Уверете се, че предавате уважение към клиенти и други викащи
Гласовата поща се превърна в стандартна част от всяка телефонна система за бизнес класа . Не само, че знанието как да напуснете професионалното съобщение от гласовата поща отразява позитивно вашата компания, то е важно и за вашия професионален образ .
Всеки служител, който използва телефона като част от работата си, трябва да знае как да остави професионално телефонно съобщение. Ето няколко съвета за нови или неопитни служители да напуснат видовете професионални, учтиви телефонни съобщения, които ще бъдат върнати.
01 - Мисли първо
02 - Представете си
Започнете всяко гласово съобщение, като въведете себе си, така че получателят знае кой се обажда веднага. Тя трябва да включва пълното ви име и името на фирмата Ви. Пример: "Това е Джейн Доу, което вика от компанията X за Сузи Джоунс за профила ви." Уверете се, че знаете как да произнасяте името на човека, когото наричате, не искате да го обиждате, преди да говорите с него.
03 - Говорете бавно
Говорете достатъчно бавно, така че човекът, който получава съобщението, може да чуе всяка дума. Много е разочароващо, когато отивате, за да извлечете съобщение само, за да откриете, че другият човек говори твърде бързо, за да бъде разбран. Уверете се, че ако оставяте номер за обратно обаждане, повтаряте го два пъти, за да може човек да го запише.
04 - Говорете ясно
Говорете директно в мундщука на телефона си в ясен и адекватно модулиран тон на гласа. Не дръжте телефона между бузата и рамото си така, че мундщукът да е поставен от врата ви; това е добре, докато избирате или когато телефонът звъни от другия край, но не и след като сте свързани.
05 - Дръжте го късо
Не е нужно да оставяте всички подробности във вашето гласово съобщение . Повечето бизнес телефонни системи имат ограничение от един до два минути за съобщения, преди да прекратят разговора. Оставете кратко резюме на причината за обаждането си и го затворете с искане за обратно обаждане.
06 - Прекратете го професионално
Точно като професионално бизнес писмо, завършете, като предоставите информацията си за връзка. Ако човекът ви е непознат или може да ви е причинил затруднения, повторете името и фирмата си заедно с най-добрия начин да се свържете с вас. Ако вече имате силни работни отношения, може да сте в състояние да пропуснете да повтаряте името си, но все пак не забравяйте да му дадете най-добрия номер, с който да ви се обаждат, и кога ще сте на разположение.
07 - Отказано обаждане?
Ако смятате, че съобщението ви за гласовата поща е било премахнато от системата за гласова поща, преди да сте готови, опитайте отново обаждането и излезте, като кажете на лицето, че смятате, че вашето предишно съобщение е било оттеглено. Опитайте се да го задържите кратко; не искате да се намирате като вредител. Просто изречете името си отново и оставете номера си с поздрав като "Исках само да съм сигурен, че получихте моето послание, звучи като че бяхме прекъснати. Благодаря!"
08 - Практикувайте и изпробвайте себе си
Ако не сте сигурни, или се чувствате нервни, когато оставяте бизнес съобщения, например, практикувайте с приятел или колега. Оставете ги като примерно съобщение от гласовата поща и ги попитайте за критика: Говорите ли твърде бързо или трудно ли е да разберете по друг начин? Може би си заслужава да оставите гласова поща, за да слушате как звучи.