За много фирми разплащателният отдел не получава много внимание, освен ако нещо не се обърка. Има обаче много неща, които трябва да се спечелят от добре изпълнявания от сметката отдел. И обратното, има много проблеми, които могат да дойдат от един, който просто кълне. Този отдел често има огромен ефект върху паричния поток на бизнеса и има възможности, които могат да бъдат спечелени или изгубени, за да се възползват от договорите за плащане с доставчици.
Отделът с добре управлявани сметки трябва да може да се възползва от обема на отстъпките и отстъпките при предсрочно плащане, както и да определи най-добрия начин да задържи най-много средства на разположение на бизнеса за други разходи и инвестиции. Този отдел следва да може да гарантира, че доставчиците изпълняват задълженията си въз основа на споразумения и договори, така че ако не са изпълнени стандартите за обем или качество, проблемите са разрешени и са предприети подходящи коригиращи действия.
Общи проблеми, свързани със сметките
Въпреки че има многобройни възможности за намаляване на разходите и освобождаване на пари в брой, има и редица пречки, пред които са изправени предприятията, когато се опитват да постигнат тези цели. Проучването на Canon за оптимизиране на плащанията по сметките за 2014 г. установи, че обработката на хартия е един от най-големите източници на проблеми за много организации, тъй като времето, необходимо за справяне с фактурирането на хартиен носител, е най-големият проблем.
Други основни източници на загриженост са:
- Гарантиране, че плащанията се извършват навреме
- Рационализиране на процеса на одобрение на фактурите
- Получаване на най-добрите условия за плащане с доставчиците и гарантиране, че задълженията са изпълнени и от двете страни
- Справяне с различни счетоводни и фактуриращи системи за доставчици
- Записване и проверка на сигурността на данните и транзакциите
Много от изброените проблеми се влошават или се създават от разчитането на фактуриране на хартиен носител. Загубата на документи е често срещан проблем в много организации, което води до закъснели или пропуснати плащания. Освен това, докато редица фирми се интересуват от цифровизиране на документацията си, по-голямата част от доставчиците все още изпращат фактури на хартиен носител или ги изпращат по факс.
Повечето малки фирми се справят със собствените си сметки с платена документация и голяма част от тях се извършват ръчно. Тъй като малко доставчици са преминали към електронно фактуриране, повечето организации изразходват големи количества работна ръка, като ръчно въвеждат данни и създават цифрови копия на документацията.
Използването на хартиената документация често забавя процеса на одобрение на фактурите, тъй като копията трябва да бъдат направени и доставени на съответните членове на ръководството за преглед. Когато документите не са лесно достъпни или достъпни в цифров формат, това е предизвикателство да се анализират данните и да се гарантира, че се получават най-добрите споразумения за плащане и че са изпълнени задълженията. Договорите за отстъпки за време и ранно плащане могат лесно да бъдат загубени, ако фирмите не са в състояние да извършват плащания, когато те са задължени, така че въпросите, свързани с документацията, могат да бъдат скъпи.
Подобрения и оптимизация
Поради факта, че редица въпроси, свързани с правилното водене на разплащателни сметки, произтичат от същите коренни причини, има и някои корекции, които организациите могат да направят, които ще се погрижат за много притеснения едновременно. Три от най-ефективните начини, по които фирмите могат да рационализират процесите, които се заплащат, са:
- Използвайте разпознаване на обекти, за да дигитализирате документацията
- Възползвайте се от онлайн порталите, достъпни за доставчиците
- Създаване на работни потоци за управление
OCR
Докато много фирми рутинно се възползват от скенерите, за да създават дигитални копия на документи, това обикновено включва само създаване на изображение на документ, който е записан на компютър. Това означава, че информацията все още трябва да бъде въведена ръчно в база данни, така че докато загубата на записи е по-малко проблем, все още е отнема много време.
Разпознаването на знаците на обекти или OCR включва сканиране на документ и извличане на данни от него. Тези данни могат автоматично да се добавят към база данни или електронна таблица. Процесът на OCR помага да се намали проблемът с ръчните грешки при въвеждане на данни и позволява вписването на информация веднага след получаването на документацията. OCR отнема едно и също време за служител като сканиране на документ за създаване на файл с изображение и обикновено не изисква никакви допълнителни стъпки. Според Per Gartner има организации, които могат да публикуват 80% или повече от своите фактури, без служителят да трябва да участва пряко.
