Бизнес и маркетингови планове.
- Правни документи (т.е. документация на LLC, бизнес лиценз и регистрация на интелектуална собственост, договори)
- Контакти (професионалисти, клиенти, доставчици, доставчици на услуги и т.н.)
- Финансова информация (отчети за приходи и разходи, баланси, задължения / вземания)
- Данъци
- Бизнес разходи (постъпления)
- Проекти
Заедно с този списък, ще искате да добавите елементи, които са специфични за бизнеса Ви.
Системи за организиране на домашния ви бизнес
Коефициентите ще използвате различни методи за съхраняване и обработка на документите и друга важна информация. Ключовият фактор е да изберете метод, който да работи най-добре за вас. Всеки има различен начин на мислене и организиране. Например, за някои хора е по-смислено да организирате файловете по азбучен ред, но за други, те са по-лесни за организиране по дата.
Ако не сте сигурни какво ще работи най-добре за вас, опитайте една, а ако се борите да я поддържате, приемете друга система. Ето три начина за организиране на файловете и информацията ви:
Обикновена система за внасяне на хартия
За малките предприятия, които не генерират прекалено много документи, системата за подвързване е добър избор.
Той е идеален и за хора, които обичат да имат всичко на едно място или имат нужда от информация, за да бъдат мобилни. Системата за свързване използва голямо трислойно свързващо вещество, защитни листове и разделители на секции.
Използвайте разделителите на разделите, за да организирате категориите си на бизнеса, като например предстоящи поръчки, изпълнени поръчки, главни копия от различни форми ... и т.н. Оттам ще започнете да събирате файловете в защитните листове. След като свързващото вещество се напълни - в края на седмицата, месец или три месеца - ще е време да се изчисти. Вие просто прехвърляте файлове за поръчки на клиенти и други исторически записи в традиционна система за подаване, която отразява тясно организацията на вашия обединител.
Традиционна система за подаване на документи
Традиционните системи за подаване използват шкаф за документи, висящи файлове и манила папки. Почти всеки бизнес в крайна сметка ще се нуждае от този вид подаване, когато техният бизнес расте. Има твърде много документи, генерирани с течение на времето, за да не разполагате с такъв. И тъй като данъчните регистри трябва да бъдат задържани в продължение на седем години, трябва да имате място за съхранение на всички тези записи. Традиционните системи за архивиране са идеални за позиции, които трябва да се съхраняват, но не са достъпни редовно, като такси от предходната година и бизнес лиценз. Ето няколко съвета, за да получите традиционната система за подаване на документи :
- Помислете за какъв тип система всъщност ще използвате. Можете да си купите охладителни офис консумативи и да измислите най-сложната и колоритна система за подаване в света, но ако тя не отговаря на вашия работен стил, това ще бъде загуба на време и пари.
- Създайте система за управление на хартията, която позволява най-малко количество "докосвания". Искате да избягвате да изграждате купчини хартия и да се занимавате с няколко парчета няколко пъти. Вместо това, работете, за да вземате решения за това, къде трябва да отиде лист хартия, когато го докоснете за пръв път.
- Отделете време за подаване . Лесно е да избегнете тази задача като чумата, но тя е необходима и ще помогне на вашия бизнес да работи много по-гладко. Особено приходите и другите артикули, използвани в данъчното време, поддържането на тези неща организирани прави подаването на вашите данъци много по-лесно.
Електронна система за подаване на документи
Цифровият свят не е премахнал напълно необходимостта от съхранение на хартия, но е направил съхраняването на информация много по-лесно. Цифровите системи могат да създават, изпращат и управляват фактури, както и да следят домашните ви бизнес финанси и след това да се внасят в данъчен софтуер за електронно подаване. Можете да сканирате разписки и да ги съхранявате във файл на компютъра си (въпреки че вероятно трябва да запазите и хартиената версия). Електронните системи могат да съхраняват вашите клиенти, клиенти и перспективи в система за управление на взаимоотношенията с клиенти за лесен достъп, изпращане по имейл, фактуриране и др. Онлайн системите могат да бъдат използвани за запазване на вашите идеи, да ви помогнат да управлявате проекти, да организирате информация или изследвания.
Но като хартиени файлови системи, вашата система за цифрово подаване трябва да има организационна структура, използвайки папки и файлове, съхранени на вашия компютър или в облака . За най-лесно управление използвайте същата структура и имена на файлове във вашата цифрова система, както правите във вашата хартиена система. За да защитите вашите цифрови файлове, ги архивирайте на отделен твърд диск или на онлайн система за съхранение.
Комбинация от всички горе
Вероятно ще трябва да използвате повече от една система, за да управлявате всички данни и материали, които трябва да съхранявате в бизнеса си. Първо, ще трябва да решите какво работи най-добре за вас и след това да го приложите. Например може да имате система за свързване, която да ви помогне да организирате ежедневното управление на бизнеса си, като график, маркетинг и копия на вашите формуляри.
Вашата традиционна система може да съдържа всички ваши дългосрочни документи, като данъците от предходни години, разрешителни и бизнес лицензи и регистрации на интелектуална собственост. Можете да използвате цифрова система, за да съхранявате идеите си, като Evernote , и да проследявате проекти.
От друга страна, може да искате да сте възможно най-цифрови, като използвате онлайн списък със задачи и календар , сканирате всички разписки в компютъра си и използвате софтуер или онлайн услуги за всички останали нужди на вашия бизнес. Въпреки това, все пак ще искате система да управлява хартията, която се генерира. Ключът е да намерите системата, която е лесна за вас, за да се придържате към нея и да намерите информацията, от която се нуждаете, когато имате нужда от нея.
Актуализирано през септември 2016 г. Лесли Труекс