Как модулът "Закупуване" работи в SAP?
Предприятията от всякакъв мащаб използват своята функция на веригата за доставки за закупуване на артикули или за производство на готови стоки или за предоставяне на услуги. Преди отдела за покупки да закупи материал в SAP, уникалната инфраструктура на отдела трябва да бъде конфигурирана.
За да създадете структура, която най-добре отговаря на нуждите на бизнеса, трябва да разберете организационната структура на SAP и решенията, които отделът за покупки трябва да направи.
SAP за закупуване на организационна структура
Всеки отделен отдел за покупки е уникален, но структурата на организацията, определена в рамките на SAP, ще позволи на една компания да приеме най-добрите практики, за да увеличи максимално ползите от системата.
- Организация за покупки - Това е най-високото ниво на инфраструктурата за покупки. Организацията за покупки се определя като група от покупателна дейност, която е свързана с цялата или конкретна част от предприятието.
Ако една компания има голям брой местоположения, които са географски независими, тогава всяка област може да има собствена организация за покупки. Все пак малък бизнес с едно или две локации може да използва само една организация за покупки.
- Група покупки - Групата за покупки може да бъде определена като лице или група от хора, занимаващи се с определени продукти или група продукти, закупени чрез организацията за покупки.
В по-големи организации често има групи от специалисти по закупуване в отдела за покупки, които работят с определени доставчици или видове доставчици.
Документи за покупка
Има няколко документа за закупуване, които се използват от отделите за покупки в SAP.
- Искане за покупка - Ако продуктът се изисква от процеса на планиране на производството, може да се генерира заявка за покупка. Продуктите и услугите, които не са част от процеса на планиране, могат да бъдат заявени ръчно, като се използва заявка за покупка.
Реквизитите могат да бъдат създадени от оторизирани потребители и те или ще поискат елементи от уеб-базиран каталог или чрез въвеждане на реквизити директно в системата SAP . Ако се появи искане за елемент, който не е закупен преди това, може да бъде създадена и изпратена заявка за котировка на съществуващи или нови доставчици.
- Заявка за оферта - Ако продуктът не може да бъде закупен от договорен доставчик или цената и качеството не са приемливи, отделът за покупки може да изпрати нови или съществуващи доставчици на заявка за оферта (RFQ).
Доставчикът може да прегледа RFQ и да изпрати обратно най-добрата цена и условия за тях.
- Цитиране - Когато доставчикът изпрати своите котировки, те могат да бъдат въведени в SAP и тогава отделът за покупки може да прегледа и да сравни.
Възможно е да има преговори с доставчиците за най-добрата котировка, където отделът за покупки ще се опита да получи по-благоприятни срокове за доставка, отстъпки или транспортни разходи.
- Поръчка за покупка - Това е търговски документ, издаден от отдела за покупки до продавача, който идентифицира необходимия продукт или услуга, количествата и договорената цена, договорени от доставчика и купувача.
Възможно е системата да бъде настроена така, че продавачът да потвърди, че е получил поръчката за покупка.
Също така е възможно да се изиска от продавачите да изпратят известие за експедиция за напреднали, така че да е възможно да се знае кога ще бъдат доставени елементите .
- Договори - Вместо една поръчка за покупка с продавач, е възможно да се създаде контакт, при който продавачът се съгласява да изпрати определено количество артикули за определен период от време.
Също така, договорът може да бъде договор за стойност, където вместо количество; контактът е за цялото количество стоки, закупени за определен период от време.
- Споразумение за график - Това споразумение с продавача означава, че ще има договор за доставка на артикулите на планирани интервали за определен период от време.
Функцията "Закупуване" на SAP е разработена така, че потребителите да могат да помагат на своите организации да предоставят на своите клиенти поръчките, които тези клиенти искат, когато тези клиенти искат тези поръчки - и да постигнат това, като харчат възможно най-малко средства.
Тази статия на SAP за закупуване бе актуализирана от Gary Marion, експерт по логистиката и веригата за доставки.