Поръчките за покупка обикновено са предварително отпечатани, номерирани документи, генерирани от системата за финансово управление на търговеца. С други думи, ако използвате счетоводен софтуер като QuickBooks , когато поръчвате продукти от доставчик, той ще създаде поръчка за покупка за вас в системата. Целта на ОП е да създаде документ, който може да бъде проследен в рамките на Вашата счетоводна или POS система, да бъде използван във всички видове полезни начини за управление на Вашия бизнес.
Как работи с инвентарната система
- ОО разказва вашата система за инвентаризация какво имате по поръчка. Ако използвате отворена система за купуване , тя знае да не поръчва повече продукт, защото вече е поръчана.
- Тя може да установи специфични покупки с продавача. Например, той очевидно съдържа количествата на всеки продукт, който поръчвате, но също така подробно посочва начина на плащане, условията, от които ще платите за продуктите (включително датиране ) и начина, по който искате продуктите да бъдат доставени на вашето магазин.
Много доставчици имат набор или стандартна система, която използват за фактуриране и товари. Така че, без каквито и да било указания, те ще бъдат по подразбиране на UPS земята, когато са изпратени до вас, например. Но може да се нуждаете от него по-бързо и PO може да съобщи това.
- ОП е документ за отчетност за всички страни. Много лесно е да се правят грешки при поръчка. Но когато всичко е в писмена форма, трудно е да се спори. Спомням си много пъти, когато ми бяха таксувани и фактурирани неправилно от продавача, но имах моята поръчка за покупка, за да го архивирам и да го обърна или фиксира.
Един пример за това, получих фактура за 300 кутии крем за обувки и когато поръчах 300 броя. Има 100 броя в кутия, така че можете да си представите колко по-висока е фактурата от това, което е трябвало да бъде.
- Когато стоките идват от продавача, можете да ги проверите срещу ОП и да сте сигурни, че пратката е правилна. Пето, тя позволява на всички вас служители да бъдат включени. Например, един служител може да поръча и друг може да получи.
Спомням си първия си магазин преди 26 години, когато нямахме система на ПО. Тъй като аз бях този, който поръча, аз също трябваше да проверя всичко, за да съм сигурен, че е прав. Неефективно използване на моето време като собственик на магазина.
Една от другите предимства на поръчките за покупка е вашата кредитоспособност. Банките често ще гледат вашите ОП, за да определят дали сте солидни. Процесът на твърда поръчка за покупка може да ви помогне да получите одобрение. Лошото ще доведе до това, че няма да получите заем. Тя може да се използва и за кредит с продавача. Например, някои доставчици може да изискват от вас да платите пари, когато поръчвате. След като сте направили бизнес с вас, те могат да ви позволят да подадете PO срещу кредитна карта. Това е огромно при управлението на Вашия паричен поток .
ОП са обичайна практика в търговията на дребно. И всеки POS или счетоводен софтуер, който може да инсталирате във вашия магазин, ще има компонент PO за вас.