Стъпки за намиране на мястото на перфектното събитие
Ако приемете, че вече сте определили вида на събитието, което планирате, и неговата цел, има много други фактори, които трябва да се имат предвид, когато започнете процеса на избиране на самото място.
Следващата пътна карта ще ви помогне да преминете през стъпки при избора на перфектно събитие.
Определете целевата си аудитория и познайте вашия списък с гости
Когато планирате събитие, една от най-важните неща, които трябва да знаете, е кои ще бъдат вашите гости и колко очаквате да присъстват. Въпреки че типът събитие със сигурност ще информира мястото за избор, един от най-големите ограничаващи фактори за събитието е неговият капацитет. Уверете се, че знаете поне точна оценка (това може да е диапазон) на броя на гостите, тъй като това незабавно ще ограничи опциите за мястото. Трябва също така да разгледате аудиторията си. Уверете се, че мястото не отразява само събитието, а вкусовете и очакванията на гостите.
Определяне на дати на събития
Проверете календара си, защото времето ще повлияе на много решения, включително на мястото на избор. След списъка с гости, датата на Вашето събитие ще бъде следващият ограничителен фактор.
В зависимост от вида на събитието, което планирате, може да откриете, че трябва да сте гъвкави с датата на мероприятието, за да получите желаното от вас място или ще трябва да сте гъвкави с избора си на място, за да получите желаната дата. Трябва да започнете планирането на място, като знаете къде сте гъвкави за вас или за клиента.
Ето няколко въпроса, които трябва да разгледате:
- Кога най-вероятно гостите ви ще присъстват на базата на графика си?
- Какви места имат подходящо и налично пространство за тези времена?
- Кога е най-доброто време за вашия мениджърски екип да проведе събитието?
Изчислете бюджета си
С бюджет от отворен тип всеки може да планира страхотно събитие и да има безкраен избор на избор на място. Но повече от вероятно, финансовите Ви ресурси са ограничени и трябва да сте наясно от началото на това, какви са финансовите ви ограничения - дори ако бюджетът на събитието ви е просто прогнозна оценка или диапазон. Планьорът на събития винаги може да планира голямо събитие в рамките на разумен бюджет.
- Дали местата попадат в рамките на Вашите бюджетни параметри за разходи за космически, технически и кетъринг услуги?
- Договорихте ли благоприятна ставка за услугите и показахте стойността на вашата роля?
- Позволили ли сте гъвкавост в бюджета си, в случай че разходите за договорената покупка надхвърлят плана?
Обхват на различни местоположения
След като номерата на списъка с гости и възможните дати на събитията бъдат стеснени, важно е да се идентифицират местата, където събитието може да се задържи. Хотели и събития или конферентни центрове са едни от най-популярните събития за корпоративни събития и сватбени тържества, но те не са единствените възможности.
Това е време да бъдете креативни в мисленето си. Помислете за следното:
- Въз основа на темата на вашата среща, какви три най-добри местоположения идват на ум?
- Къде вашите гости предпочитат да присъстват на тази среща?
- Какво ще бъде най-удобно за вашите гости?
- Освен в хотел, какви неочаквани местоположения биха могли да повишат процента на RSVP?
Намерете правилния тип пространство за събития
Мястото, което изберете, трябва да има подходящо място за вида събитие, което планирате. Ще бъде ли вашето събитие дансинг? Ще имате ли нужда от система за PA? Какво става с подиума на един високоговорител или с проектор? Каква настройка на таблицата ви е необходима? В допълнение към разглеждане на тези въпроси, тук са някои от най-добрите места за планиране на въпроси, за да си зададете въпроса:
- Събитието събитие отговаря ли на специалните критерии за вашата програма или събитие?
- Може ли мястото да задоволи твоята продукция, развлечения, A / V, звук и други технически нужди?
- Състоянието на съоръжението отразява високите стандарти на вашата организация?
Обмислете услугите и ограниченията на мястото
В допълнение към намирането на подходящия тип пространство за събития, вие ще искате да разгледате видовете други услуги, предлагани от мястото на провеждане и да решите тяхната стойност за Вашето събитие. Някои места ще имат предпочитан списък с доставчици, от който трябва да работите, за да намерите доставчици или доставчици за други услуги. Други места имат ограничения върху декор или други аспекти на самото събитие. Някои въпроси, които можете да зададете, включват:
- Това място предлага ли добри опции за паркиране или камериер?
- Дали това място предлага сигурност?
- Дали това място предлага допълнителни услуги като кетъринг, флорални аранжименти, наемане на бельо и маси и т.н.?
- Това място има ли екип за настройка и почистване?
- Това място ли ограничава какви други доставчици работите?
- Дали това място има минимум храна и напитки?
Помислете за репутацията на мероприятието
Репутацията на място за служба е критична. Това често е разликата между провеждането на добро събитие и създаването на голямо събитие. Начинът, по който дадено място управлява своите съоръжения, персонал и клиенти, винаги ще бъде запомнено. За да получите представа за репутацията на мястото на провеждане, помислете за следните въпроси:
- Каква е мандатът на ръководителя на конференцията, мениджъра на кетъринга или изпълнителния готвач?
- Управлението ще ви третира като VIP клиент или просто като една от множество програми?
- Колко гъвкавост е мястото, което желае да се разшири за вас?
- Имат ли препоръки или рецензии?
- Дали мястото предлага снимки от събития, подобни на вашите?
Планирайте посещение на място
Освен ако логистиката и времето абсолютно не го възпрепятстват, всеки плановик на събития трябва да извърши проверка на място, преди да се договори за всяко място. Снимките могат да бъдат изключително полезни, но има много аспекти, които могат да бъдат оценени само лично. Поискайте обиколка на мястото, включително всичко от паркинга до входа и мястото за провеждане на събитията в баните. Ще се радвате, че сте го направили!
Включете предпочитанията на клиента
В края на деня организаторите на събития трябва да представят препоръките си за местонахождението на клиента си (независимо дали става въпрос за вътрешен клиент като ръководители или мениджъри на компанията или външен клиент) и да получат одобрения. Единственият въпрос, който може да зададете на клиента по време на етапа на планиране на мероприятието, е клиентът да одобри моите препоръки? За да можете да отговорите на този въпрос с известна увереност, трябва да сте сигурни, че разбирате очакванията и предпочитанията на клиента от самото начало.