"Обикновените и необходими" разходи за вашия бизнес обикновено са данъчно приспадаеми
Проследяването на всички Ваши бизнес разходи ще доведе до значително намаляване на данъчните Ви задължения.
Какво представлява законният разход?
Основната дефиниция е, че разходите трябва да са "обикновени и необходими" за вашата търговска или професия. Това определение излиза направо от данъчния кодекс (раздел 162 на Кодекса за вътрешния приход, вж. Също раздел 1.162-1 на Правилника за държавните вземания). "Един обикновен разход", казва IRS в публикация 535 "Разходи за бизнес", е една обща и приета във вашата индустрия. Необходимият разход е такъв, който е полезен и подходящ за Вашата търговия или бизнес.
При анализа на разходите правим пет разграничения. Разделяме личните разходи от фирмените разходи. Разделяме бизнес разходите в три широки типа: цена на продадените стоки, капиталови разходи и приспадаеми разходи. Някои разходи могат да бъдат само частично приспадаеми или изобщо не могат да бъдат приспаднати. Така петте отличия са:
- Лични разходи
- Бизнес разходи
- Стойността на продадените стоки
- Капиталови разходи
- Отделяеми разходи
Разделяне на личните разходи
Проблемите възникват, когато разходът може да бъде отчасти личен и отчасти свързан с бизнеса. Общ пример: един свободен работник може да използва една стая в дома си като офис. В тази ситуация ще измерваме квадратурата на кабинета и цялата къща и ще намерим процента.
Този процент ще бъде използван за измерване на бизнес дяла от споделените разходи, като наем, застраховка и комунални услуги. Бизнес делът на тези разходи ще стане част от приспадането на домашния офис , докато останалите разходи ще бъдат лични.
Общото правило: "Като цяло не можете да приспадате личните, живите или семейните разходи. Ако обаче имате разходи за нещо, което се използва отчасти за бизнес и частично за лични цели, разделете общите разходи между бизнеса и личните части. Можете да приспаднете частта от бизнеса "(IRS, Publication 535, Business Expenses, раздел" Лични разходи срещу бизнес разходи ").
Съветник на счетоводството: следете всички разходи. По този начин можете да прегледате разходите си и да попитате вашия счетоводител, ако някой от тях може да бъде приспаднат от данък.
Стойността на продадените стоки
Разходите за продадени стоки са разходи за материални запаси и неща, свързани с материалните запаси. Производителите, търговците на едро и търговците на дребно проследяват цената на продуктите, които произвеждат или купуват за препродажба.
Общото правило: "Ако вашият бизнес произвежда продукти или ги купува за препродажба, обикновено трябва да оценявате инвентара в началото и края на всяка данъчна година, за да определите стойността на продадените стоки.
Някои от вашите бизнес разходи могат да бъдат включени в изчисляването на цената на продадените стоки "(IRS, Publication 535, Business Expenses, раздел за цената на продадените стоки).
За подробни обяснения вижте Публикация 334, Данъчно ръководство за малкия бизнес, Глава 6, Как да се разбере цената на продадените стоки. Вижте също раздел "Описания" на публикация 538, "Счетоводни периоди и методи".
Капиталови разходи
Някои разходи се отчитат като активи и техните разходи се възстановяват във времето чрез амортизация. Такива разходи се наричат капиталови активи, тъй като техните разходи се капитализират като активи на предприятието и разходите се приспадат за определен период от време чрез амортизация. Примери за капиталови разходи включват компютри, мебели, оборудване и недвижими имоти.
Общото правило: "трябва да капитализирате три типа разходи: разходи за започване на бизнес, бизнес активи и подобрения". (Publication 535).
Следене на бизнес разходите
Лично аз използвам пълнофункционален счетоводен софтуер за проследяване на моите приходи и разходи. Но след това отново съм счетоводител и се чувствам комфортно, като използвам софтуер като Quickbooks и Sage Peachtree. Силно препоръчвам тези програми на малките предприятия. Използването на пълен набор от счетоводни софтуер ще ви помогне да следите здравето на вашата компания.
Програмите с пълна функционалност могат да отнеме известно време, за да свикнат. И е лесно да се разочаровате с всички функции и помощни програми.
Като допълнителен бонус, по-добрите данъчни софтуерни програми ви позволяват да импортирате данни от Quicken или Money. За да направите процеса на подготовка на данъците възможно най-гладък, предлагам да отделите известно време, за да сте сигурни, че разходните Ви категории са настроени правилно. Можете да добавяте, изтривате и променяте категории във всеки личен финансов и счетоводен софтуер. Като имате интуитивни, лесни за запомняне категории, ще можете да генерирате смислени отчети. И повечето програми ще ви позволят да свържете категориите към конкретни договорени покупки в данъчните формуляри. Настройването на това може да доведе до значително намаляване на времето, през което прекарвате подготвянето на данъците си.
Всички счетоводни програми, които споменах, могат да генерират отчети за печалбите и загубите (наречени отчети за доходите на счетоводителите). Тези отчети ви помагат да анализирате как работи бизнеса Ви на свободна практика, дали сте печеливш и как изразходвате парите си. Ако решите да наемете данъчен счетоводител, като имате тези отчети, за да ускорите подготовката на данъчните си декларации.