Какво ще стане, ако смятате, че сте супер организирани и вече използвате контролен списък, когато планирате събитие, но сте срещнали ситуации, в които сте осъзнали (твърде късно), че не сте имали някакви важни подробности. Къде се объркахте?
Всяко събитие изисква контролен списък за планиране на събития, създаден с оглед на конкретното събитие, и съобразен с конкретните спецификации на събитието. Така че всеки списък за планиране на събития е различен. Има обаче пет елемента, които трябва да имате в контролния си списък за планиране на събития, независимо дали планирате малка рождена дата или голяма корпоративна функция.
Подписване на договори за събития
Това може да звучи очевидно, но не забравяйте да подпишете - и да получите подписани копия в замяна - всички договори, които имате нужда за Вашето събитие. Това включва договори за сключване на сделки с клиента, място за продажба, доставчици, хотел, развлечения и т.н. Фиксирането на ръкостискане е приятен начин за провеждане на бизнес, но не и начинът да се осигури наемането на доставчици, а не начинът да се ангажирате да работите за клиент ,
Вземете всичко в писмен вид и не правете никаква работа и не харчете нищо за планирането на събитието, докато не бъде подписана и доставена цялата документация. Ако сте плановик на събития, който има нужда от договор за събитие за услугите ви за събития, кликнете тук.
Потвърдете датата и часа на събитието
Вие сте коляно дълбоко в планирането етапи за това събитие.
Как би могъл някому да се обърка датата? Доставчиците често посещават друг бизнес. Клиентите могат да се споразумеят за дата и час за събитието и след това просто да забравят да ви уведомят за промяната в плановете. Преди да започнете да планирате събитието, проверете двукратно датата и часа за начало и край и запишете ги в писмен вид, така че всички да са на една и съща страница.
Наемане на допълнителна помощ
Не подценявайте стойността на допълнителната помощ в деня на Вашето събитие. Винаги има нещо, което се нуждае от тенденция и повечето плановици на събития вече са твърде заети с провеждането на събитието, за да обърнат вниманието си към ситуации, които възникват. Наемането на допълнителна помощ е важна стъпка, която често се пренебрегва, докато е твърде късно да се наемат най-добрите служители на събитието за тази работа. Не се разрешавайте за остатъци, когато става въпрос за наемане на персонал на събитието. Поставете този елемент в контролния си списък за събития и осигурете най-добре обучен персонал с необходимия ви опит, който отговаря на бюджета Ви за събитието.
Провеждане на посещение в сайта
Нищо не се сравнява с представянето на нещо в съзнанието ви, съвсем като да го изпитате от първа ръка. Провеждането на посещение на сайта на събитието с клиента и продавачите е важна стъпка в процеса на планиране на събитията.
Представя възможност да се повдигат въпроси, да се разгледат тревогите и да се стигне до споразумение за настаняването, декорацията, разположението на регистрацията и цялостния поток на събитието. Често пъти, дори когато мислим, че комуникираме ясно, нашата визия за нещо е в ярък контраст с това, което някой си представя, въз основа на нашето описание. Разгледайте физическото пространство по време на етапите на планиране, така че няма да има изненади в деня на събитието.
Включване на напомнянията за последващи действия
В идеалния свят разказването на някого веднъж би било достатъчно, за да се гарантира, че работата е свършена. За съжаление, истинският работещ свят не работи по този начин или поне не е в сферата на планирането на събитията. С толкова много подробности за управлението и многобройни играчи, участващи на различни етапи от събитието, е лесно да се изгуби нещо.
Така че, когато разработите контролния си списък за планиране на събития, за да сте организирани и по график, включете напомняния за някои последващи действия. Например, ако сте говорили с доставчиците на меню за идеи за меню, включете елемент в контролния си списък за планиране на събития, който гласи: "Проследяване на снабдяването на предлаганото меню" и "Планиране на дегустация с доставчика на храна". нещо като потвърждаване на нещо прекалено много пъти.