Използвайте тези четири експертни съвети, за да запазите разходите за извънреден труд
Не само, че извънреден труд се класира като една от най-големите текущи разходи за повечето компании, но правилното или неправилното управление на извънреден труд може да означава разликата между скъпите съдебни дела, ниския морал и уязвимостта към промените в регламентите за извънреден труд.
През последните години на нестабилни икономически времена много служители се стремяха да се докажат като твърди работници, които не се оплакват, че работят малко повече време - без да включват непременно някои или всички от тях в техните разписания.
Много работодатели мълчаливо или дори изрично подкрепиха това отношение. Ашли Динсдейл, купувач на "Макси, който работи по 50 или повече часа седмично, казва:" Съкращения се случиха в предишния ми работодател. Сега влизам рано и изпращам имейли, за да знаят, че съм там.
Мисли Проактивно
Въпреки че извънреден труд често е затрупан с разходи и клопки, това не трябва да бъде по този начин. Проактивното управление на извънреден труд, избягването на изненади и подготовката за бъдещето може да намали разходите Ви, да защити фирмата ви от съдебни действия и да подобри морала в компанията.
Следните четири експертни съвета могат да осветяват някои от проблемите с извънреден труд и да ви помогнат да избегнете големи клопки и изненади, когато става въпрос за разрешаването на потенциални проблеми.
1. Проследявайте времето на служителите. Средният американски работник, според Бюрото по трудова статистика, работи малко повече от четири часа извънреден труд на седмица. Това е 208 часа годишно.
Оценявайки средната заплата от $ 21 на час, половин час, общата сума възлиза на $ 6,552 на служител на година. С персонал от 20 служители това са само 131 040 долара за разходите за извънреден труд.
Какво можете да направите, за да избегнете изненади, когато става дума за извънреден труд? Един от най-големите налични ресурси е мобилното проследяване на времето, което включва предупреждения за информиране на служителите и мениджърите, когато праговете надхвърлят времето.
Проследяването на времето за служителите също така позволява на мениджърите и собствениците на фирми да виждат и адресират моделите в цялата компания и на отделното ниво на служителите, когато става дума за извънреден труд. Дали един служител постоянно натрупва извънредни часове всяка седмица?
Дали извънреден труд произтича от недостиг на персонал, тежки натоварвания по проекти или служител, който има допълнително време на ръцете си и иска допълнително заплащане? С голяма картина на времето, прекарано и разпределянето му по различни проекти, мениджърите могат да вземат информирани решения относно ресурсите и извънреден труд.
Не се страхувайте от часовете за проследяване само за часови служители. Знаейки точно колко много хора допринасят, е от решаващо значение да направим интелигентен избор и да се справим с потенциалните предстоящи федерални промени в регулирането на извънреден труд.
Следенето на времето също избягва закръгляването, което обикновено се случва достатъчно невинно, но обикновено попада в полза на служителя. Американската асоциация за заплати оценява 10 минути закръгляне на всяка смяна на служител. Уверете се, че избраната от Вас система ви помага с DCAA и DOL съответствие, за да се защитите с лесни за намиране записи в случай на държавни одити или трудови спорове.
2. Обърнете внимание на класификацията на служителите. Трябва да сте наясно, че ако вашият служител е заплатен, но прави по-малко от $ 23,660 годишно, все още се изисква да плащате извънреден труд и този праг е на ръба на рязкото покачване.
Да не говорим, класифицирането на служител като освободен със заплата под $ 23,660 годишно или на позиция, която не отговаря на условията за освобождаване от статут просто, за да се избегне изплащането на извънреден труд, не е стабилна стратегия. Значителна част от трудовите дела, които са се увеличили от 2004 г. насам, произтичат от неправилно класифициране и обезщетение за забавени плащания, дължими в извънреден труд за допълнителни часове безработни.
За целите на убеждението няма значение пред съдилищата дали сте умишлено неправилно класифицирани или невинно неправилно класифициране на служителите; това е вашата работа като работодател, за да гарантирате, че класификацията е правилна за вашите служители и не е манипулирана в опит да се намалят разходите. Санкциите за неправилно класифициране включват до две години неусвоени плащания за дължими часове за извънреден труд и ако се счита, че сте умишлено погрешно класифицирани на служителя, ще дължите три години назад.
За да сте сигурни, че вашите класификации са до смъркане, редовно оценявайте задълженията и отношенията на служителите си с компанията и се консултирайте с адвокат в сиви области. Може да се наложи да платите законната такса, но това е малка щипка в сравнение с потенциалните последици.
