Как да разберете, ако имате проблем с контрола на запасите
Има няколко метода, които можете да използвате, за да тествате под налягане процесите на управление на инвентара. Един от методите е да прегледате наскоро пропуснатите пратки до клиентите си. Бяха ли някой от тези пропуснати пратки поради липса на разбиране за това какво имате на разположение и на корабоплаването?
Например може да сте имали 100 от всяка част от Част А и даден клиент е поискал по 100. Но те нямаха нужда от вас да го изпратите до следващата седмица, така че всеки 100 от част А седеше във вашия склад. На следващия ден друг клиент извика и поиска за 100 от част А. Бяхте далеч от офиса, като се погрижихте за останалите четиридесет милиона други неща, на които собственикът на малък бизнес трябва да се погрижи, затова вашият друг служител се обади , Онзи друг служител провери и видя 100-те от част А, които седяха там, и го изпрати на втория клиент. На следващата седмица трябваше да изпратите 100-та част от част А на първия клиент и то не беше там.
Вашият малък бизнес може да има проблем с контрола на инвентара. Важно е да знаете не само това, което имате във вашия малък бизнес, но това, което имате, е на разположение за доставка. В случая по-горе, докато вашият служител видял, че сте имали 100 части от част А за кораб, не е имало процес, който да й позволи да знае, че всеки от тях е бил разпределен на друг клиент.
Одит между етапи
Друг метод, който можете да използвате, за да тествате под налягане, е да извършите одит от пода на листа. Това означава, че излизате на етажа на склада (или складовата зала, гардероба, или гаража - където малкият ви бизнес запазва инвентара си) и избирате няколко елемента, които да се броят.
Ще обсъдим колко елемента ще се отчитат по-късно, но когато приключите, ще вземете тези номера в системата си, които следят инвентара. Това може да е вашата WMS (система за управление на складове), ERP / MRP (планиране на ресурсите на предприятието / планиране на материалните изисквания), електронна таблица в Excel, книга за книги или евентуално купчина Post-It. Ако нямате система, която проследява вашия инвентар - дори ако е само купчина Post-It - имате проблем с контрола на инвентара.
При одитите "от пода до листа" сравнявате физическите изчисления, които сте направили, с това, което вашата система за контрол на запасите смяташе, че сте имали. Отново, целта ви трябва да бъде 100% точност. Ако вашите физически номера не съвпаднаха точно с това, което вашата система за контрол на запасите смяташе, че имате, знаете ли защо? Можете ли да приложите мерки за противодействие, за да предотвратите това да се случи отново? Някои от най-популярните причини, които се броят, не съответстват:
- Получихте пратка от доставчика си, но не сте избрали частите в кутиите. Списъкът за опаковане не трябва да се счита за 100% точен. Отворете кутиите и преброите съдържанието. Ако вашият доставчик ви каже, че ви е изпратил 1000 части и те са Ви изпратили само 990 части, а вие не улавяте грешката - не само имате проблем с контрола на инвентара, но може да се окажете с къси доставки на собствени клиенти.
- Изпратихте части на клиент, но не намалихте правилно инвентара си. Или изобщо. Уверете се, че изваждате изходящите си пратки от инвентара си в реално време.
- Проблемите с качеството ви принудиха да премахнете част от рекламните си места от използваемата ви купища инвентаризация. Системата Ви за управление на рекламните места обаче няма начин да се разграничи използваемата и не използваемата, така че системата ви казва, че имате повече, отколкото можете да използвате. Разполагането с възможност за разграничаване между използваеми и неизползваеми рекламни места е не само важна характеристика, която ви позволява да следите части с проблеми, свързани с качеството, но може да бъде и механизъм за разпределяне на инвентара на клиент, като същевременно съхранявате тези части на склад.
- Вашите продукти са ценни и лесни за разходка? Дружество, което продава намотки, може да има по-малко проблеми, отколкото компанията, която продава златни монети. Уверете се, че планът за контрол на рекламните места включва начин за поддържане на сигурността на вашите продукти. И въведете програма за отчитане на цикъла, която ви помага да следите инвентара си.
Основни положения на програмата за цикъл
Програма за отчитане на цикъла е това, което се случва по време на тези изчисления. Програмата за отчитане на цикъла е процес, при който редовно броите процента от частите си, така че за една година сте ги броили всички (или поне всичките си най-ценни части).
Можете да използвате програма за броене на цикли във връзка с годишна физическа инвентаризация , която обикновено помага да се намалят разликите в тези материални запаси. Някои компании използват броя цикли вместо годишните физически материални запаси, но аз не ги препоръчвам.
За да определите параметрите на програмата за броене на цикли, трябва да определите:
- Колко общи части трябва да преброите?
- Ще ги броите ли в течение на една година? Ако не, как ще определите точката на изключване? Обикновено компаниите следват правилото 80-20, т.е. 80% от вашите инвентарни стойности идват от 20% от вашите части - затова се съсредоточавайте върху това, че 20%.
- Колко често ще броите?
- Кой ще извърши преброяването? Ако фирмата ви е достатъчно голяма, броячът на цикъла трябва да бъде човек, чиято работа е свързана с точността на инвентара. Това помага да се премахне всеки потенциален конфликт на интереси в процеса на броене на цикъла. Цикличният брой е инструмент за одит, а не инструмент за рейтинг на работата.
- Как ще се извършва броенето? Процесът "от пода до лист" е предпочитаният метод. На брояча на цикъла трябва да бъде даден списък на номерата и местата. Броячът след това отива на пода и ги брои. Той не би трябвало да има представа колко да очаква да бъде там. Друг метод е броят на пода. Това е обратната страна на метода от пода до листа. Методът от тип "лист към пода" започва, когато предадете на своя брояч списък с части и съответстващите им стойности според системата за проследяване на рекламните места. След това броячът проверява физическите количества на рафтовете в сравнение с броя на системите.
Чрез разбирането на факторите за процес на броене на циклите по-горе можете да изградите програмата си за броене на цикли. Например, ако имате 500 броя номера, които можете да преброите и можете да ги броите веднъж седмично, тогава можете да броите 10 части на седмица (или само два на ден). До края на 50-седмична година ще трябва да преброите всичките 500 номера на части. Само не забравяйте да броите различни номера на части с всеки брой, за да избегнете преброяването на един номер на част и подценяване на друг.
По време на този процес е важно да знаете кога вашият инвентарен обем е изключен. Ето защо циркулярният брояч не трябва да бъде супервайзор на склада или служител за управление на инвентара. Това е човешката природа на тези служители да поставят фиксирани решения, без да ескалират основните проблеми на ръководството. Като собственик или мениджър на малка фирма трябва да знаете кога основните процеси за контрол на инвентара не работят, така че можете да внедрите мерки за предотвратяване на проблемите надолу по веригата.
Решаване на проблеми с контрола на запасите
Програмата за броене на цикли, съчетана с годишна физическа инвентаризация, води до дълъг път към решаване на проблемите с контрола на запасите. Програмите за броене на цикли помагат да се идентифицират недостатъците в контрола на инвентара, но зависи от вас да правите промени, за да отстраните проблемите, които разкрива вашата програма за броене на цикли.