Решете: Искане за оферта или заявка за оферта
Искане за предложение (RFP)
RFP се използва за услуги или сложни продукти, където качеството, услугата или конструираният краен продукт ще бъдат различни от всеки продавач, който отговаря.
Искане за оферта (RFQ)
RFQ се използва за стоки, прости услуги или обикновени / некомплицирани части с малко или никакво място за диференциация на продуктите или услугите между отговарящите доставчици. Точките за договаряне могат да включват графици за доставка, опции за опаковане и др.
Цели на RFP или RFQ
- Получете подробни предложения, за да оцените реакцията на всеки търговец, така че най-добрите интереси на вашата компания да бъдат изпълнени на всички фронтове
- Възползвайте се от конкурентния характер на процеса на подбор на доставчиците, за да договорите възможно най-добрата сделка
- Уверете се, че интересите на всички заинтересовани страни във вашата компания ще бъдат изпълнени и постигната консенсус
- Управлява фирмата Ви по целия процес на избор на доставчик и настройва правилата за избор отпред
- Започва изграждането на партньорството между вас и продавача още от самото начало
Раздели на искането за оферта или на заявка за оферта
RFP или RFQ трябва да съдържат следните раздели. Имайте предвид, че всеки документ ще бъде различен в зависимост от вида на фирмата и продукта, който търсите.
Подгответе всеки раздел за Вашите индивидуални нужди.
- Подробности за подаването
Крайни срокове, пощенски адрес на фирмата, лице за контакт за въпроси и разяснения - Въведение и резюме
Напишете тази секция последно, след като целият документ е завършен. Това се използва, за да предостави на бъдещите доставчици кратък преглед на вашата фирма и изискванията за вашия продукт или услуга. - Преглед на бизнес и фон
Дайте кратък преглед на бизнеса, продуктите и пазарния сектор, с които се грижите. Това ще помогне на потенциалните ви продавачи да разберат какви бизнес нужди се опитвате да запълнете с процеса на подбор на доставчиците. Също така, представете важна основна информация, която ще бъде от полза за продавача, когато отговаряте. - Подробни спецификации
Това трябва да е най-дългият раздел на документа. За RFP тя ще съдържа качествените мерки и изисквания, които ще доведат до решението за избор на доставчик. За RFQ този раздел трябва да предостави количествените мерки, които ще търсите в отговор на продавача. Примерният критерий включва:- Чертежи на продукта
- Технически допуски
- Нива на обслужване
- Важни събития
- Доставки и графици
- Технически или бизнес изисквания
- Софтуерна функционалност
- Хардуерни изисквания
- Предположения и ограничения
Всички предположения и / или ограничения, на които трябва да бъдат информирани бъдещите доставчици, трябва да бъдат изброени тук. Ако не бъдете права и предварително с продавача, ще отворите вратата за повторно договаряне на споразумението на по-късна дата и ще имате възможността да натежавате отношенията, които имате с вашия доставчик. Възможни теми включват разходи за пътуване, разходи за надграждане / промяна, лицензионни права и др. - Правила и условия
Всички условия на договора трябва да бъдат изброени, за да може търговецът да направи справедлив и честен отговор. Те могат да включват опции за финансиране, продължителност на договора, опции за подновяване, гаранции, санкции за доставка, нива на обслужване и др. - Критерии за подбор
Последният раздел трябва да бъде общ преглед на критериите за подбор, които ще използвате, за да вземете решението си. Някои компании предпочитат да запазят тази информация напълно поверителна; докато други компании смятат, че това ще помогне на потенциалните продавачи да се фокусират върху това, което е важно за вашата компания.
Разпределете RFP / RFQ на избраните доставчици
Накрая, съставете мотивационно писмо и изпратете две копия от RFP или RFQ на всеки от доставчиците, които сте избрали от процеса на търсене. Уверете се, че съответната информация за контакт е включена, за да окажете съдействие на всеки продавач, който се нуждае от него.