Характеристики, които да търсите в онлайн софтуер за заплати
Не е чудно, че много малки фирми се обръщат към услугите за заплати за тези задачи.
Но коя услуга за заплати е най-доброто?
Какво представляват услугите за заплати?
Има два вида услуги за заплати: онлайн услуги и (за липса на по-добър срок) лични услуги. Онлайн услугите могат да бъдат приложения или онлайн базирани. Личните услуги са бизнес, собственост на физическо лице, което може да прави заплати онлайн или които може да са местни.
Процесът на оценяване работи по същия начин и за двата вида услуги за заплати. Но тази статия ще се фокусира върху онлайн услугите. Ето някои функции, които трябва да имате предвид:
Колко струва една онлайн услуга за заплати?
Първото нещо, което собствениците на бизнес искат при търсенето на услугата за заплати, е: "Колко струва?" Докато разходите са важни, други фактори са също толкова важни.
Разгледайте цената на услугата сега и в бъдеще. Ако имате много малък бизнес само с един или двама служители, може да поискате да ограничите разходите си, като използвате мащабируема услуга, при която цената е минимална само за няколко служители и която се увеличава при добавянето на служители и услуги.
За повечето от услугите за заплати, които разгледах, цената е месечна, така че можете да промените по всяко време. Повечето се основават на разходите за броя на служителите. Някои предлагат опция за 1099 за плащане на изпълнители, продавачи или лица на свободна практика. (В края на тази статия ще намерите кратък списък с разходи.)
Разходите се предлагат на две нива за някои от услугите: основна услуга, която просто изчислява и доставя заплати, може би с услуга W-2, както и опция за пълен сервиз, която също прави депозиране и заплащане на данъци върху заплатите и данъчни декларации, включително Формуляр 941 (тримесечен формуляр за отчитане на данъка върху заплатите).
Какво трябва да включва услугата за заплати с пълна услуга?
- Настройка, обучение и табло за управление. Системата трябва да е лесна за настройка. Трябва да имате табло за управление, което да ви води през процесите и да ви позволи да проверявате дейности, като подаване на документи и изплащания. Обучението трябва да е проста, с добри видеоклипове, които да ви помогнат да работите в различните процеси. Каква степен на владеене на заплати те възприемат? Повечето собственици на фирми имат малко познания, така че вашата услуга трябва да предоставя подробни основни познания за условията на заплатите, заплатите и подадените документи.
- Разплащателни сметки . Всяка от тези системи ви позволява да въведете информацията за всеки служител, включително формуляр W-4 за удържане на федерален данък върху доходите и друга информация, необходима за подготовката на заплати. Системите трябва да ви позволяват да пишете отпечатани чекове или да имате директни депозити (най-добрият начин). Консултирайте се с банката си относно неговите изисквания.
- W-2 форми. Вашата услуга трябва да ви предостави W-2 формуляри , годишния формуляр за заплата и данъчна информация за служителите, които трябва да предоставите на служителите през януари. Пълният вариант на услугата трябва да подава тези формуляри и в администрацията за социална сигурност в подходящото време.
- Фактуриране и депозиране на данъци върху заплати. Това вероятно е най-важната услуга. Да имаш някого и да платиш тези данъци е голяма отговорност. Системата с пълна услуга трябва да подава всички необходими документи за данък върху заплатите и данък върху заетостта за Вас. Те трябва да извършват плащания от ваше име в съответните федерални, щатски и местни регулаторни агенции. Формулярите трябва да включват формуляр 941 - тримесечен отчет за заплатите и данъците и федерални и държавни формуляри за данък безработица.
Услугата трябва също така да следи за държавните и местните данъци върху заплатите, което е огромна помощ, ако имате служители, работещи в различни градове и държави.
Какви други функции трябва да очаквате?
Данъчни гаранции. Вашата служба трябва да гарантира, че данъчните формуляри ще бъдат изпратени преди всички срокове и че плащанията ще се извършват навреме, така че да не се налагат глоби или наказания . Услугата трябва да се съгласи да плати глоби или наказания за закъсняло подаване или плащане. Ако те не правят тази гаранция, не ги използвайте.
