Направи това, което прави най-добре, и наеме останалото
Работа с Elance Online - онлайн пазар, който помага на малките фирми да възлагат почти всякакъв вид проекти - говорихме с десетки купувачи, които успешно възложиха различни проекти като административна подкрепа, бизнес стратегия , графичен дизайн, уеб дизайн и разработка, писане и дори разработка на софтуер.
Когато говорите с купувачи, които са усвоили изкуството да управляват ефективно външни доставчици на услуги, същите теми се появяват отново и отново. Дестилирахме техните съвети в следните "Топ 10 най-добри практики" за работа с външни доставчици на услуги. Следването на този съвет може да ви помогне да извлечете максимума от взаимоотношенията си с външни доставчици или изпълнители - независимо дали използвате мрежата за намиране на доставчици на услуги или заявявате и оценявате котировки от продавачите по старомоден начин.
Определете ясно обхвата и графика на вашия проект
Това може да изглежда очевидно, но всеки успешен проект, възложен на външни изпълнители, винаги започва с ясно заявление за това, което се надявате да постигнете. Определете предварително изискванията на проекта си. Доставчиците на услуги се нуждаят от точна и пълна информация, за да ви предложат реалистични предложения и да ви цитират разумна цена. Бъдете конкретни за резултатите, които очаквате от доставчика.
Дайте на продавачите колкото се може повече информация за това, от което се нуждаете, и за начина, по който се нуждаете от свършената работа. Също така, бъдете ясни и реалистични по отношение на изискванията за график - графиците на проектите могат да окажат огромно влияние върху разходите по проекта.
Оценете доставчик на услуги, както бихте наели служител на пълен работен ден
Когато оценявате предложения от доставчици на услуги, не се страхувайте да зададете въпроси.
Точно като наемането на служител на пълно работно време, изборът на доставчик е много субективно преживяване. Проверете техните препоръки и поискайте отзиви от други клиенти, които са използвали услугите си. Включете се в диалогов прозорец - ако имате някакви притеснения относно специфичните възможности на продавача, изразийте загрижеността си. Не само се задушете и се надявайте за най-доброто.
Потърсете подходящ опит
В идеалния случай доставчикът на услуги, който изберете, ще има конкретен опит с вида на проекта, който предприемате. Вие не искате да бъдете "морско свинче" на някого. Това е особено важно, когато аутсорсирате сложни технически проекти, като например разработка на софтуер. Например, ако търсите човек, който да разработи приложение за iPhone, уверете се, че действително са завършили търговски проекти на тази платформа за други доволни клиенти. Този съвет важи и за други видове проекти. Ако имате нужда от бизнес план за отваряне на магазин за търговия на дребно, ще получите най-добри резултати, ако наетите от вас консултанти имат проверим опит в сектора на търговията на дребно.
Не избирайте доставчик само въз основа на цената
Въпреки че може да е изкушаващо, никога не изберете продавач, основан единствено на цена. Опитните купувачи, които са възложили много проекти и оценяват стотици предложения, почти винаги препоръчват да се отхвърли офертата на най-високите цени и най-ниските цени.
Купувачите съобщават, че техните най-успешни проекти са тези, в които смятат, че продавачът предлага баланс на добра стойност и качествени резултати.
5. Прегледайте портфейли и мостри
Проучете предишната работа на продавача ("портфейла") и се уверете, че предишната му работа отговаря на вашите очаквания за качество и стил. Ако сте оценили портфолиото на доставчик, препратки и предишен опит и все още не сте сигурни в способностите си, помислете дали да го помолите да направи бърз макет или да даде основна контур на работен план. Доставчик на услуги, който наистина иска да спечели бизнеса ви, може да ви даде груба концепция, за да разберете по-добре техния подход към решаването на вашия проблем.
Но никога не прекосявайте линията между искане за макет и настояване, че продавачът ви доставя завършена работа "по спецификация". Няма квалифициран професионалист, който очаква да работи безплатно.
6. Стартирайте малки
Когато се ангажирате с доставчик на услуги за първи път, започнете с проект, който е сравнително малък и прост по обхват. Това ще ви даде по-добра представа за стила и възможностите на доставчика, преди да им възложите проект за "критична мисия".
7. Свържете плащането с ясно определени етапи на проекта
Точно както трябва да сте наясно с обхвата на проекта, уверете се, че сте определили работен план за вашия възложен проект с ясно определени етапи. С планираните контролни пунктове, където преглеждате състоянието на проекта, тъй като той работи за завършване - е лесен начин да се уверите, че отговаряте на крайния срок и че крайният продукт отговаря на вашите стандарти. Свържете плащането на продавача с тези важни етапи.
Добра насока за проектите за разработка на софтуер и софтуер е да се плащат не повече от 20% до 30% от общата цена на проекта, като останалите плащания се възлагат въз основа на завършването на 3 или 4 етапа.
8. Договаряйте собствеността на работата напред
За всеки тип възложен на външен изпълнител проект, уверете се, че сте ясни кой е собственикът на произведения продукт и каквито и да било важни компоненти на този продукт.
Уверете се, че доставчикът на услуги разбира как възнамерявате да използвате резултатите, които те са съгласни да предоставят. Например разработването на персонализирано софтуерно приложение за ваша лична употреба би било съществено различно от разработването на приложение, което възнамерявате да опаковате и препродавате.
9. Не забравяйте подкрепа след завършване на проекта
За технологични проекти е добра идея да посочите клауза за гаранция или поддръжка, за да сте сигурни, че ще получите известна сума от продължаващата поддръжка от продавача, след като проектът приключи. Много по-лесно е да се преговаря за клауза за подкрепа, преди доставчикът на услуги да започне работа, а не след приключването на проекта. Дори творческите или бизнес услуги могат да се възползват от клауза за подкрепа. Да предположим, че се нуждаете от някои промени в бизнес план въз основа на обратна връзка, която получавате от потенциални инвеститори. Или може би ще откриете, че се нуждаете от новия смислен лого, доставен в нов тип файлов формат. Определянето на определена сума за безплатна поддръжка или договарянето на намалените цени за бъдещи модификации може да ви спести по-късно време, пари и главоболия.
10. Вземете го в писмен вид
По време на ангажимента за предоставяне на услуги обхватът на проекта, резултатите или дори договорената цена може да се промени.
Уверете се, че ясно съобщавате на вашия доставчик на услуги всеки график, обхват или промени в плащането и получавате потвърждение от тях - писмено - че те разбират и са съгласни с промените. Също така, пазете запис на всички промени в споразумението, поискани от доставчика на услуги, и дали приемате или отхвърляте тези модификации. Запазете копия на всички електронни съобщения, които имате.
Можете да получите достъп до най-съвършената експертиза всеки път, когато имате нужда от нея, без да плащате разходите за наемане на персонал на пълен работен ден. Като останете съсредоточени върху ключовите си компетенции и наемате експерти на свободна практика за вашите други нужди, можете да се конкурирате с възможностите за доставка на по-големи организации, като същевременно запазите своята независимост.