5 Планиране на критични събития Грешки, които трябва да се избягват

Основни съвети за планиране на събития, за да избегнете катастрофално специално събитие

Законът на Мърфи предвижда, че ако нещо не може да се обърка, то вероятно ще бъде. Нещата, които се провалят, са факт от живота, с който всички ние трябва да живеем.

Но когато става въпрос за планиране на събития, компетентен мениджър на мероприятия винаги ще се стреми да смекчи закона на Мърфи, като разпознае потенциала на нещата да се справят и планират.

Като мениджър на мероприятия, ваша отговорност е да се уверите, че специалното събитие на клиента Ви протича гладко и с възможно най-малко човешки възможности.

В реалния свят не е възможно да покриете всяка възможност, но най-малкото трябва да сте наясно с грешките при планирането на критични събития, които всеки мениджър на събитията трябва да избегне.

Предварително предупредени е преднамерено, така че нека да се ровим в пет основни съвета, които могат да ви помогнат да избегнете безпрепятствено бедствие при следващото си планирано събитие.

1. Лоша комуникация - това е може би най-честата грешка, направена от неопитни планиращи събития, и която трябва да се избягва на всяка цена. Лошата комуникация (както при погрешна комуникация или липса на комуникация) може да предизвика бедствие. Лошата комуникация често е резултат от липсата на внимание към детайлите, особено когато става въпрос за контролния списък на вашето събитие. От първостепенно значение е да комуникирате ефективно както с вашия вътрешен екип, така и с вашите доставчици. Макар че не искате да управлявате всички, е необходимо да знаете кой какво и кога прави, за да сте сигурни, че всички, които участват, знаят какво се очаква от тях и се придържат към определения им график.

1. Лошо или липсващо планиране на непредвидени обстоятелства - има шанс, че поне някои неща ще се объркат в дните и часовете, водещи до Вашето събитие. Още по-лошо, някои неща вероятно ще се окажат зле по време на вашето специално събитие. Това е нормално и очаквано. Професионален планиращ събитие мисли напред, идентифицира какво може да се обърка и има добър план за непредвидени обстоятелства. Например, какво ще стане, ако регистрационната ви система не функционира в деня на събитието? Какво ще стане, ако изчерпите храната, защото се появяват допълнителни хора? Какво ще стане, ако главният ви оратор не се появи или пристигне късно? Ако някое от тези неща се случи, ще можете ли да се справите? С други думи, ще имате ли план Б?

1. Неадекватно транспортиране - сте абсолютно сигурни, че транспортът, който сте организирали, за да получите делегати и водещи от и до вас, е достатъчно? Влезте през седмиците, водещи до вашето събитие, и в деня на събитието, че всички транспортни изисквания са адекватно спазени. Трябва да мислите по отношение на непредвидени обстоятелства. Какво се случва, ако автомобилът се разпадне на сутринта на вашето събитие? Имате ли алтернативен транспорт на ваше разположение?
2. Липса на ясни знаци - нищо не е по-разочароващо за тези, които присъстват на специално събитие, отколкото да се объркат за това къде се провежда следващата презентация. Избягвайте това, като се уверите, че показвате подходящо означаване, което е лесно за четене и разбиране. По-добре е да отидете зад борда и да имате твърде много знаци, отколкото рисковите присъстващи да бъдат изгубени и непрекъснато да поискате указания.
3. Неадекватен персонал на ръка - в деня на Вашето специално събитие вероятно ще се занимавате с голям брой участници. Не правете грешката да разчитате само на един или двама души, за да се занимавате с въпроси или притеснения на делегатите. Уверете се, че имате добър брой участници и преди всичко се уверете, че между вашия екип за планиране на събития и персонал, предоставен от продавачите, адекватно персонализирате вашето събитие.

В допълнение към мисленето и планирането в бъдеще за това, което може да се обърка, за да се гарантира гладко и успешно събитие, най-добрата политика е винаги да проверявате и да проверявате повторно.