Страни, които трябва да знаят всеки проджект

by Rob Hard

Най-добрите плановици за събития остават актуални с модерни събития в района от хотели до курорти до ресторанти . Най-важното е, че те създават добри, дори приятелски работни взаимоотношения с управлението на продажбите и кетъринга в тези заведения, тъй като и двете ще помогнат или ще спрат събитие. Тези взаимоотношения също ще се окажат ценни за бъдещи събития и ще се надяваме, че ще улесните работата си с отлично събитие.

В същия дух всеки плановик за събития (независимо дали е независим или наеман като планиращ среща в организацията) трябва да има лична бизнес мрежа от доставчици и доставчици на доверени събития, които могат да бъдат наети за различни събития.

Не само тази мрежа ще намали времето, посветено на търсенето на тези изпълнители, но планиращият събитието ще се е научил как да работи с тези компании и физически лица, за да получи най-доброто обслужване за своя клиент. В крайна сметка, работата в мрежа е изключително важна в сектора на срещите и събитията.

Когато става въпрос за реферали, вашата мрежа (или липсата на такава) може да означава разликата между кацане на работа и гледането й в конкурса. Ето доставчиците на услуги за събития, доставчиците и изпълнителите, които всеки велик плановик на събития трябва да има в своята мрежа.

01 - Управляващо дружество за местоназначение (DMC)

На повърхността може да се появи фирма за мениджмънт на местоназначение, която да бъде конкурент на местен събирач на събития, като се има предвид, че тя се фокусира върху поддържането на връзки с всички местни места и услуги за гостоприемство, но в действителност те могат да бъдат отлични партньори за планиране на събития.

Когато планирате събития извън града или извън областта си на компетентност, един добър DMC може да стане най-добрият ви приятел и най-близък съюзник. Техните взаимоотношения и широки местни познания често обхващат всички аспекти на планирането на събитията. DMC обикновено се наемат, за да подпомогнат планирането и изпълнението на всички извънсъдебни и вечерни дейности.

02 - Консултант по комуникациите

Огромно количество информация трябва да бъде съобщено на клиентите и гостите, но много от участниците в планирането на събития нямат уникална експертиза да произвеждат всички комуникационни материали като покани, дневници, материали за конференции и др.

Консултант по комуникациите ще ви помогне да създадете шаблонни материали, които да следват подходящ етикет и формати за всеки вид комуникационен инструмент.

Работейки с писатели и графични дизайнери (или изпълнявайки тези задължения директно), този човек ще се увери, че материалите включват тема за събитието, съобщения и стандарти за клиенти. Те дори могат да съдействат за действителното производство и отпечатване на тези материали.

03 - Канцеларски дизайнер

Колкото по-интимно събитие, толкова повече гъвкавост със стила на хартиените материали, които могат да бъдат използвани. Местните или онлайн канцеларските магазини имат невероятни възможности и повечето хартии днес могат да бъдат отпечатани с помощта на мастилено-струен принтер, който може да доведе до някои икономии на разходи.

Опитайте се да работите със собственика на магазина. Той или тя трябва да инвентаризира стотици стилове директно в магазина (и да има възможността да поръча потребителски материали, когато е необходимо). Дизайнер на канцеларски материали ще направи предложения и ще помогне на думите и да отпечата вашите материали.

Стационарен съвет: Освен класически или традиционни канцеларски материали и покани, уверете се, че инвентарът включва и други уникални опции.

04 - Дистрибутор на рекламни продукти

Едно от правилата на което и да е събитие е никога да не позволявате на госта да се прибира у дома с празни ръце. Независимо дали планирате среща на клиент, семинар, конференция, търговско изложение, екскурзия за стимулиране или нещо подобно, едно нещо остава често: Вашите гости трябва да получат и да вземат вкъщи съответния подарък.

Вашият промоционален продукт трябва да ви предостави достъп до имена на значки, бележници, писалки, моливи, облекло, награди и всякакви други елементи, които вие или вашият клиент бихте искали да дадете на тези, които посещават Вашата програма.

Подарък Съвет: Винаги е добре да изберете подаръци, които отразяват изображението / марката на хостващата организация. Когато е подходящо, може дори да искате да имате възможността да маркирате определени елементи с логото на фирмата или асоциацията.