3. Комуникирайте очакванията. Един от най-добрите начини да се справите с извънреден труд е да подобрите комуникацията около обекта. Направете очаквания ясно на служителите, изрично обучете мениджърите и служителите на очакванията и отпуснете в навечерието каквито и да е навици на служителите, които не записват извънреден труд "от добротата на сърцата си".
Може да има много неизказани правила за това, кога да се записва работата за почасовите служители, отколкото мениджърите или собствениците на бизнес, но работят без заплащане все още са основание за съдебно действие, дори ако одобрението е мълчаливо. И без значение колко добри са сърцата на служителите ви, работата без заплащане в крайна сметка изяжда морал и прозрачност в компанията.
Особено важно е да се изяснят вашите очаквания относно технологиите. Проверката на електронната поща и очакването на служителите да реагират в часовете на изчакване може да изглежда достатъчно безобидно, но минутите се увеличават. Много компании очакват служителите да са на разположение в извънработно време за електронна поща, но това е потвърдено в съда като работа. Може да бъдете шокиран да откриете колко "часове" вашите служители всъщност излизат от часовете по тази задача сами.
Катарин С. Джовани, президент на "Триъгълник портиер", казва: "Всеки се опитва да изтръгне 36 часа в 24-часов ден, а в крайна сметка технологията не помага, защото можете да вземете офиса си с вас. "Уточнете вашите очаквания относно електронната поща и след това се уверете, че държите всички, мениджъри и служители наред със стандартите, които определяте.
4. Подчертайте кръстосаното обучение. В някои компании разходите за извънреден труд се увеличават бързо за определени лица, просто защото никой друг не може да си върши работата. Не само, че извънредните часове се увеличават, но се създават пречки, а честотата на някои служители завършва до максимум, докато другите остават непълно използвани.
Подчертайте кръстосаното обучение колкото е възможно повече, за да разпределите тежестта и да даде възможност на различните служители да се включат в проектите, като увеличават работното натоварване или възникват извънредни ситуации. Ефективното кръстосано обучение може също така да подобри морала, да упълномощи повече служители да допринесат за ключови проекти и да облекчи част от тежестта върху другите членове на персонала.
Кръстосаното обучение също така ви позволява да бъдете по-гъвкави с планирането. Твърде често компаниите са принудени да планират около лица със специализирани знания за сметка на значителни извънреден труд. Макар че не е възможно или идеално да се премине към всички задачи или умения, идентифицирането на задължения, които лесно могат да бъдат извлечени от няколко служители, може драстично да намали извънреден труд, като същевременно увеличи производителността и ефективността.
Правно действие
Служителите, загрижени за работата или работата си, може да искат да влязат в часове без да плащат времето. Бизнесът обаче не трябва да вижда този вид поведение като добро нещо. Затварянето на очите или насърчаването на този вид поведение на предния край може да има катастрофални финансови последици по-късно, ако същите служители решат да предприемат правни действия за неправилно класифициране или време без работа.
Според Националната асоциация по трудови адвокати споровете за трудови и трудови възнаграждения са се увеличили от 77% от 2004 г. насам, а не съвпадащо, през 2004 г. последният път, когато DOL преработи Закона за стандартите за трудова заетост. С продължаващото обсъждане на промените в регламентите за извънреден труд собствениците на фирми могат да очакват повече вълни от трудови и заплати.
Само през 2014 г. Министерството на труда нареди на бизнеса в цялата страна да плати почти 241 милиона щатски долара назад в заплатите поради трудова класификация на служителите като опит да се избегне заплащането на извънреден труд, като поиска или насърчи служителите да работят повече от 40 часа седмично без заплащане служителите да реагират на електронната поща, текстовете и телефонните обаждания без заплащане. От служители на EMS в Чарлстън до здравни работници в Санта Барбара и мениджъри в магазини за спортни стоки, нови дела продължават да се появяват ежедневно.
За Ейми Бейли
Ейми ръководи всички финансови, човешки ресурси и строителни дейности в TSheets. Тя е горд Айдахо вандал, който е прекарал осем години в публичното счетоводство с Coopers & Lybrand и повече от 20 години с публични и частни компании с висок растеж, като Extended Systems, ProClarity, Microsoft и Silverback. Тя има две деца и живее със съпруга си и английски мастиф на име Скаут.