Това е един урок, който научих бързо като координатор на място и по-късно разработих собствен контролен списък за настройка, за да задоволя (и заемах) клиентите по време на натоварения от стрес период на настройка.
Имате вашите колички готови
Първото нещо, което вашият клиент ще иска да направи, е да разопакова всичките си доставки за събития от техния автомобил. Това може да е трудна задача, особено ако ситуацията на паркирането е трудно за навигация. Представете си, че някой, който ходи на мястото ви с тежки кутии - какво е първото нещо, което ще търсят? Отговорът е, разбира се, количка или нещо друго, което ще облекчи натоварването им и ще направи значително по-лесна работа за разтоварване. Притежаването на количките правилно, когато ходят на място, е лесен начин да ги накараме да се чувстват "облекчени" само като се покажат.
Подгответе регистрационните таблици
След това в списъка с неща, които трябва да направите за повечето клиенти, се извършва регистрацията. Това означава, че мястото ви е по-добре да разполагат с всички компоненти на регистрацията, преди да пристигнат.
Това включва всички маси, столове, електрически и первази. Организирането на маркери с имена и материали за регистрация ще отнеме много време на планиращите събития и те не трябва да чакат да получите тези прости неща, за да започнат.
Всички стаи са снабдени с маси и спално бельо
Определянето на всички маси и столове в пространството за събития очевидно може да отнеме известно време.
Надяваме се, че ако идваш от по-ранно събитие, ти казал предварително на клиента кога да очакваш, че всички компоненти на стаята ще бъдат настроени. Ако клиентът ви влезе в стая с десетки работници, които се опитват да се махат на маси и столове, те вероятно ще се паникьосат. В идеалния случай оперативният ви екип ще разполага с всичко, което е настроено с покривки за маса, така че планиращите да могат да започнат да поставят центрове, аукционни предмети и т.н.
Вземи всички знаци на ранен
Само защото водещият плановик знае как да навигира в сградата, не означава, че екипът му за поддръжка поддържа това. Можете да спестите на всички много ненужни караници, като актуализирате знаците в рамките на вашата сграда, веднага щом периодът за настройка е на път да започне. Имайте предвид, че продавачите като цветари и диджеи също трябва да знаят къде да отидат. Това са всички неща, които можете да прегледате с клиента си преди деня на събитието, но също така е необходимо да се погрижите за големия ден.
Прегледайте документите на BEO и фактурите
Отново вероятно сте изпратили няколко документа по имейл през дните, водещи до събитието, но никога не боли да ги преглеждаме за последен път. Въпреки че времето за настройка е забързано, трябва да отделите 15 минути, за да разгледате тези документи заедно. Координаторите на място трябва да имат готов за клиента пакет, който включва BEO, диаграма на помещения и бъдеща фактура.
Много малко опитни планиращи ще предадат възможността да преразгледат тези важни документи.
запознанства
Не забравяйте да донесете ключовите членове на вашия екип на клиента си за официално представяне. Този списък включва мениджъра на кетъринга , банкетен капитан, оперативен надзор и аудио / визуален координатор. Помислете от името на вашия клиент, когато представяте екипа - има ли някакви подробности, които трябва да се обсъждат лице в лице с вашия мениджърски екип? Започването на кратък разговор е ефективен начин да се подчертае кой отговаря за всяка област.
Този кратък списък с елементи за настройка на събития ще стигне далеч към запазване на щастието на клиента ви при пристигането. Като основен представител на мястото си, винаги е най-добре да давате на клиентите си номера на мобилния ви телефон, в случай че нещо се обърка, докато работите във вашия офис.
Не забравяйте, че те могат да бъдат разочаровани, ако имат нужда от нещо, но те ще бъдат още по-разочаровани, ако не могат да намерят някой, който да им помогне!