През последните години много компании са придобили опит в сертифицирането по ISO 9000. Понякога това може да бъде дълъг и скъп процес, но бизнесите са готови да преминат през сертифициране за ползите, които носи. Все пак всяка компания е уникална и ръководството трябва внимателно да разгледа причините, поради които иска да стане сертифицирана по ISO 9000 и какви ще бъдат ползите за бизнеса.
Сертификатът по ISO 9000 е публикуван за пръв път през 1987 г. въз основа на стандартите BS 5750, въведени от Британския институт по стандартизация (BSI) през 70-те години. От 2009 г. организацията ISO оценява, че повече от един милион компании са сертифицирани по ISO 9000, като една четвърт от тях са от Китай.
През 90-те години компаниите извършиха сертифициране по ISO 9000 по причини, които може да не са се възползвали от тяхната дейност. Стремежът да се превърне в сертифициран по ISO 9000 е бил предизвикан в някои отношения, като не искаше да бъде единствената компания, която не трябва да бъде сертифицирана. Фирмите извършвали сертифициране, защото са били конкуренти, а не защото бизнесът им би се подобрил. В сегашния икономически климат компаниите внимателно обмислят дали сертифицирането по ISO 9000 е нещо, от което ще се възползват. Причините за сертифицирането трябва да бъдат преценени, ако сертификатът за ползите ще донесе.
Основната причина, поради която дружеството би помислила за сертифициране по ISO 9000 е, че това е изискване на един от своите клиенти или потенциални клиенти .
Ако основен клиент на компанията е да изисква всички свои доставчици да бъдат сертифицирани, тогава очевидно е в интерес на компанията да се стреми към сертифициране по ISO 9000. Това би било и случаят, когато потенциалният клиент имаше същото изискване.
Друга важна причина, поради която една компания трябва да вземе предвид сертифицирането по ISO 9000 е, че може да подобри ефективността на компанията.
Сертифицирането по ISO 9000 може да помогне на фирмата да рационализира и поръча своите процеси, което ще направи компанията по-ефективна.
За да може дадена фирма да стане сертифицирана по ISO 9000, има редица дейности, които трябва да се извършват независимо от размера или вида на фирмата. Първата и най-важна от тези дейности е ангажиментът на висшето ръководство . Без да накара висши мениджъри да управляват процеса, сертифицирането по ISO 9000 е трудно постижимо. Този ангажимент не трябва да присъства само в началото на процеса на сертифициране, а на всяка стъпка, като дава насоки и подкрепа под формата на управителен комитет. Много компании са се провалили в процеса на сертифициране поради липса на подкрепа от висшето ръководство.
Когато ръководството се ангажира с процеса на сертифициране, то е от жизненоважно значение да обучи персонала на компанията за процеса по ISO 9000. От там ключов персонал може да бъде избран и обучен да бъде вътрешен одитор на компанията за процеса на сертифициране.
Следващата стъпка е да се подготви ръководство за политиката за качество на компанията. Това ръководство трябва да отразява елементите на изискванията на ISO 9000, които се отнасят за компанията. Важно е да се гарантира, че изискванията са напълно разбрани преди разработването на ръководството за политиката за качество.
Ръководството за политиката за качество трябва да включва оперативни процедури, които определят функциите в компанията и отговорния персонал за тези функции. Ръководството за политиката за качество се преглежда от вътрешните одитори на компанията, за да се спазват правилата на ISO 9000. Ако одитът установи някакви проблеми, могат да бъдат насрочени корективни действия и да бъдат направени изменения в процедурите. След като вътрешният одит е установил, че вече не са необходими коригиращи действия, компанията може да избере регистратор или сертифициращ орган по ISO. Изборът на регистратор е от решаващо значение за намаляване на разходите за външни сертификационни одити по ISO 9000. Регистраторите имат различни разходи и е разумно дружеството да избере регистратор въз основа на нуждите на компанията. Понякога не е необходимо да се наемат най-големият или най-скъпият регистратор, когато местният регистратор би бил достатъчен.
Когато една компания наема регистратор, обикновено тя включва одит на регистрацията и надзорни одити. Регистрационният одит е първоначалният одит, който ще се направи, за да се види дали дадена фирма ще постигне регистрация. Дружеството ще се съгласи с процеса на одита с регистратора. Извършва се одит преди оценката и се предприемат коригиращи действия. След като няма повече коригиращи действия, регистрационният одит може да бъде извършен. Ако регистрационният одит не отбелязва коригиращи действия, регистрацията по ISO е завършена. След като фирмата има регистрация, регистраторът ще се върне приблизително на всеки шест месеца или на година, за да провери дали фирмата поддържа своята система и продължава да отговаря на изискванията на стандарта.