Общите телефонни системи за бизнес класа, които са обсъдени тук, са за офиси с десет или повече души.
Какви функции ви трябва
Функциите, които носят стойност за вашия бизнес и свързват бизнеса ви със света, ще увеличат общите разходи за телефонната система.
Продажника на телефонната система ще се опита да ви продаде всички камбани и свирки (това е тяхната работа), но трябва да разгледате всяка функция и да решите дали тя ще добави стойност към бизнеса ви или ще ви спести пари.
Основни функции
Ето някои от по-често срещаните функции, които се предлагат в бизнес телефонната система. Всяка марка е различна, затова попитайте продавача за пълен списък с опции.
Автоматичният служител обикновено зае мястото на рецепционист, като представи на обаждащия се списък с опции, за да насочи обаждането си (напр. "Натиснете 3, за да говорите с някой в продажбите"). Тя също така позволява на обаждащите се директно да набират разширение на партията.
- Функциите за конферентна връзка позволяват две или повече разширения да се свързват, за да споделят в разговор. Обикновено по подразбиране са два. Ако имате нужда от повече от две, попитайте какъв е максималният брой участници. Някои системи позволяват само вътрешни разширения. Ако имате нужда от външни конферентни разговори, попитайте за това.
- Автоматизираната директория позволява на повикващите да търсят разширение на служител, като въвеждат първите няколко букви от името си.
- Гласовата поща позволява да остават съобщения за служители, които не са на разположение или по телефона. Някои системи могат да препращат съобщения от гласовата поща до имейла на служител и да разрешават отделно оборудване за гласова поща от трета страна, за да взаимодействат с оборудването си. В зависимост от ценообразуването това може да ви спести пари.
- Задържането на повиквания е възможността за задържане на повикване, докато потребителят се занимава с други въпроси. Обикновено се включва в системата.
- Пренасочването на повикване дава възможност на потребителя да пренасочва всички разговори към друго разширение или към гласова поща временно.
- Бързото набиране запазва често използваните телефонни номера и позволява на потребителя да го набира с натискане на бутон или две. Това е полезно спестяване на време за често наричани номера.
- Повторното набиране позволява последното повикване да бъде възстановено с натискане на бутон.
- Пейджингът позволява на потребителя да говори чрез система за публичен достъп, за да се обади на служител или да даде съобщения.
- Музиката в режим на изчакване дава на вашите обаждащи се нещо да слушат, докато са в режим на задържане. Това може да е музика или предварително записани съобщения, рекламиращи вашата компания.
- Back Up Power ще осигури алтернативен източник на електроенергия за 10 до 60 минути в случай на прекъсване на захранването.
Разширени функции
Разширените функции ще добавят значителни разходи към цялата система и ще добавят текуща цена през живота на системата. Това обаче може да бъде компенсирано от намаленото обслужване на клиентите и предимствата, които те спестяват време.
- Функцията за отдалечено местоположение позволява прости връзки към служители извън офиса или малки отдалечени офиси, като просто набират вътрешно разширение.
- Find Me / Follow Me позволява на потребителите да препратят телефона си при поискване на друг телефон, мобилен телефон, домашен телефон, секретар и т.н.
- Компютърна телефонна интеграция (CTI) позволява на телефонната система да взаимодейства с компютърна система. Примерите включват възможността потребителят да кликне върху телефонен номер на екрана и телефонната система автоматично да набира номера (намаляване на грешните номера и спестяване на време); или прехвърлянето на телефонния номер на клиента на компютър, когато те се обаждат, за да изтегли сметката на клиента и да го покаже на екрана за служителя, преди да отговори на телефона. Тази опция е много скъпа.
Колко голяма би трябвало да бъде системата
Следващият въпрос, който трябва да отговорите, е къде искате телефоните. Следният списък идентифицира обичайните места, на които искате да намерите разширение за телефон:
- Рецепционист
- Всеки офис
- Факс апарат
- Терминали за кредитни карти, портове за данни
- Конферентна зала
- Магазин / склад етаж
- Обществени помещения (чакалня, коридори, входове и др.)
