Например, какво става, ако доброволец има злополука, докато сервира с вас? Какво ще стане, ако доброволецът наруши закона или боли някой друг? Организацията ви може да бъде отговорна.
Ето пет начина, по които е по-малко вероятно да срещнете проблеми с доброволците си.
Някои от тях може да изглеждат обременяващи, но отделете време да ги направите правилно и да защитите както организацията, така и доброволците ви.
Разработване на доброволни политики и процедури
Консултирайте се с адвокат или доброволен специалист, за да сте сигурни, че те са адекватни. Политиките трябва да посочват доброволни задължения и да се занимават с въпроси като дискриминация, тормоз и друго възможно незаконно поведение.
Като изрично забранявате лошото поведение, вашата организация може да бъде защитена от отговорност. Не забравяйте да включите защитата на доброволеца от злоупотреби от страна на организацията и нейния персонал.
Пишете описания на длъжностите за всички позиции на доброволци
Бъдете категорични относно очакванията за доброволеца и какво може и не може да направи. Посочете евентуален риск за доброволеца и поискайте подписано освобождаване от отговорност. Едно задълбочено и изчерпателно описание на работата може да помогне на организацията да не носи отговорност, ако доброволецът надхвърли това, което му е позволено да направи.
Ето някои неща, които да включите в описанието на длъжностите:
- целта на вашата организация с нестопанска цел
- изисква обучение за тази длъжност
- очакваните от доброволеца задължения
- времето, необходимо за изпълнение на задачата
- мястото, където доброволецът ще извърши работата
Изисквайте от всеки доброволец да попълни заявление
През повечето време, плаща се да се изисква заявление .
Въпреки това, понякога с групови проекти, които включват "покана за едър рогат добитък" за доброволци, можете просто да накарате доброволците да попълнят отказ, освобождаващ организацията от отговорност.
Сложността на приложението ще зависи от позицията. Ако доброволецът работи с уязвими хора като деца или възрастни хора, барът трябва да е по-висок. За по-малки задачи с малък риск за никого, би било подходящо по-кратко приложение. Бъдете внимателни, за да имате различни приложения за различни задания. Няма смисъл да се обезсърчават някои доброволци с дълга форма, ако това не е необходимо.
Ето някои неща, които трябва да включите в заявлението, където е уместно:
- Лична информация като адрес, телефонен номер, имейл адрес, лице за контакт в случай на заболяване или злополука, шофьорска книжка, доказателство за лична застраховка и др.
- Квалификации, когато това е необходимо за работата, като специални умения или образователни постижения.
- Референции, които могат да удостоверяват добрия характер или професионалната етика на кандидата. Референциите може да са от член на общността, друг нестопанска организация, където кандидатът е доброволно или работодател.
- Писмено разрешение за извършване на проверка на състоянието, което е от съществено значение, ако доброволците ще работят с деца или други рискови групи от населението
- Отказ от поверителност, за да можете да съберете необходимата ви информация и да я споделите по подходящ начин.
Провеждайте подходящ скрининг
Бъдете внимателни тук. Проверката е особено важна за доброволците, които може да са в контакт с уязвими хора или които трябва да шофират, докато извършват своята доброволна работа или се занимават с други опасни дейности.
Въпреки това, 31 процента от организациите с нестопанска цел не извършват доброволни прожекции според едно проучване. Организациите с нестопанска цел често смятат, че сами могат да поликуват своите доброволци и да пренебрегнат извършването на надлежни проверки. Но това може да остави организацията отворена за отговорност. Помислете за скрининг като част от процедурите за безопасност и управлението на риска.
Проверката винаги трябва да бъде целесъобразна и да предпазва поверителността на доброволците колкото е възможно повече. Получете писмено съгласие за скрининг, преди да продължите.
Също така, екран от време на време като предпазна мярка.
Проверката може да бъде толкова просто, колкото личното интервю или може да включва:
- криминални проверки
- шофьорски книги и лицензи
- потвърждение на застраховката
- скрининг за здравни условия или искане за доказване на определени ваксинации
- проверка на пълномощията като сертификат за преподаване или специални оценки на уменията
Осигурете отлично обучение и управление
Никога не трябва само да превърнете доброволеца в свободно място без подходящо обучение . Доброволците оценяват обучението, затова знаят какво да правят и кога. Обучение по групи или по един. Разработване на писмени материали, които доброволецът може да предприеме с тях, и обучение за специфичните им задачи. Задайте доброволеца на служител за надзор.
Обучението може да включва:
- кодекса за поведение на вашата организация
- как да действате, когато представлявате организацията
- как да идентифицирате и докладвате злоупотреба
- как да се запази поверителността на организацията и хората, на които тя служи
- това, което конкретно очаквате от доброволеца
- как да докладвате за проблеми
- който отговаря и как да ги достигне
И накрая, бъдете готови да отхвърлите доброволеца, ако нарушават някое от правилата, трудно се съчетават, не са надеждни или злоупотребяват по някакъв начин. Разработване на писмена процедура за персонала, ако той трябва да остави доброволец да отиде.
Винаги информирайте доброволеца защо ги пускате и след това документирайте уволнението, точно както бихте направили с платен член на персонала. Проследяването на процедурата, записването й и записването на действието ще ви помогнат, ако доброволецът реши да подаде жалба до висшето ръководство или по друг начин да се опита да ви върне.
Не забравяйте да имате правила за вашия персонал, които да обхващат начина, по който те се грижат за доброволците. Опишете какво е тормозът и как да го избегнете. Задайте процедура за подаване на жалби, която доброволците могат да използват, за да докладват за злоупотреби.
Доброволците искат да направят добро и са благосклонни, когато една организация е готова да работи с тях. Те искат добри политики и да имат подходящо обучение и управление. Поддържането на доброволци изисква не само благодарност от ваша страна, но и организиран подход, който защитава както доброволците, така и вашата организация с нестопанска цел.
Препоръчителни ресурси:
Доброволци: Балансиране на риска и наградата (Група за осигуряване на организации с нестопанска цел)
Скрининг на доброволци - от Energize, център на доброволен опит.