Корпоративни записи са тези документи, които американската корпорация трябва да поддържа, за да покаже, че тя функционира по начина, изискван от Службата за вътрешни приходи и законите на държавата, в която бизнесът е учреден като корпоративен бизнес.
Защо корпоративните записи са необходими?
Необходими са корпоративни записи, за да се покаже, че корпорацията функционира по подходящ начин, както се изисква от Службата за вътрешни приходи, за да покаже, че корпорацията е отделно предприятие и да запази корпоративния щит от отговорност.
Какво представлява корпоративната книга?
Някои корпорации имат корпоративна книга, която съдържа всички необходими документи. В други случаи корпоративните регистри се съхраняват онлайн или в кабинет. Записите трябва да са на едно място и да са достъпни, ако вътрешната служба за приходи одитира вашата корпорация.
Също така можете да запазите корпоративните си записи "в облака", но тези записи могат да включват поверителна информация и собственически процеси, затова се уверете, че вашият сървър е защитен. Сюзън Уорд, експерт от Small Business-Canada, има страхотна статия за управлението на документи, която може да ви помогне с този проект.
Как се създават фирмени записи? Кой държи корпоративните записи?
Корпоративните досиета се генерират от борда на директорите на вашата корпорация. Управителният съвет създава документи като учредителните актове на вашата корпорация и годишните отчети. Съветът също така създава и редактира документи като предложения и протоколи по време на заседанията на борда.
Корпоративният секретар обикновено е определен да държи всички корпоративни записи. Разбира се, всички записи трябва да бъдат подписани и всички предприети действия трябва да имат документация. Ако корпорацията има акции от акции, корпоративният секретар (обикновено офисът на това лице) следи записите за собствеността върху акциите.
Корпоративният секретар също така свиква на всяка среща на борда, като отбелязва кои членове на борда присъстват и отсъстват.
Съхраняване на отчет на решенията на Борда
Корпоративните бордове одобряват общите политики и решения (решения) и не участват в ежедневното вземане на решения в бизнеса. Една от най-важните дейности на корпоративния съвет е да се вземат решения. Решенията са основно документи, които отчитат решенията на борда. Корпоративни решения могат да се направят по много въпроси, включително:
- Записи на основните сделки на корпорацията
- Одобрения на договори
- Документи за продажба или покупка на недвижим имот (земя и сгради)
- Наемане или съкращаване на голям брой служители
- Разширяване на нов пазар или ново местоположение
Всички тези решения, и повече, трябва да бъдат записани.
Какви други записи трябва да бъдат включени?
- Вашият устав и всякакви членове, които изменят този документ. Тези статии се подават в държавата ви, но все пак се нуждаете от копие на оригинала и всички промени.
- Корпоративни правила . Уставът е ръководните принципи, ръководещи работата на борда на директорите на корпорациите. Уставът включва задълженията на корпоративни служители , информация за годишната среща и начина, по който съветът определя политиката и гласовете.
- Протоколи от всички срещи на акционерите и директорите, включително годишната среща
- Годишни доклади
- Акционерски регистър за следене на сделките с акции и собствеността върху акции.
- Корпоративен бизнес и данъчни решения
- Наемане и решения за назначаване
- Директор " Решения за конфликт на интереси"
- Решения за заеми към и от корпорацията
- Решения относно обезщетенията на служителите и плановете за пенсиониране
- Решения за дивидентите
Следвайте държавното законодателство при формирането на борда и воденето на записи
Тъй като формирате корпорацията си, ще трябва да се консултирате с държавата си, за да сте сигурни, че спазвате държавните указания за организиране и управление на вашата корпорация. Всички държави имат специфични разпоредби, регулиращи корпорациите. Обърнете се към държавния секретар на държавата или към вашия адвокат за повече информация.
Връщане към контролния списък за стартиране на корпорацията