Изпратено от бюрото на (Insert Name)
От време на време ще получавам имейл от адвокат, който изпраща имейл на името на бюрото си. Ето няколко проблема с този подход към електронната поща.
Първо, индексът за показване на входящата поща на повечето системи за електронна поща няма да показва дълго име. Повечето хора ще видят само част от "от бюрото на" и може би няколко букви от първото име на човека. По-важното е, че изглежда глупаво и малко претенциозно. Едно бюро не изпраща имейли. Ако адвокатът ще изпрати имейл, той трябва да е на негово име.
Фантастични ефекти
Някои адвокати обичат да се креатират с появата на техните имейли. Онзи ден видях подпис на адвоката и за миг си помислих, че имам проблеми със зрението. Разкрива, че размазаните писма са умишлени. Специалните ефекти може да изглеждат забавни, но всичко, което прави думите трудни за четене, е лоша идея. Особено, ако това, което е трудно да се чете, е името на адвоката и имейл адресът му.
Още по-лошо от специалните ефекти върху писмата е, когато адвокатите затрупват имейлите си с произведения на изкуството или фантазия графики. Това прави съобщението по-бавно, по-бавно, за да се отвори, и още по-трудно за четене.
Целта на електронната поща е да предоставя информация, а не художествени умения. Не го усложнявай.
Без блок за подпис
Не е толкова трудно да се създаде автоматичен блок за подпис в повечето системи за електронна поща. Не е нужно да е сложно, а мненията варират колко информация трябва да се включи в блок за подпис. Някои адвокати обръщат досието си за електронна поща в мини реклами, които излизат във всеки имейл, докато други правят много минималистичен подход само със своето име и имейл адрес или телефонен номер.
Най-често се поставя някакъв вид декларация за поверителност или правна декларация в края на долния колонтитул. Всичко това е приемливо използване на блок за подпис на имейли. Не е приемливо да се изпращат имейли, които не идентифицират изпращача. Получателят на имейл не би трябвало да познава кой е изпратил имейла. Адвокатите трябва ясно да се идентифицират във всяко съобщение, което изпращат, а ако адвокатът е умен, електронната поща ще включва и известие за поверителност.
Писане на имейли Докато сте ядосани
Едно от предимствата на старата система за изпращане на писма до хората е, че е имало вграден период на "охлаждане" между момента, в който ще бъде написано писмо и кога действително ще излезе на получателя. Ако адвокатът е написал самото писмо, все пак ще е вероятно да седне на масата няколко часа, преди да отиде на пощата. Ако беше продиктувано, по времето, когато секретарят го е написал, адвокатът може да е преодолял това, което го е наранило толкова много.
Тази защита не съществува в електронната поща. С електронна поща адвокатът може да изстреля разгневена мисия в рамките на секунди от това, което предизвика гнева. 99,99% от времето това ще бъде лоша идея. Никой не мисли най-ясен, когато се движи от гняв. Отидете да направите нещо друго и да се върнете към проблема, когато някой от гнева се разсейва.
Това може да направи разликата между задържане или загуба на клиенти, приятели и пари.
Не правят навременни отговори
Някои адвокати смятат, че старото "правило за 5 дни" за отговаряне на бизнес кореспонденцията се отнася и за електронната поща. Това не е така. Независимо колко неудобно може да бъде, реалността е, че хората очакват по-бързи отговори на имейл, отколкото на писмо, изпратено по пощата. Ако клиент или друг адвокат изпрати имейл, опитайте да отговорите в рамките на 24 часа, ако изобщо е възможно. Ако това е сложен въпрос, за който в момента не може да се обърне необходимото внимание, най-малко изпратете потвърждение и нека лицето знае кога да очаква отговор. Повечето клиенти ще оценят едно приятелско послание, в което се казва, че имейлът е получен и ще бъде реагиран в близко бъдеще. Пред лицето на мълчанието клиентът е оставен да спекулира дали адвокатът дори е получил имейла, дали има отговор по пътя или дали грижите на клиента просто се пренебрегват.
Грешен получател в полето До
Едно от големите неща за функцията за автоматично попълване на имейл системите е, че позволява на адвокатите по-бързо да намерят имейл адресите на своите клиенти или колеги. Един от рисковете на функцията за автоматично попълване е, че адвокат, който не е внимателен, може да изпрати имейл адреса на грешния човек. В някои случаи това може да бъде незначително притеснение, но в някои случаи това би могло да представлява професионална небрежност. Не случайно изпращайте поверителни съобщения за клиенти на противник или дори на друг клиент.
Използване на опцията "Отговор всички".
Противоположният адвокат ви изпраща имейл с предложение или заявява своята позиция по даден въпрос. Изпращате електронната поща на другите адвокати във вашата фирма, занимаващи се с делото, за да го обсъдите. Скоро бутонът "отговорете на всички" се използва либерално, като никой не забелязва, че противоположният съвет се копира във вътрешната дискусия във вашата фирма. Случва се. Ако искате да препратите имейл за обсъждане, премахнете информацията за подателя, преди да го препратите. И когато използвате опцията Отговор всички, проверете всеки имейл адрес в списъка с получатели, преди да натиснете бутона за изпращане.
8. Незначителни теми. Не забравяйте, че всичко изпратено до друг адвокат в имейл може да бъде препратено на всеки друг. Размислете два пъти, преди да използвате предметни линии като "мой идиотски клиент" или "глупав съдия". Никой не знае къде може да се качи копие от този имейл. Също така, не оставяйте предметните букви празни, тъй като това може да накара друг адвокат да не забелязва, че има имейл за вашия случай. Обикновено темата "Паркърсън" или "Смит предложение за споразумение" или каквото и да е заглавие, което е от значение за съдържанието на електронната поща, работи най-добре.
И докато "идиотният клиент" може да е най-точното описание на съдържанието на електронната поща, това е лош избор за темата.
9. Гледайте тона си - и не премълчавайте нечия друга. Когато хората говорят помежду си лице в лице, попиванията на лицето и гласовите тонове обикновено правят ясно намерението на човека. При телефонните обаждания гласът на човек обикновено е достатъчен, за да може да разбере кога някой е саркастичен, шегаш или сериозен. Но в електронната поща, опасно е лесно да се пренебрегват напълно намеренията на човека. Много приятелства са били повредени от един човек, който неправилно разяснява намерението на друго лице в изявления в имейл. И с адвокатите, които вече са свикнали да се спорят помежду си, е лесно за адвокат да приеме бързо, че другият е враждебен или груб.
Както е обсъдено в "писане на имейли докато сте ядосани", отделете няколко минути, за да се охладите, преди да изпратите отговор на имейла на този блудник.
След като изтече час, може да осъзнаете, че на първо място напълно го пренебрегвате. Не отговаряйте на изявленията, направени в имейли, и не изключвайте отговор, докато не разгледате дали е възможно изпращачът да е имал различно намерение, отколкото първоначално се е появил. Ако изглежда, че едно изявление може да бъде прочетено по повече от един начин и един от тези начини не е обиден, опитайте се да дадете на подателя полза от съмнението, преди да отрежете главата му с смъртоносна електронна поща.
Има ли други адвокатски грешки по имейл, които трябва да са направили Топ 10 списък? Разкажете ни за това във форума.