Какво представлява "Пети Кеш"?
Петте пари в брой описват малки сделки на даден бизнес.
Терминът "дребно" се използва, защото е малък (дребни) суми на парични или парични сделки. "Petty" вече не е толкова малък, така че помислете за него като малки количества, които може да не мислите за проследяване. В тази статия ще използваме термина "дребни пари", за да включим множество малки сделки.
Например:
- Закупуване на кафе за кафето на канцеларията
- Плащане на такси за изминат участък или паркинг
- Обработка на служители на пица, за да отпразнуват постижение
- Купуване на малък подарък по пътя към бизнес среща.
Защо Petty Cash е важен?
Петте парични транзакции се увеличават. Не документирането и проследяването на тези малки покупки може да означава много потенциални бизнес разходи, оставени без претенции, като да ги изхвърлите.
Нека да разгледаме няколко примера:
- Ако използвате чашите Keurig за кафето си в офиса, дори ако купувате евтино и в насипно състояние, това ще ви струва около 26 цента на чаша. За един обикновен служител за пиене на кафе, това са две чаши на ден около 200 дни в годината, което е над 100 долара за този един служител. Умножете го по броя на служителите и имате голяма сума пари.
- Пица за 10 души може да струва $ 50. Ако го правите веднъж месечно, това е $ 600 годишно. Без да пазиш рекорд означава $ 600 в загубени разходи.
Как трябва да се записват дребни парични транзакции?
Можете да записвате на фишове или списък, което е по-лесно. Важно нещо, което трябва да запомните, е, че всяка операция трябва да бъде записана и трябва да включва:
- Дата на транзакцията
- Размер на транзакцията
- Общо описание на транзакцията ("понички за офис среща" например)
Не е необходимо да записвате номера на сметката по време на транзакцията.
Когато попълвате малки пари , групирайте транзакциите по номер на сметка и ги въведете в счетоводната си програма.
Мога ли да проследя онлайн сделки с малки пари?
Смартьорите собствениците на тези дни плащат за бизнес сделки с бизнес кредитни карти или дебитни карти и приложения. Можете да проследявате паркирането с приложение и можете да използвате автоматична система за изплащане на таксите, за да елиминирате времето, прекарано в лентата "само на пари" на пътя с такса за изминат участък. Разбира се, плащането с вашата дебитна или кредитна карта прави лесно проследяването на малки разходи. Просто не забравяйте да посочите бизнес целта на разписката.
Какво ще стане, ако бизнесът ми все още има каса за пари?
Много от бизнесите имат малък паричен фонд в офиса, особено търговските предприятия, които имат клиенти, които плащат в брой. Касовата кутия се използва за извършване на промени, а в някои случаи и за малки бизнес сделки. Обикновено кутията започва с баланс в брой, в подходящи деноминации. След това, когато касовата кутия се сниши, тя се попълва.
Ако средствата от касовата кутия се използват за малки покупки, запазете регистрационен файл в кутията, така че тези покупки могат да бъдат записани.
Как да се уверя, че всички дребни парични транзакции се записват?
Вашата отговорност като собственик на фирмата е да установите правила за използване на дребни парични средства, да следите дребни парични транзакции и да се уверите, че служителите използват отговорни пари в брой. Някои възможности:
- Дайте на доверените служители бизнес дебитна карта и ги изискайте да се обърнат в детайли по бизнес цел за всичките си дебитни покупки.
- Изискване на служителите, които използват собствени автомобили за бизнеса, да имат устройство за проследяване на таксите. Можете да го предоставите и да получите подробностите. Ще се нуждаете от служителя, за да проверите целта на бизнеса.
- Ако служителите имат смартфони за бизнес употреба, изискват от тях да включват приложения, за да заснемат разписки по снимки или да ги изпратят в счетоводството.
Дънната линия на Petty Cash:
Създаването и следенето на дребните пари трябва да бъде част от цялостната система за водене на отчети за вашата компания.
Не забравяйте, че ако не го запишете, не можете да го приспаднете като бизнес разходи. Уверете се, че се възползвате от всички тези дребни парични транзакции, за да можете да заявите по-легитимни бизнес разходи и да намалите данъците си за бизнеса.