05 - Фотограф

Това е бюджетна позиция, която много клиенти обичат да избягват, но един велик фотограф ще заснеме същността на едно събитие или няколкодневни програми и ще даде на гостите спомен. Имайки няколко страхотни фотографи във вашата мрежа може да бъде особено безценно, когато сте наети да планирате по-лично събитие като сватба.

Вашият фотограф трябва също да поддържа мрежа от ресурси като видео продукция, A / V техници и други фотографи. Фотографът, който въплъщава технически опит с маркетингови умения, е този, който искате във вашата мрежа. Той или тя ще разбере артефакта и бизнеса за всяко събитие.

06 - Частна катерица

Не всяко събитие се провежда в хотел или ресторант, където услугите за кетъринг се предоставят автоматично. В самите организации често се планират вътрешни срещи и събития, а поръчването и доставката на храна се извършват. Някои от най-уникалните места за събития като художествени галерии, забележителни сгради или дори красиви паркове също ще изискват частни кетъринг услуги.

Кетърингът може да има собствен ресторант, банкетна зала или магазин. В допълнение към предлагането на набор от елементи от менюто, които ще се харесат на общите или етническите трапезни преживявания, той или тя трябва да предлага невероятни възможности за закуска, обяд, почивки и / или вечеря.

07 - Собственик на винопроизводител / сомелиер

Вашият доставчик вероятно ще се погрижи за нуждите на бара за Вашето събитие, но плановикът на събитието ще има свои собствени причини да включи експерт по виното в своята мрежа.

Един добър собственик на магазин за вино може да предостави инвентар (за потребление или подарък за подарък) като директен ресурс за частни лица, но по-важното е, че този сомелиер може да помогне на обучителя на вино да се образова.

Съвет за вино: За допълнителен бонус направете директна връзка с собственика на винопроизводството, за да изпратите инвентара директно на клиентите си и да включите лична бележка от вас.

08 - Шоколари

Подобно на магазин за вино, чудесно шоколаре може наистина да направи план за събитие да изглежда добре. Всеки обича ръчно изработени шоколадови ганахи и трюфели.

Ако можете, работете с местен шоколад, който използва всички пресни съставки, но има много производители на гастроном шоколад, които ще се доставят директно до Вашето събитие. MarieBelle New York създава красиво изложени шоколадови бонбони.

Шоколад Съвети: Ако наистина искате да получите фантазия, една чудесна chocolatier може да включва персонализирано изображение на върха на шоколади или дори да се създаде шоколадова скулптура или център. Също така не е лоша идея да поискате от Вашия контакт да пази вашите лични визитни картички в магазина за персонализирана доставка до клиентите.

09 - Цветарник

Големите цветни аранжименти ще добавят цвят, изтънченост и аромат към стаята. Много събития ще включват цветни аранжименти като част от декор на събитието, като например централни настолни маси.

Един добър цветар ще ви предложи различни идеи, които се отнасят до темата, цветовете и бюджета за вашето събитие. Той също така ще ви посъветва кои цветя ще издържат най-добре за продължителността и температурата на Вашето събитие (например събития на открито) и сезона.

10 - Доставчик на части за наемане

Въпреки че повечето места ще поддържат отношения директно с компания за отдаване под наем на страна, е полезно за планиращите събития да имат свои собствени взаимоотношения с надежден доставчик на отдаване под наем.

Голямото събитие може да включва всякакви елементи за декорация, бельо, подови настилки, осветление, аудио / визуална техника, кухненски прибори, стъклени предмети, подпори, палатки и др. Вашият доставчик на наемни партита също може да бъде чудесен ресурс, за да ви помогне да обмислите най-добрите начини за подкрепа на темата на вашето събитие.

11 - Бюрото за конвенции и посетители (CVB)

Бюрото за конгреси и посетители (CVB) ще предостави ценна информация за местоназначението на събитието, неговите услуги и съоръжения. CVB ще спести време и енергия за всеки планиращ среща, когато се нуждае от проучване на местни услуги. Някои CVB дори предлагат онлайн инструменти за планиране, за да поискат информация от участващите хотели и други услуги и места.

CVB отговаря за популяризирането на местната дестинация и по принцип може да предостави информация за историята и уникалните характеристики на дадена дестинация. Организаторите на събития трябва да се свържат с CVB и нейния персонал като един ресурс за подробна информация за местните пътувания и туризма.