Умения трябва да сте планиращ събитие
Най-успешните плановици за събития разполагат с кутия с инструменти, изпълнена с впечатляващ набор от умения. От тях това са първите 5 умения за планиране на събития, на които редовно ще достигате, и тези, които могат да направят или да нарушат успеха ви.
5 умения за планиране на събития, от които се нуждаете
Високо организирано
При планирането на събитията успехът е в подробностите. И има много от тях! Проследяването на многобройни задачи, многобройните доставчици и непрекъснато променящите се списъци за задачи наведнъж - като същевременно поддържате клиента си щастлив - може да бъде предизвикателство за някои и да обезкуражи другите. Да бъдеш силно организиран е задължителен за успешното планиране на събитията. За тези, които създават и управляват списъци, за да поддържат личния си живот безпроблемно, организирането им може да дойде естествено. За други, които се борят да си припомнят крайните срокове или да вземат под внимание химическото почистване, организирането им може да изисква повече усилия.
Ръководителите на събития могат да управляват едно събитие едновременно или да са в етапа на планиране на няколко събития едновременно.
Някои събития, като годишни конференции, отнемат повече от година планиране, така че организаторите на събития трябва да останат организирани по време на дълги разстояния.
Организационните инструменти за планиране на събития изобилстват, от софтуер, който проследява регистрацията до шаблони за формуляри и електронни таблици. Контролен списък за планиране на събития, който е персонализиран за всяко събитие, е един от най-ценните инструменти за планиране на събития, независимо от естествената ви организационна способност.
Така че разберете организационна система, която работи за вас, защото това е едно от най-важните умения за планиране на събития, които можете да имате.
представителен
Какво общо имат всички събития? Хората! С кого взаимодействате и работите в процеса на планиране на събития? Хората! Успешните мениджъри на събития са приятни, ангажирани, добри разговорници и отлични слушатели. Планирането на събития е много социална професия, тъй като крайният резултат - самият случай - е или група от хора, големи или малки. Разбирането на хората и удоволствието от разговора с тях са част от работата. Това не означава, че като плановик на събития ще прекарате по-голямата част от деня си на клиентски обеди и коктейли на социални събития. Въобще не. Планирането на събития е трудна работа и голяма част от тях се изразходват на бюро с телефон или компютър. Но да бъдеш личен е задължителен, когато се справяш с едно от тези общи задачи за планиране на събития:
- Договаряне с хотели
- Обсъждане на менютата с мениджъри на кетъринг
- Среща с продавачи
- Насочване на идеите Ви към бъдещ клиент
- Работа в мрежа по всяко време и навсякъде
- Надзорен персонал на събитието
- Работете със събитието и взаимодействайте с гостите и работниците
В края на краищата, в ежедневието повечето от нас помнят приятните и полезни хора, с които общуваме, и това взаимодействие може да направи опит, който е много по-приятно и за двете страни.
Знаейки как да се отнасят към различни личности, как да се свързвате с някой, с когото искате да правите бизнес и да бъдете човек, който прави положително впечатление, са ключът към успеха, затова помислете за едно от тези съществени умения за планиране на събития. Никой не иска да работи или да помага на някой, с когото трудно може да се говори, трудно разбираем или груб и непрофесионален по никакъв начин.
Отличен комуникатор (който включва слушане!)
Отличните комуникационни умения са от съществено значение в много професии. При планирането на събития некомпетентността може да доведе до многобройни проблеми както за планиращия събитието, така и за клиента, а простото недоразумение може да доведе до катастрофални резултати. Умението да комуникирате ефективно с мисли и идеи е много практично умение, което се използва ежедневно от плановици на всички нива на опит.
Ето няколко примера за това как тези умения за планиране на събития се използват при планиране на събития:
Писмена комуникация:
- писане на предложения за събития за бъдещ клиент
- създаване на материали за продажба на вашата фирма
- писане на договори с клиенти и доставчици
- изготвяне на благодарствени бележки към гост-лектори и VIP
Вербална комуникация:
- способност да обяснява обхвата и целта на дадено събитие
- ефективно да съобщавате вашите идеи на супервайзор, клиент или доставчик
- разбиране и обработване на предоставената информация, като например опасенията на клиент или въпроси от страна на доставчик на храна
- умело договаряне на хотелски цени, подробности за договорите или екстри от продавача
творчески
Успелите мениджъри на събития имат идеи. Много от тях. И с това творчество, способността да се превърне идеята в нещо осезаемо. Те могат да вземат видение и да го донесат живот. От разработването на уникална тема за парти, която идва с достъпно решение за декориране, което отговаря на малък бюджет, творчеството е от съществено значение при планирането на събитие.
Творчеството също влиза в действие, когато се сблъсква с неизбежните проблеми, които възникват по време на най-щателно, професионално планирано събитие. В този сценарий творчеството се оформя под формата на решаване на проблеми. Да умееш да мислиш творчески за разработването на решения на проблемите може да има положително въздействие върху успеха на събитието.
Multitasker
На различни етапи от процеса на планиране на събитията има многобройни задачи, които се управляват. Възможно е да преговаряте за хотелски договор, да се срещнете с клиента, да обсъждате потенциалните гост-лектори, да резервирате доставчик на храна, да интервюирате продавачите за наем и да проучите възможностите за забавление. И това е само за едно събитие. Добавете няколко събития в етапите на планиране едновременно и резултатът е акт на жонглиране. Успешните мениджъри на събития трябва да знаят как ефективно да изпълняват много задачи и да поддържат много аспекти на събитието, като се движат заедно едновременно, без да попадат в нито една от тези задачи.
Успехът е в способността да се даде приоритет и да се съсредоточи върху всяка задача в този приоритетен ред, без да се разсейва от други неща, които се нуждаят от тенденция или да бъдат претоварени от многото неща, които се нуждаят от вашето внимание. Да останат спокойни, фокусирани и гъвкави са атрибутите на успешния мултитаскир.