Изпращането на професионален бизнес имейл се свежда до създаването на навици, които се фокусират върху ясна, кратка и подходяща комуникация.
1. Използвайте фирмен имейл адрес
Когато сте собственик на фирма, извършвате бизнес от името на фирмата си, уверете се, че използвате фирмен имейл адрес. В идеалния случай това означава, че имате бизнес адрес (т.е. yourname@yourbusiness.com), който използвате за всяка бизнес комуникация.
Ако това не е възможно, можете да създадете безплатен имейл адрес, който включва името на вашата фирма (например yourbusinessname@gmail.com). Използването на личен имейл адрес, който очевидно не е свързан с бизнеса ви, в най-лошия случай може да навреди на вашия професионализъм и в много случаи може да не бъдете взети сериозно.
2. Поддържайте кратки и сладки съобщения
Няма нищо лошо да обяснявате нещата в подробности; тя може да осигури яснота и да намали недоразуменията. Но когато имейл съобщението започне да изглежда като роман, можете бързо да загубите вниманието на получателя и да объркате проблема с неподходяща информация. За да избегнете това, се придържайте към един обект по имейл, а когато е необходимо да включите повече информация, използвайте подгънати подлези така, че най-важните детайли да са ясни.
3. Използвайте описателни теми
Открили ли сте някое имейл съобщение, базирано на темата, и сте напълно объркани и малко раздразнени, когато става въпрос за нещо съвсем различно? Тъй като вече съхранявате всеки имейл, който пишете само за един предмет на горния съвет, трябва да се уверите, че темата ви отразява тази тема и нищо друго.
Това не само ще помогне на получателя, но и ще ви помогне да улесните управлението на собствената си електронна поща .
4. Тонът го надолу
Лесно е да оставяте нещата да летят, когато изпращате имейл, защото може да се почувствате, че сте защитени от екрана на компютъра си, но някои разговори лесно могат да бъдат разбрани по електронната поща. Всъщност, без да имате словесни съобщения, които да оправят посланието, което изпращате, всеки имейл може да бъде погрешен. Ако изпращате съобщение, което може да бъде съмнително, препрочетете го преди изпращане и ако все още не сте сигурни, вероятно сте по-добре да вземете телефона.
5. Направете своя подпис за електронна поща полезен
Записването на котировки, промоции и бюлетини в имейл подпис може да е ефективно в някои ситуации, но тези неща никога не трябва да се тълпят, като използвате подписа си по имейл за това, което е предназначено да бъде използвано - предоставяйки вашата информация за връзка. Първоначалният имейл или отговорът Ви трябва да включва минимум подпис с имейли, фирма и URL адрес. Телефонният номер, заглавието и преизчисляването на адреса на електронната ви поща не боли.
6. Проверете вашия правопис и корекция
Проверката на правописа е лесна. Направете го като настройка по подразбиране в имейл клиента, за да проверите всички съобщения, преди да ги изпратите.
Имейлът е по-неформален и има малко по-снизходителност с правописни и граматически грешки, но изглежда ужасно да се изпрати съобщение, изпълнено с грешки. Последното нещо, което искате, е да направите лошо впечатление, защото сте се забъркали да изпратите имейл и сте пропуснали проверката на правописа и граматиката.
Имейл е важен начин за комуникация в бизнеса, дори и да не е вашето първо предпочитание. Следвайки тези добри практики по имейл в бизнеса, ще ви помогне да поддържате комуникацията си по имейл професионална и продуктивна и можете да бъдете уверени, че впечатлението, което правите, е добро.