Поставете резервен план на място
В идеалния случай винаги трябва да имате резервен план в случай на внезапни заболявания или други извънредни ситуации, но ако някой от ключовите служители намекне за заминаване или за предупреждение, трябва незабавно да излезете с план за това някой друг да изпълнява задачите си.
Ръководителите на високо равнище и потенциалните заместници трябва да разбират всеки аспект от неговата роля.
Голяма част от наследствения план е документацията. Всичко, върху което работи всеки служител, трябва да бъде част от публичен наръчник, календар, списък със задачи или файл. Тази документация трябва да включва информация за контакт за външни лица, както и обяснения за начина, по който Excel макроси, компютърни програми или други преки пътища, създадени от служителя работят.
Планът трябва да включва и ясен списък с приоритети, така че останалите служители да не бъдат претоварени и да знаят кои задачи имат предимство пред съществуващата им работа.
Обмислете сигурността на информацията
Ключовите служители често имат достъп до банкови сметки, важни компютърни системи и онлайн услуги. Докато случаите на умишлено неправомерно поведение или кражба на информация са рядкост, все още е най-добрата практика да се премахне достъпът им веднага щом вече не се нуждаят от тях.
Освен премахването на достъпа, трябва да сте сигурни, че го запазвате.
Например, може да се наложи друг служител да получи орган за проверка на подписите, за да поддържа система за подписване на две подписа за проверка на подписа. Ако напускащият служител се регистрира за онлайн услуга, като например анализа на уебсайта Ви, използвайки фирмения имейл, не забравяйте да го прехвърлите.
Издава финална заплата и предимства
Напускащите служители имат право на изплащане на окончателното им възнаграждение и натрупаните обезщетения, като неизползвани дни за почивка.
Плащанията за натрупани обезщетения за пенсия зависят от трудовото ви споразумение и местните закони.
Държавното законодателство определя и график за извършване на плащането. Обикновено имате това, което би било редовното заплащане, ако служителят е пребивавал във вашата компания. Много компании предпочитат напускащите си служители да подпишат последната си заплата лично в последния си ден. Работете със счетоводните си служби, за да изчислите дължимата крайна сума.
Актуализирайте финансовите си отчети
Ако служител вече е спечелил опции върху акции или отложено обезщетение, разходът и придружаващите го задължения вероятно вече са записани във вашите книги. Ако заминаването задейства златен парашут или друг срок на договора, дължимото обезщетение може да бъде само бележка под линия - ако изобщо е включена във вашите финансови отчети.
Вместо да чакате до следващия отчетен период, трябва незабавно Вашият водещ да направи съответните записи в дневника, за да отрази всички финансови транзакции, настъпили при напускането на служителя. Това ви дава предварително предупреждение, в случай че трябва да обясните или коригирате за промяна в печалбите, причинени от изплащания.
Уведомявайте инвеститорите
Повечето служители се считат за заменяеми и тяхното заминаване е малко вероятно да се счита за съществено за инвестиционните решения.
Има обаче изключения. Един пример би бил отпътуването на водещ учен, чието заминаване би нарушило изследванията, които са били централни за дейността на компанията му.
Независимо от това, като най-добра практика, трябва да изпратите съобщение, което да уведомява вашите инвеститори за напускането на всеки ключов служител. Това може да помогне да се успокоят страховете от сътресения или несъгласието в рамките на вашите редици и да се попречи на инвеститорите да обмислят издърпване на подкрепата си. Това също е добър начин да информирате инвеститорите за това, което се случва във вашата компания, и да им кажете как планирате да растете напред.