Съществуват променливи, които трябва да се вземат под внимание, когато правите своя избор. Това включва целта на вашето събитие, бюджета, с който работите, причината за наемането ви отвън и наличните кандидати за работа и за щастие има някои отлични ресурси, които компаниите могат да използват, за да изберат най-добрия плановик или производител на събития помогнете да създадете своето фирмено събитие.
Използвайте следното ръководство, за да определите дали имате нужда от плановик за събития за следващото фирмено събитие и ако го направите, как да изберете най-добрия кандидат за задачата.
Определете целта на събитието и необходимостта от планиране на събития
Повечето хора мислят, че наемането на външен организатор на събития или доставчик на кафене започва с определянето на бюджета на събитието , но истината е, че е по-важно да започнете, като определите защо искате да проведете събитие на първо място. Преди да се свържете с външен или вътрешен ресурс, който ще ви помогне да планирате това събитие, искате да сте в състояние да споделите важните цели на събитието. Отговорете на вашите релевантни въпроси за това кой, какво, къде, кога, защо и как - ще има много време, за да направят корекции по-късно.
След като определите целите си, ще започнат да се появяват няколко ясни идеи за темата и посланието, които искате да предадете на вашето събитие, но най-важното е, че вие ще искате да определите какви дейности и услуги да имате, от ваше име.
Вие ще искате да определите какъв бюджет имате за даден плановик и дали те ще ви помогнат да изберете мястото, да създадете менютата и да направите препоръки за възможностите за хранене и напитки, за високоговорители и забавления, да сте на място за нуждите на деня на производството, и / или да създадете важни комуникационни документи като покани и списък с гости.
Ако планирате вашето събитие сам и все още имате някоя от тези нужди неудовлетворени, има шансове, че ще искате да наемете планиращ събитие, за да управлявате тези задачи и отговорности.
Използвайте местни източници, за да намерите план за квалифицирано събитие
Често хората смятат, че думата "уста на уста" е най-добрият начин да наемете събитие, планиращо събитието за годишнината си, бизнес среща за закуска, отстъпление за уикенда или друг вид събитие, и макар че със сигурност това помага, това вероятно не е най-ефективният подход.
Ако се опитвате да намерите най-добрия плановик за събития за вашата афера, най-добре е да се проучи някой, който има опит и има силна репутация в общността на планиращите събития. От уста на уста дава възможност за лесни продажби за плановик, който иска да намери нови клиенти, но репутацията на връстниците е много ефективна.
Независимо дали става въпрос за социално събитие или корпоративна среща, правилата за наемане на плановик или доставчик на събития остават еднакви: искате да наемете някой, който има опит в създаването на вашия тип събитие.
Разгледайте главите на професионалните групи за членство или се консултирайте с националната или местната глава на Meeting Professional Professionals International, Международното дружество за специални събития, Националната асоциация на служителите в кетъринга.
Също така е важно да разберете кой издава статии в своята индустрия.
Ако искате да знаете кой има репутация за предоставяне на услуги или опит на даден пазар, проверете в местната конвенция и бюрото на посетителите, че много от участниците в планирането на събития са активни членове и поддържат връзки и с местните търговски камари; друг начин да експериментирате с източника е да се свържете с отдела за продажби на конгреси в хотела - те ще споделят с вас, на които се доверяват.
Интервюта и обсъждане на нуждите от събития с кандидатите
Повечето плановици на събития ще се радват да чуят за конкретното ви събитие, но първо да им предоставят кратки подробности и да се съсредоточат малко повече върху техния опит в първоначалния кръг от интервюта, като през това време трябва да намалите броя на кандидатите до трима най-силни кандидати.
След това трябва да поискате от всеки плановик на събитието или от неговата фирма да споделя информация за техния бизнес, опит с минали събития и как планират непредвидени обстоятелства, като обръща особено внимание на начина на отговора на жалбоподателя и на следващите въпроси, които той или тя може да има за вашата компания, събитието или неговите цели.
Добрите плановици ще ви разкажат за общите цели, времевата рамка, бюджета, броя на гостите и личните ви предпочитания. Добрите плановици ще ви зададат въпроси за вашата организация и ще научите за вашите цели и конкретно събитие - потърсете тези знаци, когато разговаряте, за да намерите кандидати, които се открояват от останалите.
Въпреки че не винаги е възможно човек да се срещне лично по време на първия кръг от интервюта, особено ако програмата ви е извън града, това може да бъде критична стъпка при избора на подходящия плановик или продуцент за вашето събитие и компания.