След това ще трябва да определите колко едновременни телефонни обаждания ще влязат и напускат офиса. Общата сума на входящите и изходящите обаждания във всеки даден момент е броят на линиите (или куфари), от които се нуждаете.
Общите конфигурации са 3, 8, 12, 16, 24 или 48 реда. По-големите системи имат слота за разширение, така че можете да добавите още линии на по-късна дата. Не забравяйте да отчетете бъдещия растеж (25% не е необичайно). Важно: ако подцените това, обаждащите се ще получат сигнал за заето, ако всички линии са в употреба.
Намиране на дилър на телефонната система
Намирането на дилър не е трудно. Първо, можете да търсите в мрежата за "телефонно оборудване и консумативи", за да намерите дилър близо до вас.
Търговските изложения за бизнес и офис техника също са добри места за стартиране. Не само ще можете да се срещнете с хората за продажби и поддръжка, но може да опитате и система.
Най-накрая, най-добрият начин е да попитате наоколо. Помолете хората, които познавате, да имат бизнес с офис. Можете също така да получите оценка за качеството на оборудването и нивото на обслужване, което е било предоставено.
Изчисляване на общите разходи
Общата стойност на системата ще се състои от следните компоненти:
- Основната единица / системата е единицата, която контролира цялата телефонна инфраструктура. Разходите зависят от броя на функциите, които имате, от броя на телефонните апарати, които може да се справя, и от броя линии, идващи от телефонната компания.
Телефони / Desk Комплекти са единиците, които седят на бюрата или са прикрепени към стената. Те идват в няколко различни стила, възможности и цени. Цените могат да варират от $ 70 до $ 1000. Примерите включват: Основни (най-евтини), Средно ниво, Изпълнителен / Висок клас, Рецепционистки комплекти (най-скъпи) и Маси за конференции. Другите опции включват слушалки за свободни ръце и безжични връзки. Повечето слушалки са собственост и ще работят само с базова система от този производител. Ако заменяте съществуваща телефонна система, цената на всички нови мобилни телефони (ако смените марки) може да направи ъпгрейд на следващия по-висок модел, единственото достъпно решение, което имате.
- Окабеляване е кръвоносните съдове на организацията и не трябва да се маргинализира. Ако изграждате офис, инсталирайте допълнителни кабели и съдове във всяка област, за която смятате, че може да ви е необходим телефон в бъдеще. Цената ще бъде част от цената, ако трябва да се върнете по-късно и да пробиете дупки в таваните и стените. Ако го инсталирате в сграда със съществуващи кабели, трябва да проверите дали кабелът е съвместим, преди да подпишете договора.
- Инсталацията и първоначалната конфигурация ще бъдат най-отнемащата част от проекта. Телефонните системи не работят правилно и най-вероятно ще трябва да бъдат инсталирани и първоначално конфигурирани от обучен техник. За да стартирате и работите възможно най-бързо, уверете се, че това е включено в договора. Други опции, които могат да бъдат договорени, са поддръжка, бъдещи модификации и обучение за вашите служители.
Изготвяне на окончателното решение
Окончателното решение почива на раменете ви. Продажбите на телефонни системи могат да бъдат агресивни, но не забравяйте, че сте "клиентът" и вие сте отговорен. За да получите най-добрата цена за системата, която искате, предайте вашите изисквания на няколко компании и ги оставете да кандидатстват за проекта. Уверете се, че получавате подробно предложение, което обхваща всички области, посочени по-горе.
Няма да получите обратно сравнение на ябълки към ябълки, така че поискайте разходите за функциите да бъдат изброени поотделно (или подробно, ако са включени като пакет от функции). Това ще ви позволи да определите какво причинява разликите в цените. Ако все още не сте сигурни за ясен лидер, помолете да видите демонстрация на сайта на съществуващ клиент. Накрая, сравнете предложенията и изберете този, който отговаря на вашите нужди, позволява растеж и, най-важното, се чувствате най-удобно.