Поуки, извлечени от планирането и изпълнението на събитията на Деня на майката на Y-ME
Специалните плановици - особено тези в неправителствения свят - знаят, че организирането на събитие за събиране на средства на открито е чудесна идея. Тези типове събития, както и други идеи за набиране на средства в общността, изискват планирането на събитието за следващата година да започне веднага след заключителното събитие за набиране на средства тази година. Важно е да се обсъди събитието и да се обсъди какво се е случило добре и какво може да се подобри, докато събитието все още е свежо в съзнанието на отбора.
Обсъждането на успехите и подобренията гарантира, че тези функции могат да бъдат включени или подобрени за събитието през следващата година. Такова проактивно планиране също добавя стойност за спонсорите. И, неизбежно, всички успешни разходки в общността се надяват да нарастват и да се разширяват от година на година.
Важно е да се съсредоточите върху основната цел на провеждането на такива събития: набиране на средства. За онези, които планират събитие, които преди са ходили на разходка в общността, едно от най-важните времена за планиране действително се случва след края на ходенето. За да научите повече за много аспекти на планирането и провеждането на разходка за набиране на средства в общността, ще разгледаме събитието, организирано от Чикагската организация Y-ME за рака на гърдата.
Денят на майката на Деня на майката е на гърдата
Y-ME е основана от двама оцелели от рак на гърдата през 1979 г. Неправителствената организация е била най-известна с многоезичната си Национална програма за рак на гърдата при пациенти с рак на гърдата.
Програмата спечели известност като единствената 24-часова гореща телефонна линия в страната, изцяло настанена от оцелели от рак на гърдата, които са обучени консултанти от връстниците. Но организацията организира и годишна разходка на средства за набиране на средства за Деня на майката, която подкрепи техните програми и услуги. Назад През 2007 г. Y-ME отгледа над 7 милиона долара с близо 43 хиляди пешеходци от 12 града.
До 2008 г. участваха 15 града. За съжаление, Y-ME затвори вратите си през 2012 г., но наследството от годишния си фонд за набиране на средства остава голям случай за неправителствени организации.
Голяма част от успеха на Y-ME за набиране на средства може да се отдаде на организирания подход към планирането и да следи първо най-важните цели. Председателят на специалните събития на организацията Лиз Клуг каза след рекордна година 2007: "Имаме план за различни точки във времето по време на процеса на планиране. Така че ще предприемем стъпки за популяризиране на тези най-критични точки във времето, за да се уверим, че сме успешни. Например в един град, където може да хостваме събитие за първи път, трябва да се съсредоточим върху това, да имаме чудесно място и място, където хората ще искат да се върнат. По пътя можем да се фокусираме върху кои кафенета ще пуснем брошури. "Нека да разгледаме как Клуг и екипът за планиране на събития Y-ME организираха такова успешно събитие.
Планиране Стъпка 1: Анализиране на числата
Хостването на разходка в общността или подобно събитие изисква обединяване на няколко различни съставни цели, но в крайна сметка асоциацията или благотворителността, домакин на събитието, прави това, за да събере пари за своята кауза.
Следователно, първата стъпка в планирането на следващото събитие се случва, когато текущото събитие завърши и по-голямата част от тази работа заобикаля "номерата".
"Ние разгледахме внимателно числата, след като събитието завърши", обяснява Лиз Клуг. "Ние направихме сравнение с това, което направихме тази година спрямо предходната [година]. Разгледахме опита на участниците. Оценявахме нашите категории спонсорство. Ние отговорихме на евентуални незабавни имейли за събитията. "Планиращите събития също ще предприемат незабавни стъпки, за да гарантират, че всички участници в тазгодишното събитие ще продължат и през следващата година.
Клуг също се вмъкна в детайлите. В оценките си тя погледна всичко от броя на доброволците, които участваха в обема на раздадени тениски. След това ще попита дали има нужда от повече или по-малко за следващата година.
Планиране на времевата линия
За тези, които организират общностно събиране на средства за набиране на средства, е важно да знаете какви стъпки трябва да се предприемат по различно време.
Повечето организации с нестопанска цел не разполагат с лукса на много служители и членове на комисията по доброволческа дейност, за да стимулират успеха на събитието. Но плановиците осъзнават, че трябва да се уверят, че те работят в тясно сътрудничество с кабинета на кмета на града и с обществените работи, за да направят събитието в обществения календар.