Мобилна достъпност. Трябва да имате достъп до таблото за управление и да правите промени, да изпращате информация на компютъра, мобилния си телефон или таблета си или дори да извиквате информация.
Самообслужване на служителите. Някои от тези услуги имат табло за управление, на което служителите могат да влизат и да получават информация за своите годишни заплати.
Те биха могли да променят онлайн информацията за W-4.
Интегриране с вашата счетоводна система. Наличието на услугата за заплати се интегрира с вашата счетоводна система и ви спестява време и пари. Intuit Payroll се продава само с QuickBooks Online, така че това може да е добър вариант за вас, ако вече имате QBO. Софтуерът Patriot има счетоводна система, която можете да добавите към услугата за заплати.
Други важни въпроси, които да зададете
Поддръжка и сервиз. Това е наистина важно. Нещата се случват и заплатите трябва да се изпълняват в определено време. Трябва да знаете, че услугата ви е достъпна и полезна.
Най-високото ниво на обслужване е телефонното обаждане. Колко часа има помощното бюро?
Второто най-високо ниво е чат. Какви са часовете им?
Третото ниво е имейл. Колко бързо услугата ви отговаря на имейли?
По време на пробния период или през първите 30 дни се уверете, че се свързвате няколко пъти, за да оцените предоставената поддръжка.
Актуализации. Правилата за данъка върху заплатите и данъчните ставки се променят. Като оценявате системите, попитайте как те актуализират софтуера си и как те комуникират тези актуализации.
Сигурност. Колко сигурна е тяхната система? Дали в облака (вероятно)? Колко често се архивират?
Други допълнителни услуги, които може да искате
1099 Услуга. Някои от тези системи имат добавка (срещу допълнително заплащане), която ви позволява да плащате на договорни работници, продавачи и лица на свободна практика и да ги издавате на формуляри от 1099-MISC (подобно на формуляри W-2 за служители). Услугата трябва също да осигури подаване на формуляри от 1099-MISC с IRS.
Задържане на резервно копие . Ако плащате на не-служители, може да се наложи да вземете резервно възнаграждение от техните плащания. Ако имате услугата 1099, вашата услуга трябва да е в състояние да направи това и да издаде отчети.
Къде да проверите за потенциални услуги
Когато сте ограничили селекцията си до няколко услуги, проверете ги. Проверете онлайн рейтингите, но не зависи от тях твърде много. По-добро място за проверка е Better Business Bureau . Вижте какви жалби са били подадени срещу тази компания и как са били решени.
Какви са някои услуги за заплати, които да разгледате?
Ще намерите много услуги за заплати, ако търсите онлайн. Ето само няколко, за да започнете търсенето си. Избрахме опцията за пълен сервиз за всеки.
Аз въведох пълна услуга ТРЗ. Тази услуга е добавка към QuickBooks Online. Ценообразуването зависи от това коя версия на QBO искате и от нивото на заплатените услуги, от което се нуждаете. Ценообразуването е месечно.
Патриот Софтуер за заплати. Системата им за пълна заплата започва от $ 25 на месец за един служител, увеличавайки се с броя на служителите.
Paychex. Тяхната система се основава на броя на служителите. Те изискват писмена оферта от потенциален клиент преди да пуснат информация за ценообразуване.
Gusto: Ценообразуването им е $ 39 на база месечна цена плюс $ 6 на месец на човек (Предполагаме, че това означава, че на човек се плаща).
ADP има три нива на заплати, включително HR. Нямаше ценообразуване.
Как да изпробвате система за заплати
Един последен проблем: Проблемът с изпробването на тези системи е, че те изискват от вас да "излизате на живо" и не можете да издавате заплати повече от веднъж. Patriot и Gusto имат демо версии, които можете да опитате. ADP има два безплатни месечни работни заплати, но това означава, че сте ангажирани да работите два месеца с тяхната система.