Не започваме рано достатъчно
Отлагането е вашият враг. Това е едно от най-често срещаните грешки при планирането на събития, които искате да избегнете.
Невъзможността за стартиране на процеса на планиране на събитията в началото може да доведе до редица проблеми. Веднага щом бъде избрана дата и имате общ обхват на събитието и бюджета, отидете на работа. Хотели и други места книга предварително начин, така че сигурно това е възможно най-скоро. Ако не направите това, ще ограничите избора си на място и за съжаление ще останете на място, което е на разположение. Гостоприемниците и предаването на живо също правят резервации доста преди датата на събитието. След като датата на събитието ви е сигурна, направете проучването си и когато решите за своя изпълнител по избор, веднага да подпишете договор.
Организирането на себе си с контролен списък за планиране на събития е друга задача, която трябва да бъде решена незабавно. Като начертаете всички стъпки в процеса на планиране на събитията, определяте кога трябва да бъдат завършени и разработете график за всеки от тях, ще имате ценно ръководство, за да започнете и да сте на път.
Стартирането твърде късно е едно от най-честите грешки при планирането на събития.
Не проверява за конкурентни събития
Срещнахте ли някога само събитието, за да научите - след като процесът на планиране е започнал и датата на събитието е определена - че има още едно състезателно събитие в същия ден? Само едно събитие ще привлече тълпата, така че не взимайте шансовете си и пресечете пръстите си, че поканените ще избират вашето събитие.
Избягвайте напълно ситуацията.
Извършвайте дължимата грижа и проверявайте за всички конфликти, преди да е станало твърде късно. Разгледайте графици за срещи в промишлеността (големи и малки), близо до празниците, големи спортни събития и местни събирания, които могат да причинят опустошение за тези, които карат на събитието. След като сте решили датата за Вашето събитие, дайте думата на гостите си. Номерата за "Запазване на датата" и "Предстоящи събития" дават възможност на заинтересованите да маркират събитието ви в календарите си.
Не потвърждаваме доставчиците
Договорът за подписан доставчик е правно обвързващо споразумение и ви дава нещо писмено, за да държите продавача, отговорен за услугите, които трябва да предоставят. Въпреки това, тя не прави нищо за вас по време на събитието, когато осъзнаете, че продавачът е не-шоу. Договорът за събитие в ръка няма да послужи за храна на гладните ви гости или да донесе маси и столове на празна бална зала. Потвърдете с всеки един продавач не веднъж, но два пъти. Да, два пъти . Потвърдете получаването на подписания от вас договор в момента, в който и двамата сте съгласни с условията. Потвърдете още веднъж преди самото събитие. Това не е разговорът, който ще имате относно подробности за доставката на храна или декора; това е последващо действие, специално, за да сте сигурни, че събитието ви все още е в календара си.
Доставчиците на събития резервират многобройни събития и е много лесно документите ви да се загубят в разбъркване или да се объркат от някой друг в компанията. Затова се уверете, че това не се случва, като се обръщате обратно към тях, за да се регистрирате и да потвърдите, че вашето събитие и подробностите относно датата, часа и услугите, които трябва да бъдат предоставени, всъщност са по график. И поддържайте този договор на продавача лесно достъпен.
Без "план Б"
Планът за действие при извънредни ситуации е задължителен за всяко събитие, но специално за събитията, планирани да се провеждат на открито. Условията на времето са непредсказуеми и ако ураган, съвет за тежък вятър или буря от градушка заплашват да отменят вашето събитие, имайте резервен план. Данните за дъжд, алтернативните мероприятия за събития и променените графици за дейности са всички опции, ако вашето събитие на открито - или част от него - трябва да се премести на закрито.
В допълнение към подготовката за атмосферни несигурности други извънредни обстоятелства могат да бъдат разгледани и преди. Прекъсванията на електрозахранването могат да бъдат намалени, ако има генератор на място. Претоварният паркинг може да се премести на друго, предварително подредено място. Проблеми с наличността на хотелските стаи могат да бъдат разрешени, като се запазят няколко допълнителни стаи в резерва в рамките на вашия хотелски блок . Помислете за спецификата на събитието и помислете за областите, които са по-податливи на възникване на проблеми. Чрез планиране напред и разработване на алтернативни сценарии можете да избегнете едно от най-скъпите грешки при планирането на събития.
Не наемане на достатъчно помощ
Когато става въпрос за наемане на персонал на събитието, повече е по-добре. Това ще ви струва повече пари, но това може да ви спести събитието. Изображение на това: резервно копие на автомобили, които чакат да влязат в паркинг, докато паркиращите слуги побързат се опитват да се справят. Линия от разочаровани гости, чакащи да си поръчат напитка, тъй като един сървър се бори да се справи с търсенето. Работниците по регистрацията на събития бяха затрупани от големия брой гости, които току-що пристигнаха, оставяйки уморените пътници да чакат твърде дълго, за да се регистрират. Наличието на допълнителен персонал на събитието, който да ви съдейства по време на натоварените часове, да предоставяте допълнителни услуги на нуждаещите се райони, да решавате проблеми, които възникват, или да бъдете приветстващо присъствие на гостите с въпроси, може да издигне събитието от добро събитие до превъзходно събитие.
Когато наемате персонал за събития , потърсете персонала с опит, който работи по типа събитие, което планирате. Наемете само професионални, високо препоръчани служители. Обучавайте ги за това, за какво се случва Вашето събитие, за гостите, които ще присъстват, за вашите очаквания и кои са техните контактни точки, ако имат въпрос или проблем. Персоналът на събитията - въпреки че те се предоставят от външен продавач - представлява Вас и вашия бизнес за планиране на събития. Негативната среща с персонала на събитието ще бъде в паметта както на госта, така и на клиента и може да застраши дори най-добре планираните събития.