Klug предполага, че първата стъпка след анализа на числата от миналата година е да се съсредоточи върху корпоративното набиране на персонал. Ако събитието не е нова програма, важно е да спечелите корпоративната подкрепа за събитието през следващата година, веднага след приключването на тазгодишното събитие. "Ние се съсредоточихме върху подновяването на спонсорството, когато представихме доклада за приключване на събитието", казва Клуг. Тя също така предлага следните акценти за проектанти, които се интересуват от организирането на обществена разходка като събитие за набиране на средства:
- Идентифицирайте корпоративните спонсори
- Разработване на програми за ходещи екипи
- Определяне на събития
- Започнете да се подготвяте
- Финализиране на логистиката на събитията
- Задръжте събитието
- Задръжте събитие "благодаря"
- Оценявайте и започнете последващо събитие
Y-ME ще наеме и външна логистична фирма, която да се справи с много от логистичните си изисквания. Но една от най-полезните е въвеждането на онлайн система за регистрация.
Успешна система за онлайн регистрация
Y-ME бързо научи за значението на използването на интернет за онлайн регистрация и оттогава силно се застъпи за използването на технологията за онлайн регистрация и набиране на средства.
Те инвестираха в онлайн система за управление на взаимоотношенията, която да служи като уебсайт за състезанията през 2003 година. Този тип система служи като личен уебсайт за доброволци, за да правят персонализирани призиви за дарения и друго участие. Той събира информация в една база данни и служи като инструмент за ходене на отбори капитаните да насърчават членовете си.
Онлайн участниците се увеличиха от 4000 на 11 594. Онлайн даренията са се увеличили от 5000 до 19,650. Екипът Y-ME вярва, че е допринесъл за постигането на цел от 2,35 милиона долара, а като бонус технологията намалява административните разходи с около 20 000 долара.
Такава система може също така да служи като важен комуникационен инструмент, който позволява на организацията да продължи и да продължи да включва съставки отвъд самия ден на състезанието.
Ден на състезанието
Разходките в общността се планират най-често сутрин. В зависимост от сложността на сигнализирането и местоположението, настройката за събитието обикновено може да започне още една седмица преди събитието, като повечето дейности се случват няколко дни преди ходенето.
Когато Y-ME ще планира за ежегодното събитие за набиране на средства, екипът обикновено ще се опита да ограничи района, в който са ходили, така че да не изисква значително количество ресурсно време, за да изпълни определени оперативни задачи като затваряне на улици. Разходките им обикновено не са конкурентни, така че помага и те да не трябва да обмислят изискванията, необходими за по-конкурентна раса.
Графикът за самия ден на състезанието обикновено тече, както следва:
- Екипът за планиране на събития пристига (2,5 часа преди ходене)
- Доброволно настаняване (2 часа преди ходене)
- Спонсор за регистрация и настройка (2 часа преди ходене)
- Регистрацията започва (1.5 часа преди ходене)
- Настройка на стартовата линия (30 минути преди ходене)
- Откриване на церемониите (10 минути преди ходене)
- Състезанието започва
- Започва забавлението на основния етап (1 час след разходката започва)
- Официална основна фаза Забележки (след завършване на разходката, при 1.5-часова оценка)
- Програмата завършва официално (3 часа след ходенето)
- Разбивка на събитията започва (след официалното приключване на събитието)
Съвети за планиране на общностна разходка или бягство
За организациите, които се интересуват от провеждането на разходка или пърформанс в общността, Klug предлага няколко предложения, които ще помогнат за успешното провеждане на събитието .
- Започнете с топла вода, включително добре свързани доброволци, спонсори или голям екип. Определете измерими резултати.
- Оценявайте събитията на конкурентите във вашия град / място, за да определите най-добрите практики и области за подобряване.
- Работете с офиса на кметството и парковете, за да обсъдите необходимите разрешителни и логистиката на събитието: време, местоположение, брой участници. Уверете се, че сте готови за тези срещи.
- Разберете бюджета си и се уверете, че поддържате оперативните си разходи до 25-30% за ново събитие. Някои благотворителни организации ще се стремят към 15-20% от общите разходи.
- Защитените спонсори да поемат 100% от оперативните разходи на вашето събитие.