Поради всичко това, планиращите срещи се нуждаят от ясна представа за броя на кетъринга, за да гарантират качеството на храната и да избягват наказателните такси. Изброените по-долу са видни фигури и термини, с които трябва да се запознаете.
Оценено броене
Това е броят на гостите, на които първоначално сте създали прогнозите за събитието си. Няма реално задължение с прогнозния брой, тъй като то е по-скоро "работен номер", използван за оценка на разходите и нуждите от персонал.
Очаквано преброяване
Очакваният брой се подава две или три седмици преди събитието. Тя представлява по-точен брой от очакваните гости и е свързан договорно с последния брой. Всяка кетъринг операция има свои собствени политики за очаквания брой, но като цяло тя не трябва да се отклонява с повече от 15% от крайния брой.
Финален брой / Гарантиран брой
Това е броят на гостуванията, които ще платите, а също така и броят на местата, които екипът на кетъринга ще постави в стаята.
Всички промени, направени на този номер след датата на падежа, могат да доведат до наказания или забавени такси. Поради това е важно плановикът да определи дата на RSVP, която попада преди изтичането на гаранционния срок.
Процент на отпадане
Има два ъгъла, за да се намалят процентите. Първият се изчислява от кетъринга, за да видите колко от последния ви брой е спаднал от очаквания ви брой.
Ако процентът е твърде голям (над 20%), може да бъде издадена санкция за покриване на разходи, свързани с персонал и поръчки за доставка. Планиращите използват процент проценти, за да изчислят колко "не-показва" да очакват. Скорост на падане от 2% е средно за платени или таксувани събития. Тази средна стойност може да се покачи над 5% за събития, които са безплатни. Както можете да си представите, участниците са по-склонни да покажат, когато имат пари, инвестирани в събитие.
Хранителни карти
Някои плановици предлагат повече от едно предложение при официални ястия, което създава още едно изискване за изчисление. Хотели и банкетни центрове не искат да се задържат да познаят колко гости ще изберат пържоли или пилета, така че е на разположение на планиращите да получат точен брой от всеки избор чрез своята RSVP система. В деня на събитието всеки участник трябва да получи цветна карта за хранене, която може да постави на масата, така че сървърите автоматично знаят кое ястие са поръчали.
Пийте билети
Организаторите на събития могат да използват билети за напитки, за да контролират разходите за провеждане на отворен бар. Това се постига, като се дава на всеки гост един или два билета за пиене при регистрацията. Барманът ще приеме билетите в замяна на напитка, а гостите, които изберат да пият отвъд размера на билета, могат да плащат в брой. Едно нещо, което трябва да отбележите за билетите за напитки, е, че мястото ще ви таксува с най-висококачествената напитка за билет.
Поради тази причина има смисъл да се използва тази система с бира и вино или къща бар, тъй като селекциите ще бъдат ценени по-тясно заедно.
Работете със системата
В крайна сметка е на разположение на планиращия събитието да предостави точни данни за отдела за кетъринг. Тези плановици, които игнорират политиките и крайните срокове, издавани от техния доставчик, могат в крайна сметка да плащат повече, отколкото би трябвало под формата на санкции и други такси. Най-добрият начин да избегнете това е да прочетете правилата на кетъринга, преди да планирате събитието. След това едно просто правило ще ви помогне да изберете най-подходящите дати и разходи, които да преминете на гостите.