Това е по същество конференцията преди конференцията.
За тези, които не планират чести срещи, може да се окаже неудобно или неудобно в началото на среща, тъй като може да включва нови термини или език, като например "събитие" или "поръчка на банкет".
Какво трябва да планират мениджърите на събития от предварителна проверка?
Предварителна среща е среща, която се провежда с доставчици и доставчици на събития, където е планирано събитието или програмата да се осъществи. Тя се провежда обикновено един или два дни преди действителното събитие и е различна от разходката, която се случва в деня на събитието.
Някои хора могат да обединяват предварителни срещи с планирането на по-големи конференции, конгреси, конгреси и програми за стимулиране. Все пак е обичайно да се провежда предварителна среща за семинари и други специални събития.
Какво да очаквате по време на предварителна среща
Предварителната среща позволява на плановиците на събитието да преразгледат цялата окончателна логистика за дадена програма с ръководния екип на доставчиците, участващи в програмата.
Обикновено предварителното съвещание се координира и насрочва от мениджъра на конферентните услуги на мероприятието. Той или тя ще покани мениджъри от различни сфери, участващи в събитието, да прегледат логистиката на тяхната конкретна роля за дадено събитие.
Това е отлично време за срещата или събитието планира да установи връзка с всички участници.
По време на предварителната проверка е подходящо организаторът на събитието да подчертае някои от ключовите цели на събитието, включително важна информация за организацията, домакин на събитието, ключовите послания, които се предават на събитието и важни VIP.
Pre-Con е най-подходящото време за преглед на събитието
Режимът на събитието е известен също като спецификации на събитието. Тя включва цялата необходима информация за програма или събитие, включително подробности за самата програма. Тези елементи могат да включват някои или всички от следните неща: дати, часове, контакти, потребителски профили, спешни контакти, храни и напитки, транспорт, информация за доставка, таксуване, аудио / визуални и други специални нужди.
Всеки мениджър на отдел ще прегледа своето разбиране за събитието , включително съответните подробности и типичните оперативни процедури. Те също така ще преразгледат своето разбиране за договора за събитие и информацията, която по-рано беше споделена за поръчките за банкетни събития.
Срещите и събирачите на събития трябва да помнят подробни въпроси, свързани със спецификациите на събитието през това време, като например нивата на персонала и имената на ключовите контакти по време на действителното събитие от всички представени области. Ключовите елементи от предварителното обсъждане могат да включват преглед на:
- Изисквания за храни и напитки
- Заявка за списък с стаи за гости (ако е подходящо)
- Конференцията и търговското изложение представят изисквания
- Заседателна зала и изисквания за пространство за търговски изложения (планове на етажите)
- Технически изисквания, като електрически и телекомуникационни
- Подробности за поставянето на знака
Това е идеалният момент да направите промени в последната минута. Макар че не винаги ги харесват, повечето доставчици и доставчици очакват разумни (и неразумни) промени. Разбира се, ако предварителният график е насрочен за времето, когато настройката е в ход, помислете за провеждане на ранна стайна проверка, за да се уверите, че всичко върви гладко.