Срещите "лице в лице" дават представа, надхвърляща опита или опита на плановиците, в отношенията му с екипа във вашата компания, който ще ви помогне да създадете това събитие - вие ще искате да изберете кандидат, който не само има чудесни резултати за които произвеждат качествени събития, но също така и човек, който получава заедно с вашия екип.
Ограничаване на опциите надолу и извършване на селекция
Това не е достатъчно добро, за да отидеш на инстинкта си, съветите на приятелите си, дори на колегите и колегите, или само на личната среща - това е твоето събитие и твоето име и репутацията ти ще бъдат свързани с него - трябва да проверите и референциите на кандидатите си. Не забравяйте да попитате имената на клиентите, с които кандидатите са работили по-рано, но също така да се впуснете в историята на всеки плановик, за да намерите събития, които той или тя може да не са споменали - може да разберете, че той или тя е объркал няколко събития с конкретен клиент, - Не му правете резюме.
След като потвърдите, че кандидатът работи добре с вашата компания, демонстрира опит в областта и има доста добро разбиране за събитието, което искате да създадете с него, е време да стесните селекцията си на един и да слушате неговите идеи за събитието. Въз основа на вашите цели и идеи, плановете за добро събитие ще ви предложат план, който ще ви помогне да постигнете Вашата тема - ако това е частна вечер и вечеря за интимна група хора, планиращият трябва да дойде при вас с идеи, които включват много от подробностите за вашата програма.
На този етап планът за събития трябва да ви представи идеи, които ще ви накарат да се почувствате като че ли са взели бюджета ви и са удвоили стойността си. Трябва да е очевидно в начина, по който те поставят своята визия за вашето събитие.
Сравняване на бюджета Ви с инструмента за планиране на събития
Въз основа на целите на събитието ви е възможно да създадете общо усещане за това колко ще струва за различните елементи на вашата програма, които ще варират според вида събитие, което хоствате и какво включва. Много хора, които организират събитие за първи път, попадат в капана на желанието да планират шампанско на бирен бюджет, поради което много хора ще се обърнат към своя плановик за помощ.
Идеалният кандидат ще вземе какъв бюджет ще го представи и ще го превърне в нещо вълшебно, но тези идеи ще се появят на цена и е важно да поискате от плановиците да разкрият всичките си разходи и потенциалните източници за това как тези такси ще бъдат покрити и включени в общите бюджетни такси планове за събития ще варират от плановик до плановик или събитие компания за събитие компания.
В зависимост от характера на събитието ви ще бъдете помолени да предоставите депозити, документи и договори на плана за събития и местата за събития и услугите, които те предлагат. Това е напълно приемлив начин за работа с бизнеса, но най-добрият съвет в този момент е да потърсите професионални съвети и никога да не подпишете договор, който не е прегледан от вашия собствен правен съветник - особено когато се занимавате с частни лица, които може да нямат същите ресурси на голяма фирма.
Останете с вашия плановик и бъдете готови да стреляте и отново
Повечето лоши истории, които се случват, свързани с планирането на събития, обикновено са резултат от липсата на последващи действия. Планирането на събития изисква ефективната координация на логистиката и отлагането им на трето лице може да се противопостави, ако наемодателя, който сте наели, не е напълно отговорен за целите и целите на вашата компания.
Поради тази причина вие като ръководител на наемане трябва да работите в тясно сътрудничество с плановика или производителя, за да сте сигурни, че всеки елемент от производството ще изчезне без да ви се налага да се уверите, че мероприятията и доставчиците са готови за събитието да гарантира, продавач преди и след. Не трябва да се каже, че повечето плановици на събития не изпълняват обещаните си услуги; това просто означава, че трябва да сте сигурни, че логистиката е потвърдена.
Ако всичко върви по план, ще имате успешно събитие и отличен ресурс за планиране на събития за бъдещето, но ако процесът на планиране не протича гладко за услугите, за които е постигнато споразумение в писмена форма, тогава е важно да прегледате дали проектът е добро приспособяване към планиращия.
Докато е разумно да сте търпеливи и да работите чрез логистиката и потенциалните недоразумения по пътя, ако не получавате услугите, които искате, тогава трябва да сте готови да проведете сериозни дискусии. Ако трябва, бъдете готови да стреляте с лош плановик и да имате резервна опция по всяко време.