Изчакайте, докато инвентара е нисък и магазинът е подреден
Повечето търговци на дребно се изискват от данъчни или счетоводни правила, за да осигурят точна стойност на стоката в магазините си, като физически отчитат всички рекламни места. Въпреки че магазинът за търговия на дребно може да използва постоянна система за инвентаризация или друг софтуер, за да следи всички елементи, все пак може да се наложи физическото броене на всички рекламни места.
Ето как да извършите физическа инвентаризация с възможно най-малко смущения и възможно най-голяма точност.
Тези съвети ще направят процеса по-прост и точен за предприемачите и техните щабове.
Как да броим инвентара
Попълнете рафтовете със стоки от склада. Опитайте се да изчистите колкото се може повече инвентар от задната стая. Уверете се, че няма стоки под такси, в офиса или на друго място. Не бихте искали да се появяват изненади и неизвестни стоки.
За да проверите броя на физическите запаси възможно най-бързо, насрочете време, когато продажбите са бавни и нивата на инвентара са намалели. На свързана бележка завършете цялостно зониране ( възстановяване ) или изправяне на магазина преди физическата инвентаризация, така че всички продукти да са чисти и подредени за лесно броене. Счетоводната отчетност на стоките, когато инвентара е нисък и магазинът е подреден, е най-добрият ви шанс за гладка инвентаризация.
Ако сте наели дадена инвентарна услуга, за да извършите физическата инвентаризация, следвайте ръководството, което те предоставят, и подгответе магазина според инструкциите му.
От друга страна, ако физическата инвентаризация се извършва от служителите в магазините, се срещайте с персонала, за да обясните процеса на броене на инвентара.
Управителят на магазина трябва да провери на място няколко от листовете, за да провери точността при отчитане от служителите. Задайте на всеки служител местоположение и предоставете предварително изброени списъци с инвентарни брошури, описващи инвентара с името на елемента, цената и нивото на инвентара.
Уверете се, че екипът за рекламни места включва няколко човека и че имат моливи с гуми, които лесно могат да поправят грешките.
Ако имате някаква причина да се съмнявате в способността на вашия персонал успешно да извади физическа инвентаризация, може да искате да следвате червата си и вместо това да отидете с инвентар. По-добре безопасно, отколкото да съжалявате, когато става дума за такъв досаден процес.
Когато възникнат несъответствия
Лицата, които извършват инвентара, трябва да преброяват всеки елемент от листа си и да записват точните количества само. След като приключите с броя на физическите инвентари, сравнете физическото число с регистъра на вечния запас.
Несъответствията трябва да бъдат допълнително проучени и решени. Преразказ може да се изисква от различен екип за отчитане за всяко значително несъответствие. Ако сте решили да използвате собствения си персонал, а не услугата за инвентаризация, несъответствие в броя може да е червен флаг, че някой е изпуснал топката. Пренаписването, което не води до никакви несъответствия, е една от опциите, които трябва да се уверите, че грешката е фиксирана.
Когато процесът на инвентаризация приключи
В края на процеса на инвентаризация коригирайте документа за вечен запас за всяка договорена покупка, за да отразите количеството и стойността на физическата инвентаризация. Етикетите, показващи завършените зони, трябва да помогнат за тази цел.