01 - Изпълнителна Buy-In
02 - Рационализиране на съществуващи данни
Всяка фирма, която е закупила данни за определен период от време, ще има база данни с доставчици , съдържащи текущи, дублирани, изчерпани и неточни данни. Ако фирмата Ви има няколко географски отделни отдела за покупки, нивото на неточността се умножава. За да се приложи стратегия за покупки от световна класа, данните от всеки отделен отдел за покупки трябва да бъдат актуализирани, за да отразяват текущите данни за доставчиците и да бъдат рационализирани, за да се премахнат дублираните, неточни и ненужни данни. Ползата от предоставянето на точни данни на вашата компания е, че позволява вземането на решения точно. Тя позволява на отдела за покупки да анализира разходите на продавачите, които се използват в повече от една зона за покупки. След по-добро разбиране за това, къде се изразходват средствата в предприятието, компанията ще има по-голям лост с продавачите.
03 - Възползвайте се от програмите за стимулиране на доставчиците
Това е норма за компаниите да плащат на продавачите колкото е възможно по-късно. Ако продавачът има договор за 45 дни, той никога няма да получи плащането си преди този 45-и ден. За да насърчат компаниите да плащат сметките си преди договорената дата на договора, продавачите предлагат отстъпки, отстъпки и други стимули. Но продавачите са установили, че въпреки стимулите, компаниите все още не плащат рано. Една от теориите е, че компаниите въвеждат условията за плащане в своята ERP система и забравят за нея. Проверките се намаляват въз основа на тези данни и стимулите на продавачите никога не се реализират. Стратегията за покупки от световна класа трябва да обхване тези отстъпки, а компаниите трябва да се уверят, че предприемат всички възможни стимули. В тези трудни икономически времена компаниите не могат да си позволят да отстъпят значителни отстъпки. Освен това преговорите с продавачите трябва да включват и получаването на по-големи отстъпки за плащане при получаване на стоки или дори предплащане.
04 - Извършване на оценка на доставчиците
Стратегията за добра покупка трябва да включва метод, чрез който производителите се измерват. Процесът на оценяване трябва да включва не само ефективността на доставките, но и да проследява по-малко очевидни показатели, като под или над доставката, качеството на доставените продукти и ефективността на обслужването на клиентите на продавача. Тези показатели може да не винаги са измерими, но понякога показателят е субективен. Ако се прилагат насоки за политиката за субективна оценка, всички продавачи могат да бъдат измервани еднакво. Не забравяйте да позволите на продавачите да знаят, че те се оценяват. Ако знаят, че клиентите им ги наблюдават, може би ще надигнат играта си.
05 - Наемане на специалисти по закупуване
Толкова много фирми "вярват, че основните умения за кадри са единствената предпоставка за позицията в отдела за покупки. Това мнение е невероятно наивно, като се има предвид, че тези чиновници са отговорни за изразходването на огромни суми от фирмени ресурси. Специалистът по закупуване е ключът към въвеждането на организация за покупки от световна класа. Необходимите умения за организациите за покупки от световна класа включват познания за бизнеса, за който се купуват, аналитични умения, умения за водене на преговори и междуличностни умения. Като лишавате вашия отдел за покупки от служители, опитни в тези умения, вашата компания може да се окаже свързана с договори с грешни продавачи, за грешен материал и на погрешна цена. организациите за закупуване включват познания за бизнеса, за който се купуват, аналитични умения, умения за водене на преговори и междуличностни умения. Като лишавате вашия отдел за покупки от служители, опитни в тези умения, вашата компания може да се окаже свързана с договори с грешни продавачи, за грешен материал и на погрешна цена.
06 - Намаляване на броя на доставчиците
Компаниите имат стотици доставчици, някои имат хиляди, много имат хиляди, дори десетки хиляди. Като хиляди доставчици във вашата система не само отнемат значителна поддръжка, тя може да бъде изключително скъпа. Ако отдел за покупки поръчва стоки от двадесет различни продавачи всеки ден, това може да означава двадесет поръчки за покупка, които трябва да бъдат изпратени, двадесет транспортни разходи, които трябва да бъдат платени, и двадесет разписки за стоки, които трябва да бъдат обработени при пристигането на стоките. Освен това добавените разходи, вероятно има спестявания, които не се реализират. Колко от тези двадесет продавачи продават същите или подобни продукти. Ако двадесетте продавача се намалят на пет, тогава разходите за обработка ще бъдат намалени и вероятно разходите за материалите са договорени по-ниски.
07 - Централизирано закупуване
Ако фирмата Ви има редица географски разпръснати местоположения, може да мислите, че е невъзможно да въведете стратегия за покупки от световна класа. Разумно е фирмите да мислят за общите си разходи като централна функция. С централизираната организация за покупки компанията може да прегледа общите си покупки и да избере доставчици, които могат да осигурят по-голямата част от продуктите на най-добрите разходи. Този сценарий не обхваща всички елементи, използвани във всички местоположения, а централната покупателна организация ще трябва да работи с местоположенията, за да идентифицира местните доставчици, които улесняват потребностите на отдалеченото местоположение.
08 - Получаване на най-много от доставчиците
Договарянето на споразумение с продавача може да бъде отдавна изтеглена афера, без нито една страна да е доволна от резултата. Да имате лоша връзка с продавача си в началото на договора не е начинът, по който опериращите организации от световна класа работят. Доставчиците са важна част от вашата верига за доставки. Материалите, които те предоставят, се изискват на конкретни дати, така че поръчката ви да бъде изпратена на клиента на обещаната дата. Определянето на вашия доставчик партньор, а не просто друг доставчик, ще ви помогне да се уверите, че вашите поръчки са правилни и навреме. Преговорите с продавачите трябва да се съсредоточат върху ползите от това, че сте продавач; показвайки им, че ако успеете, те ще бъдат успешни. Преговорите, които се съсредоточават върху наказателни клаузи и глоби за лошо качество и пропуснати дати на доставка, ще оставят продавача по-малко от желанието да отговори на вашите изисквания.
09 - Максимизиране на технологиите
Има някои фирми, които все още използват Rolodexes, реквизити за покупка на хартия и изискват поръчки за покупка от продавачите. Повечето имат някакъв софтуер за закупуване, дори и да е електронна таблица в Excel, която проследява поръчките и общите разходи. С въвеждането на софтуер за ERP (Enterprise Resource Planning), компаниите могат да интегрират отделите си за покупки в своята верига за доставки, за да се възползват от данните в реално време. Това обаче е мястото, където много фирми спират. Стратегиите за закупуване от световна класа продължават да се възползват от предимствата, които им се предоставят от техните ERP системи. Компаниите могат да приемат техники за работния поток в рамките на своите ERP системи, за да автоматизират одобренията и плащанията, като по този начин се намалява времето, през което трябва да се намесва купувачът. Данните, които се генерират от хиляди сделки за покупка, могат да се използват в складове за данни, за да се помогне на специалистите да купят показатели в оценката на доставчиците и договарянето на договори.