Бизнес етиката на автоматизираните придружители
Най-бързият и лесен начин за програмиране и записване на автоматизираната функция на вашата телефонна система е да напишете скрипт на програма за текстообработка. Изберете човек, който да записва сценария, който има приятелски глас, може да говори без да се заеква или да се колебае, и може да произнася и изговаря ясно всяка дума и име.
Автоматизирано приветствие придружител
Първата част на скрипта ще бъде поздрав. Това е ваша възможност да представите вашата компания на вашите обаждащи се и да ги приветствате устно във вашата компания.
Автоматизирано поздравително приветствие
- Започнете с благодарност за обаждането или бизнеса си
- Пазете краткия поздрав, така че връщащите се обаждания не се забавят всеки път, когато се обаждат
- Използвайте слота си, лозунга на компанията и името на уебсайта или и двете, ако имате такива.
Автоматизирани поздравителни приказки
- Не използвайте повече от две или три изречения, за да поздравите вашите обаждащи се
- Не популяризирайте уебсайта си, ако няма нищо ценно, което да предложите на клиентите си
- Не поставяйте лозунг или етикет , за да запълнете поздравлението.
Автоматизирани опции на асистентите
Най-важната част от автоматизирания персонал представя възможностите, които трябва да изберат вашите обаждащи се, за да достигнат до човека, с когото трябва да говорят. Има два вида обаждащи се: (1) хора, които не са запознати с вашата фирма и ще имат нужда от напътствия и (2) обаждащи се, които знаят точно кого трябва да говорят и знаят тяхното разширение.
Автоматизираните опции на асистентите правя
- Използвайте опции, които са общоприети. Например "Натисни нула за приемника" "Натисни клавиша паунд, за да се върнеш в предишното меню."
- Кажете на обаждащите се възможно най-скоро, когато могат да набират разширението на партията си, ако вече го знаят.
- Оставете вашите повикващи да знаят отпред, ако вашите опции в менюто са се променили наскоро. Премахнете това известие след три седмици.
- Направете първо най-често опциите.
- Посочете опционното описание, преди да дадете номера на опцията. Например "За поддръжка на клиенти натиснете" 5 "."
- Проверявайте документацията на вашата система за запазените номера на опции на менюто. (напр. всички разширения започват с "8" и следователно "8" не може да се използва като опция от менюто).
Автоматизирани опции за придружители
- Не казвайте "моля", преди да представите всяка опция (напр. "Моля, натиснете 1 до ... Моля, натиснете 2 за ... Моля, натиснете 3 за ..." и т.н.)
- Не представяйте повече от шест опции наведнъж. Ако имате повече от шест опции, създайте структура от няколко нива. Например "За опции за продажби и услуги натиснете 5."
- Не предполагайте, че всеки има телефон с допир. Ако в рамките на три секунди от края на поздравлението не е избрана опция от менюто, свържете обаждащия се с рецепта.
Примерни автоматизирани сценарии за придружители
- Благодарим Ви, че се обадихте в The Operations Tech Company, където "Технология и бизнес се събират заедно". Ако знаете разширението на вашата страна, можете да го наберете по всяко време. В противен случай изберете от една от следните опции. За обслужване на клиенти натиснете "1". За техническа поддръжка натиснете "2". За редовното работно време натиснете "3". За счетоводството натиснете "4". За Закупуване натиснете "5". За да намерите местоположение близо до вас, натиснете "6". В противен случай, натиснете "0" за рецепционист или останете на линия и някой скоро ще ви помогне.
- Добре дошли в The Operations Tech Company. За да проверите състоянието на профила си, посетете ни в мрежата. Ако знаете разширението на човека, можете да го наберете по всяко време. За фирмената директория натиснете "1". Ако знаете разширението на човека, можете да го наберете по всяко време. За фирмената директория натиснете "1". За техническа поддръжка натиснете "2". За обслужване на клиенти натиснете "3". За продажби и маркетинг натиснете "4". Ако искате да говорите с рецепционистката, натиснете "0" или останете на линия, а един от нашите приятелски екипи ще ви помогне. Благодарим Ви, че се обадихте в The Operations Tech Company, където "Технология и бизнес се събират заедно".
След работно време, Автоматизирано поздравление на събеседник в почивните дни и почивните дни
Ако фирмата ви се затваря след определено време или през уикендите и няма кой да отговори или да помогне на вашите обаждащи се, създайте автоматичен придружаващ поздрав след работното време. Кажете на обаждащите се отпред, че бизнесът е затворен, и ги помолете да се обадят накрая. Също така, включете нормалното работно време.
Примерна автоматизирана аудитория след часове / уикенд скрипт
- Благодарим Ви, че се обадихте в The Operations Tech Company. В момента сме затворени. От 09:00 до 22:00 часа от понеделник до петък и 10:00 до обед в събота, Централно стандартно време. Ако знаете разширението на вашата страна, можете да го наберете по всяко време. В противен случай, моля, обадете се отново по време на нормалното работно време, за да ви помогнем. Благодарим Ви, че се обадихте в The Operations Tech Company, където "Технология и бизнес се събират заедно". Довиждане.
- Благодарим Ви, че се обадихте в The Operations Tech Company. В момента сме затворени. Ако това е извънредна ситуация, моля, обадете се на секретаря на телефон 585-555-1234. Ако знаете разширението на вашата страна, можете да го наберете по всяко време. Ако имате профил с нас, можете да проверите състоянието си 24 часа в денонощието 7 дни в седмицата на www.operationstech.about.com. Нашите нормални работни часове са от 9 до 17 часа от понеделник до петък и от 10 часа до обед в събота, централно стандартно време. В противен случай, моля, обадете се отново по време на нормалното работно време, за да ви помогнем. Благодарим Ви, че се обадихте в The Operations Tech Company, където "Технология и бизнес се събират заедно". За да повторите това съобщение, натиснете клавиша за паунд. {3 секунди пауза} Сбогом.
Сезонни автоматизирани придружители Поздрави
За да популяризирате сезонните си специалисти или просто да отправите специален сезонен поздрав на всички ви обаждания, може би ще искате да предложите вашето автоматизирано поздравително присъствие за ограничен период от време. Използвайте това пестеливо и само ако отразява духа на вашата компания. Например, поздрав за сезонни празници, които желаят на вашите клиенти радост и просперитет през Новата година, едва ли биха били подходящи за агенция за колекции.
- Достигнахте The Operations Tech Company. От "нашето семейство" до "вашето семейство" бихме искали да Ви пожелаем радостен празничен сезон и успешна Нова година. Ако знаете разширението на партията си, може да ...
- Благодарим Ви, че се обадихте в The Operations Tech Company. Попитайте Вашия представител за обслужване на клиенти за нашите 4-ти юли отстъпки за всички заместващи услуги. Ако знаете разширението на партията си, може да ...
Репетиране и тестване
Преди да запишете автоматизирания си сценарий, накарайте човека, който сте избрали да го прочетете, да го репетирате няколко пъти пред вас. Използвайте това, за да прецизирате произношението и произношението. След като се запише новото поздравление, обадете се незабавно на телефонната си система, за да проверите за грешка записването и се уверете, че всички обявени опции работят по предназначение.