Много хотели разчитат на онлайн сайтовете на RFP (заявки за предложения), като Conventionplanit.com и sabrehotelrfp.com, за да популяризират своите възможности за срещи и конферентни услуги. Те също така са разработили свои собствени формуляри за електронна търговия.
Въпреки това, много плановици не са склонни да изпращат своите хотелски RFPs чрез търсачки от трети страни. Много плановици предпочитат да подават заявленията си за хотелски оферти директно до хотелските и конферентните центрове.
Каква информация е включена в хотелска къща?
Страхотен инструмент за подпомагане на плановиците да започнат да разработват свои собствени формуляри за оферти за хотели и други потребности от събития е инструментът за обмен на практики, приет от Конгреса на Съвета на индустрията.
Основните елементи за RFP на хотел трябва да включват следното:
- Основна информация за връзка на заявителя (име, длъжност, организация, адрес, телефон, имейл и т.н.)
- Дати на събитията (дават най-малко две различни опции)
- Необходими блокови помещения (дати и брой на стаите за гости)
- Заявки за заседателни зали (дати, размери на помещения, количества)
- Изисквания за храни и напитки
- Изисквания за достъпност
- Изисквания за доставка и получаване
- Друга релевантна информация
Възползвайте се от инструментите за RFP
В допълнение, Глобалната асоциация за бизнес пътувания (GBTA) предоставя на членовете си обширен инструмент за хотелски RFP, който планиращите събития биха искали да обмислят.
Елементите на хотела GBTA включват следните елементи:
- Информация за съоръженията в хотела
- Информация за обзор на рикуестър на RFP
- Информация за договорите в стаята за гости
- Размер на общото пространство за срещи на хотела
- Общ брой заседателни зали
- Размерът на най-голямата бална зала или заседателната зала на хотела
- Височина на тавана за най-голямата бална зала или зала за срещи
- Разполага ли хотелът с постоянна заседателна зала?
- Колко души ще приемат заседателната зала?
- Дали хотелът е посветил изложбено пространство?
- Какъв е размерът на експозиционното пространство?
- Каква е разстоянието до районния конгресен център?
- Какъв е името на конгресния център?
- Какъв е процентът на данъка върху храната и напитките?
- Какъв е процентът на таксата за банкетна такса?
- Таксите ли са таксите за банкетна услуга?
- Предлага ли хотелът собствени аудиовизуални (A / V) услуги?
- Хотелът ще предлага ли отстъпка за вътрешни A / V услуги?
- Ще позволи ли на клиентите да донесат външни доставчици на А / V?
- Колко конферентни зали съдържат безжичен високоскоростен интернет?
- Как могат заседателните зали да съдържат видеоконферентна връзка?
- Има ли такса за използването на собствени доставчици на А / V?
- Приема ли хотелът корпоративни "срещи" за плащане?
- Дали хотелът предлага ли пакетни пакети?
Освен това би било полезно да споделяте с хотелските продажби вида събитие, което хоствате. Това ще им даде представа за целите, които вашата среща може да има.
Добрата новина за работата с хотелите е, че повечето хора трябва да имат справедлив опит при поставянето на подобни събития заедно и един страхотен мениджър продажби или кетъринг ще може да сподели повече подробности с вас за начините да помогне на планиращите събития да постигнат целите си.