Трудно е да планирате бюджет за събития, освен ако нямате добра представа какви ще бъдат разходите Ви. Това изглежда достатъчно очевидно, но разходите, свързани с планирането на събития, могат да идват от различни места. Точно когато смятате, че сте идентифицирали всичките си разходни категории, ще се появи друг, за да ви върне обратно на чертожната дъска. За да предотвратите това да се случи с вас, събрах очертанията на разходите за планиране на събития, които да имате предвид, докато създавате бюджета си.
Разходи на място
Тук се включват разходите и таксите, които обикновено се начисляват от мястото на събитието . Това често е най-скъпата категория, но също така е най-лесно да се предскаже, тъй като ще получите официална оценка на разходите за преглед предварително. С това се казва, не забравяйте да вземете предвид променливите разходи, които се променят с номерата ви. Кетърингът е добър пример за това, тъй като разходите за храна ще се увеличат с всяко добавяне към вашия списък.
Разходи за място
- Стая под наем
- Гаранционен депозит
- Застрахователно покритие
- паркинг
Храни и кетъринг
- Храна
- напитки
- Такси за барман / сървър
- Данъчни и служебни такси
Аудио / Visual
- Микрофони
- Екрани и проектори
- Достъп до интернет
- Друго специализирано оборудване
Доставчици на трети страни
Тази категория представлява всички елементи и услуги, предоставени от продавачи извън мястото на провеждане. Всеки ще ви таксува независимо, затова е важно да имате близки раздели на всеки, с когото работите.
Използването на електронна таблица ще ви помогне да организирате контактите си с доставчиците заедно с разходите, свързани с техните услуги.
Наемане на събития
- Спално бельо, покривки за маси и столове
- Палатки, подиуми и забавления
- Физически елементи, които не се предоставят от местонахождението
- Труд и доставка за настройка / Teardown
Доставчици на декор
- Акцентно осветление
- Цветя и центрове
- Балони
забавление
- Музиканти или DJ
- Такси за високоговорители
- Договорниците (храна, настаняване, транспорт)
Производствени разходи
Производството включва целия персонал и необходимите ресурси за планиране и изпълнение на събитието. Тези разходи започват в момента, в който събитието е сънувано и да продължи чрез документацията след събитието. Накратко, тази категория представлява разходите за организиране на събитието, привличане на присъстващи и управление на административните елементи.
Маркетинг и регистрация
- Печатна и дизайнерска работа
- Реклами
- Покани
- Управление на регистрацията
Планиране и организация
- Такси за планови събития
- Частни и временни служители
- Канцеларски материали
- Комуникационни разходи
- Пътни разходи
Административни разходи
- Заплатени възнаграждения на служителите
- Счетоводни разходи
- Правни такси
- Такси за консултанти
Разходи за надвишаване на разходите и спешни средства
Няма магически брой за това, което трябва да отделите за непланирани разходи, но определено трябва да очаквате неочакваното. Някои плановици на събития предлагат бюджет от пет до десет процента над очакваните разходи, докато други избират кръгъл номер, с който да работят. По-големите събития, разбира се, трябва да се разпределят повече, защото надзорът, който се таксува на човек, може да попадне в хилядите долари.
Целта на тази схема е да ви запознае с различните видове разходи за планиране на събития, които могат да възникнат. Всяко събитие е уникално , така че вашето може да включва повече или по-малко от изброените тук елементи. Важното е да знаете откъде ще дойдат вашите разходи. Прегледът на разходите, свързани с конкретен доставчик или категория, може да доведе до опустошение на вашия бюджет, но най-лошият сценарий напълно забравя за разхода, докато сметката не пристигне.