Портали на доставчиците
Рационализирането на процеса за въвеждане на фактури и данни в централизирана система може да даде възможност на бизнеса да създаде или да се възползва от онлайн портала, който позволява на бизнеса и неговите доставчици да проследяват поръчки, да гледат фактури и да виждат кога плащанията се извършват. Извършването на тези данни на разположение на голям брой лица в дадена организация може да помогне да се гарантира, че отделът, платими за сметки, има надлежен надзор и може да спомогне за ускоряване на времето, необходимо за одобряване на фактурите. Осигуряването на достъп на доставчиците до портала дава възможност на тези фирми да подават фактури и проследяват плащанията, както и да бъдат осведомени за всички проблеми, свързани с доставките или фактурите.
Създаване на работни потоци и процеси
Въпреки това една организация решава да се справи с техните усилия за управление на данните, важно е, че съществува установен процес за управление на сметки и плащания. Това дава възможност на бизнеса да гарантира, че операциите работят и разкриват алтернативи, ако те са тромави или водят до грешки или закъснения. Според Deloitte тези процеси трябва да съдържат подробности за това, което разплащателната служба получава, когато получава фактура, как се въвеждат и споделят данните и какъв е процесът за получаване на одобрените фактури. Трябва да има и насоки за определяне на най-добрите начини за справяне с плащането на различни видове доставчици.
Докато много доставчици предлагат отстъпки за плащане в рамките на 30 или 90 дни, може да не си струва отстъпката, ако това попречи на паричния поток на дадена организация. Също така е от съществено значение да има начин да се провери дали фирмата и доставчиците отговарят на предписанията на договор или споразумение. Създаването на работни потоци за справяне с тези проблеми може да помогне на организациите да направят правилния избор.
Когато доставчиците не доставят навреме, в достатъчни количества или подходящи количества запаси, фирмите може да не искат да плащат фактури, докато тези проблеми не бъдат решени. Работният поток може да бъде критичен в установяването на това, което трябва да се направи, когато възникнат тези проблеми. Освен това плащанията към доставчици също трябва да бъдат извършени навреме, за да се предотврати загубата на отстъпки или налагането на наказания за забавени плащания. Всеки договор за доставчик трябва да бъде документиран и актуализиран, когато нещата се променят, а процесите трябва да гарантират, че всяка сметка се обработва по подходящ начин.
Създаването на работни потоци може също да помогне на компания:
Аутсорсинг
Дигитализирането на записи, внедряването на OCR и използването на портал, до който доставчиците имат достъп, може да не е нещо, което е необходимо за по-малките предприятия, но организациите не трябва да приемат, че разходите ще възпрепятстват бизнеса да се възползва от тях. Въпреки че разходите за изграждане и поддържане на електронни системи могат да бъдат забранени за много малки и средни организации, това често е ненужно. Има различни доставчици на трети страни, които организациите могат да възлагат на тези задачи. Организациите могат да получат помощ от външни изпълнители за всичко, от създаването на OCR процес, за да помогнат на компанията да създаде работни потоци за анализ на договори с доставчици.
Въпреки че организациите може да не са в състояние да печелят разходите за внедряване на разнообразни ИТ системи по своему, третирането им с трета страна често е много достъпно. Бизнесът ще трябва да сравни разходите за използване на външни лица за разработването на тези системи срещу потенциалните спестявания и стойността на освобождаването на пари в брой, но аутсорсингът позволява на организациите да се възползват от технологии и системи, които обикновено биха били твърде скъпи.
- Уверете се, че поръчките за покупка се създават за всяка нова поръчка
- Уверете се, че фактурите съответстват на получените продукти и отговарят на договорните споразумения
- Проверявайте записите, за да сте сигурни, че плащанията са направени, че са направени навреме и че те не са дублирани
- Определете най-добрия начин за плащане на фактури, например чрез ЕПС или кредитни карти, за да намалите таксите