Реалността на планирането на конференцията е, че без каквито и да било преживявания, можете да загубите много време, като премисляте всеки малък детайл, докато пренебрегвате по-важни въпроси.
За да направим процеса по-прост за таймерите, ние сме очертали най-важните стъпки, като същевременно ви предоставяме връзки към по-подробните ни разсъждения за всяка конкретна тема. Резултатът тук е ръководство за планиране на конференции, което ще ви помогне да започнете със солиден шаблон.
Стъпка 1: Запознайте се с вашата конференция
Всяко събитие започва с видение, но ще трябва да преобразувате визията си в думи и числа, за да измервате разходите и да вземате информирани решения за планиране. Първо, трябва да започнете с основите като кой, какво, кога, къде и защо.
Прочетете още: Планиране на събития 101: Изготвяне на основни детайли
Стъпка 2: Създаване на бизнес план
Освен ако вашата конференция не се финансира от безвъзмездна финансова помощ или организация, ще трябва да прецените къде идват парите ви и за какво се използва. Първата част от това уравнение, приходите, трябва да се изчисли в началото на процеса на планиране.
Сега, за да се постави цена на конференция, трябва да имате представа за това, което планирате да предложите на присъстващите. Вашият маршрут и оркестър ще бъдат факторът за продажба на потенциалните регистранти.
Стъпка 3: Сравняване на местата и услугите
След като имате по-конкретна представа за това кога ще се проведе вашата конференция и колко хора искате да присъствате, можете да започнете да пазарувате за подходящо място.
Имайте предвид, че изборът ви за място също ще определи разходите Ви за кетъринг и аудио / визуални разходи. Това е така, защото повечето конферентни центрове и хотели за събития изискват от вас да използвате своите вътрешни услуги за всякакви събития на място.
Повечето конференции ще трябва да осигурят някаква нощувка за гости, пътуващи извън региона. Тази необходимост създава друг набор от съображения, които да повлияят върху решението ви за мястото .
Прочетете още:
Стъпка 4: Набиране и управление на регистранти
Дори най-популярните конференции трябва ефективно да търгуват със събитието си, за да запълнят всяка седалка в къщата. Участието е най-важният фактор за успеха на Вашето събитие. Добрите номера на посещения водят до възможности за приходи и спонсорство. И колкото повече хора сте регистрирали, това ще създаде по-голямо търсене на реклами и участие. Дългогодишна история, ако можеш да съставиш тълпа, всичко останало ще попадне много по-лесно.
Управлението на регистрацията става по-трудно, тъй като събитието ви нараства по размер. Тук системата за онлайн регистрация може да ви помогне да проследявате номера, да извършвате плащания по процеса и да организирате данни.
Прочетете още:
Стъпка 5: Планиране на подробностите на място
Накрая, след организиране и внедряване на бизнес елементите на конференцията, можете да започнете да мислите за подробностите на сайта. Това включва начина, по който участниците ще се насочват към конференцията, общото разположение на всяка стая и разпределението на храна и напитки. Това е част от планирането на конференция, която повечето хора свързват с планирането на събития. Най-добрият начин да координирате всички детайли е да преминете през маршрута си, както го правят вашите гости. Представете си как ще мислят и ще действат на всяка точка от деня, за да решат проблемите, преди да възникнат.
Прочетете още:
- Популярни срещи с планове за пространствени етажи
- Идеи за ефективна регистрационна таблица
- Стратегии за означаване за управление на потока от конференции
Стъпка 6: Съвети за управление на изложбата
Конференциите обикновено се състоят от изложбена площ или етаж на конференция, където спонсорите и продавачите наемат място за популяризиране на своите продукти.
Това може да бъде много изгодна възможност за вашата конференция, ако организирате всичко добре. Имайте предвид обаче, че изложбената площ ще изисква значителен ангажимент както за време, така и за ресурси, затова се уверете, че сте готови да управлявате нуждите на многобройни доставчици, преди да се ангажирате с този формат.
Прочетете още: