Службата за специални събития на кмета в Чикаго и Асоциацията на ресторантите в Илинойс работят заедно, за да планират и изпълнят този годишен хранителен фестивал .
Планиране на фестивал на храните в Общността
Дали голям фестивал за хранене като "Вкусът на Чикаго" или по-малка версия на същото, планирането на фестивалите в общността е значителна отговорност за местните власти и общинските ръководители на събития. Вкусът на Чикаго служи като голям случай за всяка общност, която обмисля подобна програма. Основните функционални области на всеки фестивал на хранене на общността ще включват следното:
- Операции
- Доставчици на храни
- Програмиране
- спонсорство
- Маркетинг / връзки с обществеността
- Счетоводство / управление на договори
Ще се впуснем по-дълбоко във всяка област, но първо, нека се почувстваме за графика и общото управление на такова събитие, използвайки действителното планиране на вкуса на Чикаго.
Общностна програма за планиране на фуражите
За всеки, който се приближи за този тип събитие за първи път или за тези, които обмислят разширяване на съществуващ фестивал, е важно да започнете планирането най-малко една година преди вашето събитие.
За осезаем пример, кметството на специалните събития следва следния груб график за всеки вкус на Чикаго:
- 12 месеца : Определете местонахождението, датите и грубата скица на картата на фестивала. Включете съответните градски агенции на всяка крачка от пътя
- 9 месеца : Актуализирайте картата на фестивала и започнете да работите с RFP
- 6 месеца : Потвърдете доставчиците, спонсорите, програмистите и доставчиците
- 4 месеца : Завършете забавленията и потвърдете функционалната област
- 3 месеца : Изготвяне на фестивални маркетингови материали
- 1 седмица : Управлявайте натоварването на операциите
- 1 ден : Управлявайте зареждането на продавача
- Заключение на събитието : Управлявайте натоварването на операциите
- 1 седмица след : Задръжте срещата за приключване и направете препоръки
Общ мениджмънт на фестивала в Общността
Като държавна агенция, кметството на специалните събития отговаря за вкуса на Чикаго и дълъг списък от други събития по езерото Чикаго, фестивали квартал, както и други области. Вкусът е уникален в Чикаго, защото това е безплатно събитие, но приходите от "Вкус" плащат за повечето от всички други събития, управлявани от офиса.
С опит за управление на фестивала, който датира от 1980 г., повечето от функционалните екипи в Кабинета на специалните събития и Илинойс Ресторант Асоциация имат много опит в своите области. Това позволява на генералния мениджър на "Вкусът на Чикаго" да се съсредоточи върху усилията за планиране и изпълнение на всички участващи страни и да поддържа събитието на пистата.
В допълнение към членовете на кабинета, генералният директор работи с най-малко 20 различни градски бюра и агенции, включително (но не само) следните:
- Полицейско управление
- Противопожарна служба
- отдел здраве
- Улиците и санитарните възли
- Парк район
- Служба за комуникации при извънредни ситуации
Друга важна функционална област, част от кабинета на специалните събития на кмета е управлението на счетоводството / договорите. Като правителствено събитие, процесът на възлагане на обществени поръчки е силно структуриран и всички споразумения трябва да следват насоките на града.
С осигуряването на график за планиране на мероприятията и осигуряване на общото управление на събитията, сега можем да разгледаме всяка от основните функционални области на събитието.
След като бяхме запознати с историята на събитието "Вкус на Чикаго" и използвахме планирането и изпълнението му като казус, ние сме готови да копаем малко по-дълбоко във всяка от основните функционални области на събитието.
Операции
Оперативната област е отговорна за подготовката на сайта, етапа и производството, поддръжката на събитията, сигурността и др.
Операциите изискват много срещи преди събитието, а оперативният екип е тясно свързан с оформлението на картата на събитията.
Това прави голяма промяна за включването на всички градски агенции в началото на процеса, според оперативния мениджър на "Вкусът на Чикаго". Оперативният екип управлява процесите за следното:
- Зареждане преди инсталиране (настройка)
- Операции по време на събитието
- Зареждане след събитие (скъсване)
Тези процеси включват затваряне на улици, изграждане на палатки, оператори на мотокари, дърводелци, електротехници, оборудване за поддръжка и персонал, охрана, логистика за камиони доставчици, управление на ремаркета и др. Помислете какво ще се справя с екипа ви по операцията и какво ще сключат за вашето събитие. Какви други агенции ще трябва да работят вашият екип? Свържете се с тях възможно най-скоро.
