По-важното е, че е необходимо да предоставите информация за това как да се свържете с някого в бизнеса, докато сте далеч.
Би било много разочароващо клиентът да се обърне и да не знае как да се свърже с вас. Няма значение дали вашата позиция е в продажбите, услугите или дори разработването на продукти. Всички повиквания на клиенти са важни и трябва да бъдат взети под внимание по професионален начин.
Съдържанието на имейла, предупреждаващ клиентите и колегите, които се опитват да общуват с вас по имейл, трябва да е в съответствие със съдържанието на гласовото съобщение, което ще поздрави повикващите. Ако използвате Outlook 2010 и сте свързани чрез сървър на Microsoft Exchange, първо кликнете върху раздела Файл и след това върху иконата Автоматични отговори.
Това ще започне процеса на създаване на временен имейл, който се изпраща на всички, които са изпратили имейл, докато сте извън офиса. Автоматичният отговор е изпратен, защото сте активирали това временно съобщение. Стъпка по стъпка списък с инструкции за създаване на този имейл може да се види тук: Имейл извън офиса за Outlook Exchange
Ако не сте свързани чрез сървър на Microsoft Exchange, процесът е леко различен, защото няма икона "Автоматични отговори" за тези типове имейл акаунти. Ръководство стъпка по стъпка за създаването на същия тип имейл за потребители извън Exchange може да се види тук: Извън офис за всички останали
Следващата стъпка е да създадете съдържанието на имейла, което ще бъде изпратено на всички, които ви изпращат имейли, докато сте далеч от офиса. Този имейл трябва да предаде колко дълго ще излезете от офиса, как може да бъде постигнато по време на Вашето отсъствие (ако е уместно) и кой в бизнеса да се свърже вместо вас, ако не желаете да бъдете достигнати по време на вашето време далеч от офис.
Пример:
Здравейте,
Благодаря за имейла ви. Понастоящем съм извън офиса и ще се върна в понеделник, 1 декември. Ще имам ограничен достъп до имейл през това време, поради което моят отговор може би е леко забавен. Ако имате нужда от незабавна помощ, моля, изпратете имейл до асистента ми, Барбара Колсън. Нейният имейл адрес е bcolson@xyz.com.
Весели празници!
Шахира
Microsoft предлага шаблони и други примери, които могат да бъдат намерени тук: шаблони и примери извън офиса. Не забравяйте да изключите това временно съобщение, когато се върнете в офиса, в противен случай всеки, който ви изпраща имейли, след като се върнете в офиса, ще продължи да получава същото съобщение.
След като създадохте изходящия имейл, създаването на подобно, последователно изходящо гласово съобщение, което поздравява всички ви обаждания, е лесно. Използвайте същите думи от имейла, с кой трябва да се свържете във ваше отсъствие и посочете кога ще се върнете.
За гласовото съобщение е необходимо да въведете телефонния номер на лицето, вместо имейл адреса му.
Пример:
Здравейте,
Достигнахте бюрото на Shahira Raineri. Моля, изслушайте цялото съобщение. Ще изляза от кабинета до понеделник, 5 януари. Ако се нуждаете от незабавна помощ, моля, обадете се на моя помощник, Бар Колсън. Нейният телефонен номер е 212-555-xxxx.
Очаквам с нетърпение да говоря с вас, когато се върна. Благодаря.