Разходи за планиране на събития
Разходите могат да идват от широк спектър от източници, след като си помислите за всички компоненти, свързани с поставянето на функция.
Най-очевидни са разходите за кетъринг и отдаване под наем, но списъкът само расте от там. Въпросът е, че с изгледи дори една категория разход може да има катастрофално въздействие върху вашите разходи. Кликнете тук за подробен списък на разходите за събития.
Въпроси за задаване на вашите клиенти
Като плановик на събитието , вашата роля е да предоставяте експертна помощ както при координацията, така и при финансовото управление на събитието. Имайте предвид, че вашите клиенти мечтаят за съвършенство и това лесно може да обърка тяхната преценка за това какво е финансово възможно. Времето да се преодолее пропастта между бюджета и очакванията им е точно от самото начало. Често пъти е толкова просто, колкото да зададете правилните въпроси и да изготвите бюджет по време на първата си среща. Кликнете тук за списък с въпроси, които да зададете.
Изграждане на бюджет за основно събитие
След като имате визия за събитието и оценка за това колко пари трябва да работите, най-накрая е времето да структурирате бюджета.
Важна стъпка тук е да покажете на клиентите си, че бюджетите за събития са "работни проекти", които вероятно ще се променят, когато се появят повече подробности. Не забравяйте, че много малко клиенти имат опит с разходите и таксите, свързани с колебанията в посещенията, така че е най- в буферна зона от 10%, за да избегне изчерпване на средства.
Кликнете тук за още съвети за изграждането на основен бюджет.
Такси за планови събития
Разбира се, трябва да включите таксите си за планиране в бюджета и това може да е чувствителна тема за някои. Организаторите на събития имат няколко начина да начисляват такси за своите услуги, вариращи от прави такси до процент комисионни . В крайна сметка става въпрос за намиране на среда, върху която двете страни могат да се споразумеят. Уверете се, че структурата на таксите ви е документирана в договор и го включете като разход във всички проекти на бюджета. Кликнете тук, за да прегледате стандартните структури на таксите за планиране на събития.
Разрязване на разходите за събития
Рядко ще работите по събитие с неограничен бюджет. Повече от вероятно ще достигнете точка в процеса на планиране, където трябва да се вземат решения за намаляване на разходите. Това е мястото, където опитен планиращ събитие наистина може да блести в помагането на своите клиенти. Целта е да се определи кои опции имат най-голямо впечатление за гостите. Например, трябва ли да похарчите по-малко на центрове, за да запазите гурме десерт? В някои случаи плановикът може да премине през разходите и да предоговори или да намали разходите си в райони, където никога няма да забележите. Кликнете тук, за да се насочите към шест области, за да спестите разходи.
Контрол на аудио / визуални разходи
Осветлението и звуковото оборудване оказват голямо влияние върху представянето на вашето събитие, но то има и тенденция да окаже голямо влияние върху бюджета.
Когато разчитате на други разходи за А / V, като прожекционни апарати, достъп до интернет и видео услуги, това не отнема много време, за да стане тази категория една от най-големите цифри в бюджета Ви. Кликнете тук за начини за предотвратяване на прекомерно изразходване на вашите A / V нужди.
Намиране на евтини маркетингови опции онлайн
Маркетингът е друг разход, който може да нарасне експоненциално, ако не получите веднага резултати. Уловът, разбира се, е, че ако не работите ефективно, няма да има достатъчно присъстващи, които да подкрепят разходите за събитието. Ето защо има смисъл да се използват толкова свободни или евтини опции за разпространение на първоначалната дума за предстоящия повод. За щастие в интернет има много възможности, които можете да разгледате. Кликнете тук за шест евтини идеи.
Планиране на голяма сватба на малък бюджет
Сватбите са отличен пример за събития, при които бюджетите могат да бъдат оспорени от разходи.
Зад всяка сватба има семейство истински хора, които имат други финансови задължения, за да разгледат, преди да прекарат разточително в големия си ден. Повечето от сватбените координатори разбират това, но най-добрите знаят как да максимизират всеки долар от сватбен бюджет. Въпреки че плановиците за корпоративни събития работят в различна среда от сватбените плановици, има какво да научим как професионалистите в сватбата управляват бюджетите си. Вижте тези съвети, за да превърнете малък бюджет в голяма сватба.