Плюсовете и минусите на позициите на платения персонал
Използването на доброволци за изпълнение на задачи или работни места, които иначе биха могли да се извършват от платен персонал (често наричано заместване на работа), следва да бъде част от цялостна стратегия за намаляване на разходите в трудни времена. Ето някои съвети за това:
Не поставяйте никого с намерението да замените доброволец за платен персонал. Такова действие е свързано с причиняването на други платени служители да се страхуват от позициите си и да се притесняват и да се противопоставят на работата с доброволци, тъй като се опасяват, че могат да поемат работата си. Въпреки това, когато има естествено износване или обща реорганизация, използвайте тази възможност, за да преосмислите начина, по който е създадена вашата организация, и как може да преконфигурирате работните места, така че някои задължения да бъдат изпълнявани от доброволци .
Например, току-що повишихте рецепционистката си на административна помощник, работеща с директора за развитие. Това оставя службата на рецепционистката отворена. Може ли тази позиция да бъде запълнена от доброволци ? Една наскоро посетена от мен организация ограничава часовете, отворени за обществеността до пет на ден (от 10:00 до 15:00 часа) и използва доброволци за рецепцията. Всеки ден има различен доброволец. Този доброволец отговаря на телефона, поздравява посетителите и изпълнява асортимент от добре дефинирани и документирани служебни задължения.
В крайна сметка, доброволецът използва формуляр, за да обобщи важните неща, настъпили в този ден, и всички проблеми, които може да се наложи да бъдат решени от доброволците на следващия ден.
В тази организация са разработени повечето бъгове, а доброволците са щастливи и лоялни. Сега има достатъчно обучени доброволци, които да имат няколко допълнителни доброволци в офиса, които се грижат за други офис задачи, като помагат на организацията още повече.
Не използвайте само доброволци за най-обичайните задачи
Много доброволци са щастливи да правят канцеларски работи или да получават пощенски пратки от вратата или да изпълняват поръчки, но когато има задача, която вашият персонал наистина би искал да направи, но няма време, помислете дали да използвате доброволец. Доброволецът може да бъде доброволен координатор, да помага за записване на безвъзмездни средства или ресурси за изследвания, да отговаря за бюлетин, да обучава други доброволци или дори персонал, да планира и провежда специални събития или множество други неща. Мислете творчески и търсете доброволци, които имат специални таланти или опит.
Помислете за намиране и използване на "квалифицирани" доброволци
Опитни доброволци обикновено са специалисти в областите, които не са с нестопанска цел, като например финанси, човешки ресурси или маркетинг. Те често са служители в корпорации, част от програмата за корпоративна социална отговорност на работодателя си. Те им дават време, за да прекарват времето си в работа с организации с нестопанска цел. По време на тази рецесия има и квалифицирани доброволци между работните места, които биха имали голям интерес да запазят своите умения и да добавят към своите автобиографии.
Умения доброволци не могат да заменят персонала, но могат да заместят скъпите аутсорсинг и външни консултанти.
Те могат да ви помогнат да реорганизирате, организирате одит на организацията, да разработите необходимите данни, за да помогнете на борда да вземе организационни решения, да намери начин да спестите пари за основни услуги или да помага на персонала да се съсредоточи върху това, което е най-важно в работата им.
Изследванията показват, че организациите с нестопанска цел не използват квалифицирани доброволци (наричани също и "pro bono") толкова често, колкото би трябвало. Попитайте местните корпоративни фондации дали имат квалифицирана програма за доброволци или кандидатствайте за безвъзмездна помощ чрез фондация Taproot.
Корпорацията за национално и обществено обслужване има инструментариум за подпомагане на организациите с нестопанска цел да бъдат готови да използват доброволци, основани на умения. Можете също така да публикувате вашите отвори за доброволци с професионални умения в Catchafire, онлайн услуга за съвпадение.
Не толерирайте касти система в офиса си
Видях офиси, където платените мениджъри излизаха на обяд всеки ден, обикновено заедно, докато служителите и доброволците изядоха сандвичи с яйчени салати в помещението за почивка, като същевременно задържаха крепостта, докато мениджърите се върнаха.
Какъв начин да накарате служителите и доброволците да се чувстват като граждани от втора класа. Намерете начини да бъдете приобщаващи и да накарате всеки да почувства, че те са жизненоважни за нещо много важно.
Действайте бързо, когато доброволците покажат интерес
Доброволците имат много възможности в много организации. Действайте бързо, когато проявяват интерес към вашите, или те ще отидат някъде другаде. Обичайно е потенциалните доброволци да получават лошо проучване от организации с нестопанска цел. Или доброволецът мениджър е тон-глух на това, което доброволецът казва за неговия или нейния обем от време (чувството, че е пренаселено, е често срещана причина за полет на доброволец като чувство на недостатъчно използване); или доброволецът получава повърхностно интервю, което не разкрива способности и опит, които биха могли да бъдат улики при уреждането на доброволеца в задоволителна ситуация.
Дръж си отворен ум за какъв вид работа може да напълни доброволците
Да, може да имате списък на основните роли, за които винаги пазарувате, но когато интервюто разкрие други възможности, не се обвързвайте с прецедент и правила. Не се колебайте да създадете доброволецска работа, която да съответства на конкретния човек, неговите таланти и интереси. Може да сте в състояние да освободите платения служител от някаква задача и да я преместите на доброволец. Това би трябвало да позволи на платения Ви персонал да отдели време за други належащи задължения. Тя никога не бива да излага платено лице на персонал на възможна загуба на работа.
Най-важното е, че не е от полза никой да намали разходите, като умишлено съкрати персонала и ги замени с доброволци, но може да има творчески начини да даде възможност на доброволците да запълнят някои роли, ако го направите разумно.