Ресторанти / Доставчици
Като се има предвид сложността и размерите на фестивалите за храна като "Вкусът на Чикаго", Илинойс Ресторант Асоциация заема водеща роля в управлението на продавачите на храни, които участват в ежегодното събитие. За "Вкусът на Чикаго" през 2015 г. събитието се съчетава с 60-те купувачи на храни, включително 19+ нови ресторанта, които представляват много от кварталите на Чикаго. Разбира се, в Чикаго, някои продукти винаги ще бъдат намерени при продавачите на храни, избрани за събитието, включително пица, ребра, сладолед и чийзкейк. Фестивалът за храна на общността вероятно ще има и традиционните си храни.
Това е престижно място да бъде избран за продавач на ресторанти, който участва в този конкретен хранителен фестивал, а критериите изискват участниците да бъдат местни ресторанти, които отразяват кварталите на Чикаго. Освен това те трябва да могат да се справят със силата на звука и да имат напълно чисто състояние в града. Участващите ресторанти се подлагат на следните курсове и проверки:
- Попълнете курса за удостоверяване на летния фестивал за санитарни сертификати в Илинойс
- Отделението по здравеопазване в Чикаго посещава щандове три пъти дневно
- Управлявайте потока от инвентаризация между кабините им и хладилните камиони
Когато става въпрос за събитието в общността, помислете какви критерии може да изискват от участващите производители на храни и колко искате да имате. Първата година може да бъде трудна, но с успех всяка година, най-вероятно ще откриете, че имате все по-желателни участници.
Програмиране
Вкусът на Чикаго е общо събитие в общността. Това означава, че докато "храната" е това, което привлича тълпите, това са другите дейности, които държат хората там. През годините екипът по програмирането включи в цялостната програма много от следните елементи:
- Безплатни концерти на няколко етапа (национални и местни изпълнители)
- Готварски демонстрации павилион с топ готвачи и автори на готварски книги
- Семейно селище, включващо детска сцена
- Екологична шатра за "зелено" образование
- Спортен павилион с фитнес съвети
- Международен павилион (пазаруване)
- 2-миля пеша
- Доставчици на храни
- Будвайър Клайдсдейлс и техните близнаци
- Разходки с развлечения
- Програма за фойерверки
- Церемония по откриване
Помислете какви други програми и дейности може да искате да включите в храната си фестивал.
спонсорство
Вкусът на Чикаго включва няколко категории за спонсорство , което е основен източник на финансиране и подкрепа в натура. Корпоративните специалисти по маркетинг и корпоративните събития планират да участват в събития в общността като "Вкус", за да подсилят своята марка и да получат изложение.
Гостоприемството е елемент, който някои от спонсорите включват в своите пакети, позволявайки на тези спонсори да получат благоприятен достъп до някои места за сядане и частни палатки, за да хостват свои собствени клиентски събития.
Видовете спонсори по време на вкуса включват следното:
- Клетъчни комуникации
- Верига магазин за хранителни стоки
- Компании за напитки
- Търговия на дребно и банки
- Авиокомпания и хотели
- средства
- Автомобилните
- Доставчици на храни
- Ресторанти
- Фитнес и здравни организации
- Градски парк и обществения транспорт
Помислете какви местни корпоративни спонсори може да са заинтересовани от финансирането на събитието в общността и помислете какви видове пакети и ползи можете да предоставите на тези спонсори.
Маркетинг / връзки с обществеността
Маркери, които работят по вкуса на Чикаго, са в завидна позиция, защото това е типа събитие, което автоматично привлича вниманието на медиите в Чикаго и другаде. Още по-добре, медийните спонсори също спомагат за популяризирането на вкуса. Това означава, че Кметството на специалните събития не трябва да харчи твърде много за традиционните форми на реклама, за да разпространява думата и да популяризира събитието .
Търговците рекламират събитието, като направят отделни съобщения за пресата във всяка област на събитието, поддържат уебсайта на събитието и изготвят брошурата за събития. Тези елементи изискват тясно сътрудничество с всички останали функционални области, за да се документира планирането и промяната на съдържанието, тъй като те се случват.
В началото може да се окаже трудно за фестивалите за храна на общността да се получи такава експозиция, че големи и добре познати събития като "Вкусът на Чикаго". Но помислете какви медии можете да достигнете до свободната преса и започнете да планирате маркетинговите си материали, които маркетинговият ви екип ще работи като уеб сайт, листовки и брошури.