Анализирайте бизнес изискванията
Преди да започнете да събирате данни или да провеждате интервюта, съберете екип от хора, които имат интерес към този конкретен процес на подбор на доставчици. Първата задача, която екипът за подбор на доставчици трябва да постигне, е да определи в писмен вид продукта, материала или услугата, която търсите доставчик. След това определете техническите и бизнес изисквания. Също така, дефинирайте изискванията на доставчиците. Накрая, публикувайте документа си в областите, свързани с този процес на подбор на доставчици, и потърсете техния принос. Екипът анализира коментарите и създава окончателен документ. В обобщение:
- Съберете екип за оценка
- Определете продукта, материала или услугата
- Определете техническите и бизнес изисквания
- Определете изискванията на доставчиците
- Публикуване на документ за изисквания за одобрение
Търсене на доставчик
Сега, когато имате съгласие относно изискванията за бизнес и доставчик, екипът трябва да започне да търси евентуални доставчици, които ще могат да доставят материала, продукта или услугата.
Колкото по-голям е обхватът на процеса на избор на доставчик, толкова повече продавачи трябва да поставите на масата. Разбира се, не всички продавачи ще отговарят на вашите минимални изисквания и екипът ще трябва да реши кои доставчици ще търсят повече информация. След това напишете Искане за информация (RFI) и го изпратете до избраните доставчици.
Накрая, оценявайте отговорите им и изберете малък брой доставчици, които ще направят "Краткия списък" и преминете към следващия кръг. В обобщение:
- Съставете списък на възможните доставчици
- Изберете доставчици, за да поискате повече информация от
- Напишете искане за информация (RFI)
- Оценявайте отговорите и създайте кратък списък на доставчиците
Искане за предложение (RFP) и заявка за оферта (RFQ)
Изискванията за бизнеса са дефинирани и имате кратък списък с доставчици, които искате да оцените. Сега е време да напишете Искане за оферта или Искане за оферта . Който и да е формат, който решавате, RFP или RFQ трябва да съдържат следните раздели:
- Подробности за подаването
- Въведение и резюме
- Бизнес преглед и фон
- Подробни спецификации
- Предположения и ограничения
- Правила и условия
- Критерии за подбор
Оценка на предложенията и избор на доставчици
Основната цел на тази фаза е да се сведе до минимум човешката емоция и политическото позициониране, за да се стигне до решение, което е в най-добрия интерес на компанията. Бъдете щастливи при разследването си, потърсете информация от всички заинтересовани страни и използвайте следната методология, за да поведете екипа до решение за единно решение за избор на доставчик :
- Предварителен преглед на всички предложения на доставчици
- Записване на бизнес изискванията и изискванията на доставчиците
- Присвояване на важна стойност за всяко изискване
- Задайте стойност на ефективността за всяко изискване
- Изчислете общ рейтинг на ефективността
- Изберете печелившия доставчик
Стратегии за договаряне на договори
Крайният етап от процеса на подбор на доставчици е разработването на стратегия за договаряне на договори . Не забравяйте, че искате да "партнирате" с продавача си, а не да го "отведете до почистващите". Прегледайте целите си за договаряне на договорите и план за преговорите, които да обхващат следните елементи:
- Сортирайте вашите приоритети заедно с алтернативите
- Познайте разликата между това, от което се нуждаете и какво искате
- Знайте Вашата долна линия, така че знаете кога да се разхождате
- Определяне на ограниченията и бенчмарковете по всяко време
- Оценка на потенциалните пасиви и рискове
- Поверителност, неконкуриране, разрешаване на спорове , промени в изискванията
- Направете същото за вашия доставчик (т.е. ходете на миля в обувките си)
Грешки при договаряне на договори
Най-малката грешка може да убие иначе продуктивен договор за преговори. Избягвайте грешките при договарянето на договори и избягвайте да застрашите иначе продуктивен процес на договаряне на договори