Семинарът е може би най-разпространеното събитие, което организаторите ще организират. Повечето семинари се планират като ½ ден или цял ден. За тези, които се интересуват от създаването на контролен списък за планиране на семинар , следното предлага структура на високо равнище за планиране и провеждане на семинар.
А за тези, които планират конференция за няколко дни или няколко сесии, помислете за предприемането на подобен подход. Обаче вашият списък за планиране на семинарите просто ще бъде по-дълъг.
01 - Потвърдете целта на събитието
- Коя е публиката?
- Каква е темата на семинара?
- Къде трябва да се намира?
- Защо хората ще присъстват?
- Какъв е дневният ред на семинара?
02 - Прегледайте ръководството за спецификациите на събитието Apex
Съветът по промишлеността на Конвенцията е създал редица инструменти, които трябва да се разглеждат като отличен източник на най-добри практики, които ще помогнат на събитието или на планиращия среща да следи подробностите за планирането на събитията. С безплатните инструменти за изтегляне, ще помогне на всеки плановик за събития да създаде списък с подходящи подробности. Това включва, но не се ограничава до:
- Профил на събитието (дата, време, местоположение, контакти и т.н.)
- Организатор на събитието / информация за хост на събитието
- Информация за връзка с доставчика
- Профил на участник
- Необходимо е пространство
- Храни и напитки
- А / V изисквания
- Функция / настройка на стаята
03 - Създаване на профил на събитието
След като плановикът има някои от основните въпроси около събитието, е време да се проучат възможните места за срещата. Важно е да работите в тясно сътрудничество с организатора / домакина на събитието, за да определите вида на мястото и къде семинарът може да е най-удобен както за организатора, така и за госта (списъка с идеи може да бъде безкраен):
- Местен хотел
- Местно конферентно съоръжение
- Частно ресторантско пространство
- Частен клуб музей / художествена галерия
04 - Представяне на семинарните нужди и предложенията за срещи.
Повечето мероприятия са щастливи да предоставят оценка за евентуален семинар. Договорът за кетъринг или продажби ще се нуждае от следната информация за BEO :
- Възможна дата (и) за събитието
- Брой на присъстващите
- Стил на настройка на стаята (класна стая, U-форма и т.н.)
- Време на събитието (сметка за настройка / разкъсване)
- Изисквания за храни и напитки
- A / V нужди (включително екрани, микрофони и т.н.)
- Настройка на стаята
Съвет: Наемете A / V техник, който да бъде посветен на Вашето събитие от хотела.
05 - Потвърдете и / или разработете дневния ред
Изключително важно е плановикът на събитието да работи в тясно сътрудничество с организатора / домакина на събитието, тъй като дневният ред на събитието често ще се променя от първоначалния разговор до действителния ден на събитието. Планиращият събитието трябва да е готов да настрои плана и да работи в тясно сътрудничество с мястото, за да се увери, че всичко върви гладко.
06 - Потвърдете Споразумението BEO
След като плановият знае целевия брой участници и логистичните изисквания за семинара, той или тя трябва да осигури мястото на събитието и свързаните с него изисквания. Повечето споразумения трябва да дават възможност на плановиците да намалят / увеличат изискванията за храна и напитки до определен брой дни преди събитието. Много споразумения обаче ще ограничат колко ще позволят на група да намали количествата, затова добре оценете.
07 - Създаване на комуникации и материали за събития
Това е елемент, с който някои плановици могат да бъдат включени, докато други не могат. По същество някои планиращи срещи ще отговарят за всяко от следните неща:
- Създаване на покани за събития
- Печатни дневници и други материали
- Осигуряване на присъстващи подаръци / томболи
- Произвеждат се имена
- Доставка на събития и дисплеи
08 - Работете добре с домакин на събитието, за да завършите логистиката
Преди събитието има няколко важни стъпки, които планът за срещи завършва преди събитието. Това включва потвърждаване на следното:
- Говорители на събития
- Изисквания за събитие A / V
- Брой на участниците в събитието
- Хоствайте роли и отговорности
- Материалът на събитието се нуждае (проверете няколко пъти)
09 - Настройка на събития
Уверете се, че сте позволили време в програмата на BEO за настройка на събитието и се препоръчва да пристигнете приблизително два часа преди събитието.
Съвет: Ако семинарът е насрочен сутрин, попитайте контактния център за продажби, за да позволите на вашата група да се установи предишната вечер (но не оставяйте нищо ценно на обществения сайт).
Всички материали за събития, брошури, табели, дисплеи, подаръци, регистрационни таблици , имена и др. Трябва да са готови за събитието.
Предупреждение: Слушалките понякога променят слайдове през нощта и предоставят нови презентации, които трябва да бъдат добавени към точката за захранване 10 минути преди събитието.
10 - Изпълнение на събитието
След като сте готови, е време за семинара. Очаквайте следното:
- Някои присъстващи винаги ще пристигат по-рано.
- Някои присъстващи винаги ще пристигат със закъснение.
- Често има някакъв технически проблем.