Формуляр I-9 също е основа за по-нататъшна проверка от страна на работодателя, използвайки системата E-Verify .
Преди да започнете да попълвате формуляр I-9
Съхранявайте копия на формуляр I-9, преди да започнете да наемате първия си служител. Уверете се, че имате най-новата версия на формуляр I-9. Настоящият формуляр, чиято дата на валидност е 31.3.2016 г., трябва да бъде използван от работодателите за проверка на заетостта след 7 май 2013 г.
Копия от формуляр I-9 (PDF формат) са на разположение на уеб сайта на САЩ за митнически и имиграционни услуги (USCIS). Този формуляр може да бъде попълнен онлайн и след това да бъде отпечатан за подписи.
Формуляр I-9 трябва да бъде завършен по време на наемането и вие (работодателят) трябва да съхранявате всички формуляри I-9 за всички служители. Ако формулярът е попълнен изцяло и сте приели документи, представени от служителя, можете да го уволните, ако установите, че служителят е представил погрешно статуса си на работодател или дали формулярите, представени от служителя, не са валидни ,
Завършване на раздел 1 - Информация и атестиране на служителите
Раздел 1 се попълва от служителя. Служителят трябва да включва име, моминско име, адрес и дата на раждане. Служителят трябва да включи номера за социално осигуряване, но този номер е по избор, освен ако вашата фирма използва системата E-Verify.
Служителят след това удостоверява статута си - едно от следните:
гражданин на Съединените щати
гражданин, който не е гражданин на Съединените щати
Законно постоянно пребиваващ (включително Alien #)
Извънземно лице, упълномощено да работи (включително Alien # или Admission #) до (включително дата на изтичане, ако е приложимо)
Някой може да помогне на служителя да попълни раздел 1 на формуляр I-9. Разделът за сертифициране на подготвител и / или преводач трябва да бъде попълнен от помощника. Не забравяйте да отпечатате името и адреса на помощника.
Завършване на раздел 2: Преглед и проверка на работодателя
Раздел 2 се попълва от работодателя. Трябва да прегледате необходимите документи, за да проверите както (а) самоличността, така и (б) работоспособността на служителя. Обърнете внимание, че документите в списък А, като например паспорт в САЩ, удостоверяват както идентичността, така и допустимостта за работа. Документите в списък Б удостоверяват самоличността и документите в списък С удостоверяват, че отговарят на изискванията за работа. Трябва да имате един документ от всеки от списъците B и C, ако нямате документ от списъка A.
Допустими документи
Списък на приемливите документи е включен в формуляр I-9. Повече информация за приемливи документи, включително примери за документи, можете да намерите в наръчника на USCIS за работодатели.
Бележка относно картите за социална сигурност: Не можете да приемете ламинирана карта за социална сигурност или карта за социална сигурност, която гласи "не е валидна за целите на наемането на работа". Отпечатванията от администрацията за социална сигурност, показващи информация за социална сигурност за служител, не са приемливи заместители на социалноосигурителна карта.
Документите, представени за проверка, трябва да съответстват на статуса на допустимост, удостоверен от служителя. Ако представените ви документи не са в съответствие със статута, който е удостоверен от служителя, не можете да ги приемете. Например, ако служител удостовери, че той е гражданин на САЩ, но ви показва "зелена карта", не можете да приемете документа.
Дати на изтичане на документите
Някои документи, като паспорт или разрешение за работа, имат дати на изтичане. Документите, които са изтекли, не са приемливи за проверка. Ако даден документ изтича в бъдеще, трябва да го приемете, но отбележете датата на изтичане на срока в системата за водене на отчетност на служителите си. Ако даден документ изтича и служителят не предостави нов документ, показващ бъдеща дата на изтичане на срока, този служител вече няма право да работи в САЩ. Ако фирмата ви е инспектирана, може да бъдете обект на глоби и наказания за продължаване на наемането на това лице ,
Само оригинални документи
Всички представени документи трябва да бъдат оригинали. Фотокопията не са приемливи. Ако имате въпрос дали даден документ е копие, потърсете печат или печат от правителствена агенция на САЩ или от държавно, областно или общинско правителствено образувание.
Ако документът има различно име от името, дадено от служителя на I-9, задайте въпроси. Могат да се приемат слаби правописни вариации на имената, докато документът изглежда оригинален и се отнася до човека.
След като прегледате документите и направите разумно убеждение, че и двете са (а) истински (не копират или по друг начин съмнителни) и (б) се отнасят до назначения служител, трябва да удостоверявате под наказание за лъжесвидетелстване, че доколкото си знаете , служителят е упълномощен да работи в САЩ Включете датата, на която служителят е започнал да работи за вашата фирма. Подпишете, дата, отпечатайте името и заглавието си и включете адреса на фирмата.
Раздел 3 Актуализиране и повторно потвърждаване
Раздел 3 се използва за актуализиране на информация за изтекли документи, които позволяват да се добави към формуляра нова дата на валидност на документа.
Съхраняване на копия на документи
Ако фирмата Ви използва системата E-Verify, съхранявайте фотокопия на всички документи. Ако не използвате E-Verify, не е необходимо да съхранявате копия на документи. Ако запазите копия, направете това за всички служители.
След като формуляр I-9 е завършен - какво да правите
Вие като работодател трябва да съхранявате копие от попълнения формуляр I-9 за всички служители. Не е необходимо да изпращате този документ на американска държавна агенция.
Подробностите в тази статия са предоставени, за да ви помогнат като работодател, за да разберете изискванията за попълване на формуляр I-9. Те не са предназначени да бъдат включени. Не забравяйте да прочетете целия документ I-9, за да сте сигурни, че попълвате този документ напълно и правилно.
Коригиране на грешките
Правилните грешки на формуляр I-9 в същата е като вашите други важни документи. Не използвайте whiteout или се опитайте да изтриете грешката. Стандартната процедура за коригиране на грешки в важни документи е:
- Прекарайте неверни данни (уверете се, че информацията все още може да бъде прочетена)
- Направете промяната
- Датата и началната промяна.
Съвети за попълване на формуляр I-9
- Вие като работодател може да определите служител или някой друг да попълни работодателя части от формуляр I-9. Но INS казва: "Ако някой друг попълни формуляр I-9 от ваше име, той или тя трябва да носят пълни отговорности от I-9".
Служител може да получи помощ, като завърши раздел 1. Уверете се, че помощникът попълва блока "Подготовка и / или сертификат за преводач" и подпишете знака на служителя. Повече информация - отговори на въпроси относно формуляра I-9
Вижте тази статия с отговори на често задавани въпроси относно формуляр I-9 и проверка за допустимост на заетостта- От вас се изисква да защитите личната информация, предоставена от служителите, във формуляра I-9 и в подкрепящите документи. Използвайте тази информация само за целите на I-9 и съхранявайте документите на безопасно и сигурно място, като например заключен файлов шкаф, на който има само няколко доверени лица.
- Някои държавни агенции по заетостта в САЩ могат да проверят дали са наети на работа и да сертифицират служителите, които те изпращат. Уверете се, че в този случай получавате и съхранявате копие от сертификацията от държавата си.