Как функционира процесът
Процесът на взаимоотношенията с производителя обикновено започва с създаването на RFP / RFQ или друг документ, на който доставчиците отговарят, за да може предприятието да оцени обективно възможностите и ресурсите на доставчиците.
Когато се избере най-добрият доставчик на задачата , започва процес на договаряне на договорите, който очертава всички насоки за изпълнение и очаквания, които продавачът ще бъде правно задължен да спазва.
След като условията на договора бъдат договорени от купувача и продавача, се изпълнява обвързващо споразумение, което обобщава взаимните очаквания, особено що се отнася до чести мониторинг и измерване на производителността. Необходима е редовна и честа комуникация, за да се гарантира успешен процес на управление на доставчиците
Мониторинг на производителността на доставчика
Както е посочено в Ръководството за най-добри практики за управление на доставчиците , един от ключовите критерии за ефективност е процесът за наблюдение на производителността на доставчика. За да направите това, е необходимо да имате карта за резултатите от управлението на доставчиците. Независимо от размера на бизнеса, картата за управление на доставчиците трябва да отговаря на следните критерии:
- Резултатната карта трябва да измерва ключовите индикатори за ефективност (KPI), които доставчикът е обвързан. Един лесен начин за разработване на този списък е да се използват условията на договора на продавача като списък на измерените елементи. С други думи, да се надграждат усилията, които бяха използвани за разработване на условията на договора, за да се създаде списък с най-важните елементи, които да се измерват с картата за постигнатите резултати.
- Резултатната карта трябва да е лесна за използване от всички служители, които трябва да взаимодействат с този инструмент. Няма значение колко изчерпателен е списъкът с показателите за ефективност, ако инструментът е твърде тромав и неприятелски за потребителя. Въпреки че картата с резултати ще бъде пълна в дефиницията за това, което трябва да се измери, ако не е интуитивно, никой няма да я използва - което попречи на целта да имаш scorecard.
- Резултатната карта трябва да има съответна графика и набор от етапи, които са в синхрон с показателите за ефективност. Тоест, изпълнението е функция както на времето, така и на качеството. Двете не се изключват взаимно, а резултатът трябва да бъде време, както и качествено изпълнение.
- Резултатната карта не трябва да бъде изненада, че бизнесът внезапно решава да използва с продавач, ако установи, че продавачът е с недостатъчна производителност. В идеалния случай продавачът е уведомен, че резултатите от него ще бъдат наблюдавани и измерени през целия срок на договора. Измерването ще се основава на последователни и редовно планирани одити или оценки, договорени от двете страни. Това осъзнаване трябва да се създаде по време на фазата на договаряне на договорите на продавача.
- Данните, които се събират и анализират от таблицата с резултати, трябва да се използват, за да се проследи с продавача. Каква полза са точните данни за производителността, ако бизнесът не предприеме действия с продавача, въз основа на заключенията за производителността на производителя, които показателят показа, че е очевиден.
В зависимост от размера на бизнеса, може би просто за тази цел е достатъчна електронна таблица за проследяване на проджект за управление на доставчици, като тази. За по-големите бизнеси има много налични търговски коефициенти за продажба.